Manager sind mit einer langen Liste von Ad-hoc-Aufgaben betraut. Sie leiten Teammitglieder durch unvorhergesehene Hindernisse und löschen unvorhersehbare Brände. Aber es gibt auch viele wiederholbare Komponenten der Unternehmensführung, die erfahrene Manager genau im Auge behalten müssen. Wenn man sich als Manager auf manuelle Methoden verlässt, kann das zu erheblichen und kostspieligen Fehlern führen.
Ein begrenzter Einblick in die Art und Weise, wie Manager die Leistung ihrer Mitarbeiter überwachen, kann zu hohen Geldstrafen führen, die Produktivität beeinträchtigen und dem Ruf Ihres Unternehmens schaden.
- Ein einfacher Formatierungsfehler kann Ihr Unternehmen Millionen kosten, wie Fannie Mae's berüchtigter Fehler bei den vierteljährlichen Einnahmen in Höhe von 1 Milliarde Dollar. Technologien wie die Automatisierung von Robotern und digitalen Prozessen können die durch manuelle Fehltritte verursachte "Drehstuhlintegration" beseitigen.
- Mehr als 70 % der Führungskräfte geben an, dass sie schon einmal eine eine wichtige Geschäftsentscheidung auf der Grundlage ungenauer Finanzdaten getroffen. Die Mehrheit nennt einen manuellen Fehler in der Berichterstattung als Ursache für den Fehler.
- 3 von 4 Unternehmensleitern geben an, dass durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen 3 Stunden Arbeit pro Tag eingespart werden können - das sind über 4 Millionen Dollar an jährlichen Einsparungen für ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitern.
Die Verwaltung von Prozessen auf die "altmodische Art" klingt einfach, wenn Sie ein Solopreneur oder ein kleines Startup sind. Aber wenn mehr Projekte, mehr Kunden und mehr Mitarbeiter hinzukommen, geraten die manuellen Prozesse schnell außer Kontrolle. Die schiere Menge an Verantwortung unter dem Dach eines Managers verlangt nach einem effizienten Geschäftsprozessmanagement Strategie. Hier erfahren Sie, wie Automatisierung Ihr Unternehmen stärken und die Folgen eines manuellen Ansatzes verhindern kann.
Fehlende Wiederholungen
Management ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft. Viele Fachleute tendieren zu einem der beiden Enden des Spektrums. Einige sind Meister des Mentorings, die ihr Team motivieren und inspirieren können - ein unschätzbarer Gewinn für Ihr Unternehmen. Aber Manager ohne ein natürliches Händchen für die praktische Seite verlieren oft den Überblick über wichtige Aufgaben. Sie übersehen wichtige Details.
Ein weiterer Nachteil der manuellen Verwaltung ist der Wissensverlust. Wenn eine langjährige Führungskraft das Unternehmen verlässt, nimmt sie eine Fülle von Führungsinformationen mit. Ohne eine Aufzeichnung der einzelnen Schritte, die jedem Prozess zugrunde liegen, gehen ganze Prozesse verloren.
Die Prozessautomatisierung zementiert Aufgaben in Stein, indem sie den Mitarbeitern einen unumstößlichen Kodex an die Hand gibt, wie sie alles, was in ihren Verantwortungsbereich fällt, zu erledigen haben. Sie können sehen, wie frühere erfolgreiche Teams Kernaufgaben erledigt haben, eine genaue Checkliste von Schritten durchgehen oder in Audit-Aufzeichnungen nach effizienteren Wegen suchen. Außerdem laufen die automatisierten Arbeitsabläufe störungsfrei ab, so dass auch ein Wechsel im Management den Fortgang der wichtigsten Dinge nicht beeinträchtigt.
Fehlende Klassifizierung
Einige Vorgesetzte neigen zum Mikromanagement, während andere ihren Teams mehr Freiheiten einräumen. Für die Mitarbeiter ist es eine Herausforderung, sich mit den Bedürfnissen der einzelnen Vorgesetzten zurechtzufinden.
Sie führen Projekte je nach den individuellen Erwartungen ihrer Vorgesetzten unterschiedlich durch, was es für Unternehmen insgesamt schwierig macht, die Leistung ihrer Mitarbeiter richtig vorherzusagen.
Die Automatisierung von Prozessen kann einen vorhersehbareren Rahmen schaffen, an den sich Manager halten können. Die Mitarbeiter wissen genau, wie sie ihre Aufgaben zu erfüllen haben, ohne dass der Führungsstil sie übermäßig beeinflusst. Wenn die Prozesse einfach gestaltet sind, kann jeder sehen, wer woran arbeitet und welche Methoden genau zum Erfolg führen.
Fehlende Aufsicht
Ohne Automatisierung und effektive Überwachung der Arbeitsabläufe sind die Teammitglieder frei, Aufgaben nach ihren eigenen persönlichen Vorlieben auszuführen. Ein Unternehmen ist den Launen der Ausbildung und Berufserfahrung jedes Einzelnen ausgeliefert, der sich seine eigenen Methoden für die Erledigung seiner Arbeit zusammenschustert. Das mag zwar in sehr kleinen Unternehmen funktionieren, ist aber unmöglich zu skalieren. Neuankömmlinge können sich nicht einarbeiten, weil die Weichen nie richtig gestellt wurden.
Die Prozessautomatisierung beseitigt das Risiko einer völlig freien Führung. Mit begrenztem Einblick in die Arbeitsabläufe ist es für Manager schwierig, Engpässe oder andere Hindernisse zu erkennen. Schlechte oder ineffiziente Gewohnheiten können sich in Ihrem Unternehmen einschmeicheln, bis sie zu schwer zu beheben sind. Vor allem in stark regulierten Branchen gibt es keinen Spielraum, um Dinge nach eigenem Gutdünken zu erledigen. Jeder Schritt muss genau vorgeschrieben sein und aus Gründen der Konformität überprüft werden - ein gewinnbringendes Merkmal von automatisierten Geschäftsprozessen.
CNBC zeigt auf drei Modi Operandi am ArbeitsplatzNehmer, die andere unter Druck setzen, um das Rattenrennen zu gewinnen, Anpasser, die das Verhalten anderer erwidern und imitieren, und Geber, die sich auf den Erfolg des Teams konzentrieren. Wenn man jedem Typus von Manager und Mitarbeiter erlaubt, sein eigenes Ökosystem der Arbeit zu schaffen, führt dies zu schädlichen Auswirkungen auf die Unternehmenskultur, die vorhersehbare Leistung und Ihr Endergebnis. Indem Sie Aufgaben und Prozesse durch Automatisierung kodifizieren, können Sie ein Regelwerk erstellen, das zuverlässigere und wiederholbare Ergebnisse verspricht, die den Erfolg fördern.