La diferencia entre la reingeniería de procesos empresariales y la mejora continua

En toda organización llega el momento del cambio. Tenemos que ajustarnos a las preferencias cambiantes de los clientes, adoptar nuevas tecnologías y adaptarnos a las fuerzas mercantiles mercuriales. Para afectar y gestionar el cambio, las organizaciones recurren a dos estrategias: la reingeniería de procesos de negocio y la mejora continua de los procesos empresariales. Veamos cómo estos dos conceptos transformadores pueden ayudarle a alcanzar sus objetivos empresariales.

¿Qué es la reingeniería de procesos de negocio? 

Según la consultora de gestión Bain & Company, la reingeniería de procesos de negocio o BPR, implica el "rediseño radical de los procesos empresariales básicos para lograr mejoras drásticas en la productividad, los tiempos de los ciclos y la calidad".

La palabra clave aquí es "radical". La BPR apunta a un cambio a gran escala. En lugar de ajustar las cosas paso a paso, es demoler la escalera y construir un ascensor. 

Desde el punto de vista de la BPR, todas las actividades deben girar en torno a la aportación de valor al cliente. Una actividad debe reducir los costes, mejorar el tiempo de entrega, aumentar la calidad, hacer que los clientes estén explosivamente contentos... o es grasa o pelusa que hay que recortar o remodelar.

La reingeniería de los procesos empresariales es una mentalidad de "volver al tablero". Cada paso debe centrarse en la satisfacción rápida y de alta calidad del cliente, y cualquier obstáculo es motivo de una iniciativa de reingeniería. Es posible:

• Reorganizar los equipos (reorganizar las responsabilidades, reestructurar, reducir o aumentar el tamaño)
• Eliminar las actividades improductivas, redundantes o ineficaces
• Reducir la fragmentación del trabajo reforzando la transparencia entre departamentos

Rompe el molde, da la vuelta a las mesas, rompe las paredes si es necesario. La BPR no consiste únicamente en recalcular la ruta de conducción para encontrar un camino más rápido, sino en preguntarse si un helicóptero o un cohete podrían ser una alternativa viable, sin dejar de considerar que no es necesario llegar a ese destino. 

¿Qué es la mejora continua de los procesos empresariales? 

Mientras que la BPR implica el replanteamiento de una organización desde la base, la mejora continua de los procesos empresariales implica un cambio incremental.

La NASA, responsable de algunos de los descubrimientos que han cambiado nuestra comprensión del universo, es una campeona de la mejora continua. Dan pasos extraordinarios, pero rara vez lo hacen todo de golpe. Cada hallazgo es una amalgama de pequeños peldaños. 

Consideremos el Apolo 10, la penúltima misión antes de que el primer hombre aterrizara en la luna. Aunque los escépticos se preguntaban por qué los astronautas no descendieron a la luna una misión antessólo estaban a ocho millas náuticas de la superficie, después de todo-el ballet orbital tenía por objeto recoger datos para futuras maniobras de encuentro. El objetivo principal de esta misión era recopilar más datos de ingeniería para perfeccionar las simulaciones de ascenso de vuelta a Houston, una mentalidad más paso a paso que la BPR.

Reingeniería de procesos empresariales frente a mejora continua: ¿en qué se diferencian? 

Tanto la ingeniería de procesos de negocio como la mejora continua se centran en la remodelación de los procesos existentes, pero la BPR pretende cambiar las cosas fundamentalmente. 

La BPR se centra en los resultados y no en las tareas individuales. La reorganización del orden de las tareas, la eliminación de las mismas, son aspectos más propios de la mejora continua. La modificación de un proceso o la ampliación de los horizontes de la ética de la empresa entran en el ámbito de la BPR. 

Tenga en cuenta que, incluso después de aplicar un cambio sísmico de nivel BPR, debe adoptar una mentalidad de mejora continua para garantizar su éxito. De este modo, podrá medir la eficacia de su transformación con respecto a los principales indicadores clave de rendimiento (KPI) y realizar los ajustes y cambios necesarios. 

¿Cómo puede decidir cuál es el más adecuado para usted? 

La reingeniería de los procesos empresariales implica rechazar algunas de las creencias anticuadas que pululan por su organización y sustituirlas por formas de pensar totalmente nuevas. Considere estos escenarios:

• ¿Hay que reducir un formulario en papel a una sola página, o hay que crear una plataforma de autoservicio que los clientes puedan rellenar en casa?
• ¿Debemos mejorar la resistencia de un reproductor de CD para que la música de un disco de 10 pistas no salte, o debemos encontrar la forma de meter millones de canciones en el bolsillo sin interrupciones? 
• ¿Debemos contratar a más personas para que se encarguen de las consultas sobre el estado de las entregas, o lanzar un sistema de números de seguimiento para que los clientes puedan comprobarlo por sí mismos?
• ¿Necesitamos automatizar nuestros informes mensuales para poder crearlos más rápidamente, o primero averiguar si alguien se molesta en leerlos? 
• ¿Debemos seguir con los cursos de escalada por cuerda para que los astronautas puedan entrenarse para salir del módulo lunar (historia real), o debemos ixnterrumpir la idea en favor de una escalera ligera? 
• Cuando tenga que hacer cambios en su organización, empiece con estas preguntas: 

¿Cuál es su principal objetivo? ¿Quiere agilizar un proceso introduciendo la automatización? Si se está estructurando en torno a un objetivo a largo plazo, entonces los pequeños pasos, como los orquestados por la NASA, podrían ser su mejor opción. Pero, si no puede alcanzar sus objetivos sin tirar por la ventana la forma actual de hacer las cosas, proceda con la BPR en mente.

¿Qué tamaño tiene su organización? Para una pequeña y ágil empresa de nueva creación, los ajustes o cambios de cualquier tamaño pueden ser pan comido. Pero si quiere cambiar la forma en que miles de empleados realizan sus tareas, le espera un viaje más largo y laborioso. Las organizaciones más grandes deben sopesar el tiempo y el esfuerzo de una iniciativa de BPR propuesta frente al valor final que puede aportar a su cliente.

¿Cuántos miembros del equipo se ven afectados por este cambio? Hay que ser consciente de que los viejos hábitos son difíciles de erradicar. Tratar de revisar las técnicas o estructuras tradicionales requiere una gran aceptación. Normalmente, en un ambiente de mejora continua, los cambios pueden introducirse a nivel de equipo o departamento. En el caso de una iniciativa de reingeniería de la empresa, el director general o el propietario tiene que liderar el cambio.

Tanto la reingeniería de procesos empresariales como la mejora continua son formas eficaces de replantear su organización, sólo que a escalas diferentes. Según el Dr. Michael Hammer, un experto en reingeniería de procesos empresarialesa veces hay que "dejar de pavimentar caminos de vacas". En lugar de incrustar procesos obsoletos, hay que borrarlos y empezar de nuevo".