3 faiblesses de l'approche manuelle de la gestion d'entreprise

Les managers sont chargés d'une longue liste de responsabilités ponctuelles. Ils guident les membres de leur équipe à travers des obstacles imprévus et éteignent des incendies imprévisibles. Mais la gestion d'entreprise comporte également de nombreux éléments reproductibles que les gestionnaires compétents doivent surveiller de près. En tant que manager, s'appuyer sur des méthodes manuelles peut conduire à des erreurs importantes et coûteuses.

Un aperçu limité de la façon dont les gestionnaires supervisent la production des employés peut entraîner des amendes, nuire à la productivité et à la réputation de votre organisation. 

• Une simple erreur de formatage peut coûter des millions à votre entreprise, comme par exemple la tristement célèbre erreur d'un milliard de dollars de Fannie Mae dans ses résultats trimestriels.. Les technologies telles que l'automatisation des processus robotiques et numériques peuvent éliminer l'"intégration sur chaise tournante" causée par les faux pas manuels.
• Plus de 70% des chefs d'entreprise disent avoir pris une décision commerciale importante sur la base de données financières inexactes.. La majorité d'entre eux attribuent la cause de l'erreur à une erreur de reporting manuel.
• 3 chefs d'entreprise sur 4 affirment que l'automatisation de l'entreprise permet de libérer 3 heures de travail par jour, soit plus de 4 millions de dollars d'économies annuelles pour une entreprise de 500 personnes.

Gérer les processus "à l'ancienne" semble simple si vous êtes un solopreneur ou une petite startup. Mais lorsque vous ajoutez des projets, des clients et des employés, les processus manuels deviennent rapidement incontrôlables. L'ampleur des responsabilités qui incombent à un manager nécessite une solution efficace de gestion des processus d'entreprise efficace. Voici comment l'automatisation peut renforcer votre organisation et éviter les retombées d'une approche manuelle.

Manque de répétition

Le management est à la fois un art et une science. De nombreux professionnels se situent à une extrémité du spectre. Certains sont des mentors hors pair, capables de motiver et d'inspirer leur équipe - un atout inestimable pour votre organisation. Mais les managers qui n'ont pas un don naturel pour l'aspect pratique perdent souvent le fil des tâches essentielles. Ils passent à côté de détails essentiels.

La perte de connaissances est un autre inconvénient de la gestion manuelle. Lorsqu'un cadre de longue date quitte l'organisation, il emporte avec lui une mine d'informations sur le leadership. Sans un enregistrement des étapes discrètes qui sous-tendent chaque processus, des processus entiers sont perdus.

L'automatisation des processus grave les tâches dans le marbre, en donnant aux gens un codex irréfutable sur la façon d'accomplir tout ce qui relève de leur responsabilité. Ils peuvent voir comment les équipes gagnantes précédentes se sont acquittées de leurs tâches essentielles, revoir une liste de contrôle précise des étapes, ou se plonger dans les dossiers d'audit pour trouver des voies plus efficaces. De plus, les flux de travail automatisés fonctionnent sans interférence ; un changement de direction ne perturbe jamais l'avancement des choses les plus importantes.

Manque de classification

Certains managers tendent vers la microgestion, tandis que d'autres laissent plus de liberté à leurs équipes. Il est difficile pour les employés de s'y retrouver entre les besoins de chaque superviseur. 

Ils finissent par exécuter les projets différemment en fonction des attentes individuelles de leur responsable, ce qui rend difficile pour les organisations dans leur ensemble de prévoir correctement les performances des employés. 

L'automatisation des processus peut créer un cadre plus prévisible à suivre pour les managers. Les employés sauront exactement comment accomplir leurs tâches sans être influencés par les styles de gestion. Lorsque les processus sont présentés de manière simple, chacun peut voir qui travaille sur quoi, et quelles sont précisément les méthodes qui garantissent le succès.

Manque de surveillance

Sans automatisation et sans contrôle efficace du flux de travail, les membres de l'équipe sont libres d'exécuter les tâches selon leurs préférences personnelles. L'organisation est alors tributaire de l'éducation et de l'expérience professionnelle de chaque individu, qui bricole ses propres méthodes pour accomplir son travail. Si ce système peut fonctionner dans de très petites entreprises, il est impossible de l'étendre. Les nouveaux arrivants ne peuvent pas apprendre les ficelles du métier parce que les ficelles n'ont jamais été posées correctement. 

L'automatisation des processus élimine le risque d'une direction totalement libre. Avec un aperçu limité de la façon dont les choses sont faites, il est difficile pour les managers de déterminer les goulots d'étranglement ou autres obstacles. Les mauvaises habitudes ou les habitudes inefficaces peuvent s'incruster dans votre organisation jusqu'à ce qu'elles soient trop difficiles à corriger. En particulier dans les secteurs fortement réglementés, il n'est pas possible de "faire les choses à sa façon". Chaque étape doit être hautement prescrite et contrôlée à des fins de conformité - une caractéristique gagnante des processus d'entreprise automatisés.

CNBC met en évidence trois modi operandi sur le lieu de travailLes preneurs, qui écrasent les autres pour gagner la course à l'emploi, les adeptes de la réciprocité, qui imitent les comportements des autres, et les donateurs, qui se concentrent sur la réussite de l'équipe. Permettre à chaque type de manager et d'employé de créer son propre écosystème de travail a des effets néfastes sur la culture d'entreprise, les performances prévisibles et vos résultats. En codifiant les tâches et les processus grâce à l'automatisation, vous pouvez établir un règlement qui promet des résultats plus fiables et reproductibles, gages de réussite.