Los directivos tienen una larga lista de responsabilidades ad hoc. Guían a los miembros del equipo a través de obstáculos imprevistos y apagan incendios imprevisibles. Pero también hay muchos componentes repetibles en la gestión empresarial que los directivos expertos deben vigilar de cerca. Como gestor, confiar en los métodos manuales puede conducir a errores importantes y costosos.
Un conocimiento limitado de la forma en que los directivos supervisan el rendimiento de los empleados puede provocar multas, perjudicar la productividad y dañar la reputación de su organización.
- Un simple error de formato puede costar millones a su empresa, como el infame error de 1.000 millones de dólares en los resultados trimestrales de Fannie Mae. Tecnologías como la automatización de procesos robóticos y digitales pueden eliminar la "integración de la silla giratoria" causada por errores manuales.
- Más del 70% de los líderes empresariales dicen que han tomado una decisión empresarial importante basada en datos financieros inexactos. La mayoría apunta a un error de información manual como causa del error.
- 3 de cada 4 líderes empresariales afirman que la automatización empresarial puede liberar 3 horas de trabajo al día, lo que supone más de 4 millones de dólares de ahorro anual para una organización de 500 personas.
Gestionar los procesos a la "antigua usanza" parece sencillo si eres un empresario en solitario o una pequeña empresa. Pero a medida que se añaden más proyectos, más clientes y más empleados, los procesos manuales se salen rápidamente de control. La gran cantidad de responsabilidades que se encuentran bajo el paraguas de un gestor exige una eficiente gestión de procesos de negocio de procesos empresariales. He aquí cómo la automatización puede fortalecer su organización y evitar las consecuencias de un enfoque manual.
Falta de repetición
La gestión es tanto un arte como una ciencia. Muchos profesionales se inclinan por un extremo del espectro. Algunos son genios de la tutoría, capaces de motivar e inspirar a su equipo, un activo inestimable para su organización. Pero los directivos que no tienen un don natural para la parte práctica suelen perder de vista las tareas clave. Pasan por alto detalles vitales.
La pérdida de conocimientos es otro de los inconvenientes de la gestión manual. Cuando un directivo de larga trayectoria deja la organización, se lleva consigo una gran cantidad de información de liderazgo. Sin un registro de los pasos discretos que sustentan cada proceso, se pierden procesos enteros.
La automatización de procesos graba las tareas en piedra, dando a las personas un códice irrefutable de cómo realizar todo lo que está bajo su responsabilidad. Pueden ver cómo los equipos ganadores anteriores realizaron las tareas principales, volver a consultar una lista precisa de pasos o bucear en los registros de auditoría para encontrar rutas más eficientes. Además, los flujos de trabajo automatizados se ejecutan sin interferencias; un cambio en la gestión nunca interrumpe el avance de las cosas más importantes.
Falta de clasificación
Algunos directores se inclinan por la microgestión, mientras que otros dan más libertad a sus equipos. Para los empleados es un reto tener en cuenta las necesidades de cada supervisor.
Acaban entregando los proyectos de forma diferente en función de las expectativas individuales de su jefe, lo que hace que las organizaciones en su conjunto tengan dificultades para predecir el rendimiento de los empleados.
La automatización de los procesos puede crear un marco más predecible para los directivos. Los empleados sabrán exactamente cómo desempeñar sus funciones sin la influencia indebida de los estilos de gestión. Cuando los procesos se establecen de forma sencilla, todo el mundo puede ver quién trabaja en qué, y precisamente qué métodos equivalen al éxito.
Falta de supervisión
Sin la automatización y la supervisión eficaz del flujo de trabajo, los miembros del equipo son libres de realizar las tareas según sus preferencias personales. Una organización queda al albur de la formación y la experiencia laboral de cada individuo, ya que éste improvisa sus propios métodos para llevar a cabo su trabajo. Aunque esto puede funcionar en empresas muy pequeñas, es imposible de ampliar. Los recién llegados no pueden aprender las cuerdas porque éstas nunca se han establecido correctamente.
La automatización de procesos elimina el riesgo de un liderazgo completamente libre. Con una visión limitada de cómo se hacen las cosas, es difícil para los directivos determinar los cuellos de botella u otros obstáculos. Los hábitos malos o ineficientes pueden arraigar en su organización hasta que sean demasiado difíciles de reparar. Especialmente en sectores muy regulados, no hay lugar para "hacer las cosas a tu manera". Cada paso debe estar muy prescrito y ser examinado a efectos de cumplimiento, una característica ganadora de los procesos empresariales automatizados.
La CNBC señala tres modi operandi en el lugar de trabajoLos tomadores, que aplastan a los demás para ganar la carrera de la rata, los emparejadores, que corresponden e imitan los comportamientos de los demás, y los dadores, que se centran en el éxito del equipo. Permitir que cada tipo de directivo y empleado cree su propio ecosistema de trabajo tiene efectos perjudiciales en la cultura de la empresa, en el rendimiento predecible y en su cuenta de resultados. Al codificar las tareas y los procesos mediante la automatización, puede establecer un reglamento que promete resultados más fiables y repetibles que impulsan el éxito.
