In jedem Unternehmen kommt die Zeit des Wandels. Wir müssen uns auf veränderte Kundenpräferenzen einstellen, neue Technologien übernehmen und uns an die unberechenbaren Marktkräfte anpassen. Um den Wandel zu beeinflussen und zu bewältigen, wenden Unternehmen zwei Strategien an: Geschäftsprozess-Reengineering und kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse. Schauen wir uns an, wie diese beiden transformativen Konzepte Ihnen helfen können, Ihre Unternehmensziele zu erreichen.
Was ist Business Process Reengineering?
Nach Angaben der Unternehmensberatung Bain & Company, Business Process Reengineering, oder BPR, beinhaltet die "radikale Neugestaltung von Kerngeschäftsprozessen, um drastische Verbesserungen bei Produktivität, Durchlaufzeiten und Qualität zu erzielen."
Das Schlüsselwort ist hier "radikal". BPR zielt auf einen groß angelegten Wandel ab. Anstatt die Dinge Schritt für Schritt zu verbessern, wird die Treppe abgerissen und ein Aufzug gebaut.
Aus der Sicht des BPR sollte sich jede Aktivität um die Schaffung von Kundennutzen drehen. Eine Aktivität sollte die Kosten senken, die Durchlaufzeit verbessern, die Qualität steigern, die Kunden glücklich machen - oder sie ist Fett oder Fluff, das gestrichen oder umgestaltet werden muss.
Beim Reengineering von Geschäftsprozessen geht es um eine "Zurück-zum-Zeichenbrett"-Mentalität. Jeder Schritt sollte sich auf eine schnelle, qualitativ hochwertige Kundenzufriedenheit konzentrieren, und alle Hindernisse sind Futter für eine Reengineering-Initiative. Das könnten Sie:
- Reorganisation von Teams (Umverteilung von Zuständigkeiten, Umstrukturierung, Verkleinerung, Vergrößerung)
- Beseitigung unproduktiver, redundanter oder ineffektiver Aktivitäten
- Verringerung der Zersplitterung der Arbeit durch Stärkung der Transparenz zwischen den Abteilungen
Zertrümmern Sie die Form, drehen Sie die Tische um, durchbrechen Sie die Wände, falls nötig. Bei BPR geht es nicht nur darum, die Fahrtroute neu zu berechnen, um einen schnelleren Weg zu finden, sondern auch darum, zu überlegen, ob ein Hubschrauber oder eine Rakete eine brauchbare Alternative sein könnte - und dabei auch in Betracht zu ziehen, dass man das Ziel gar nicht erreichen muss.
Was bedeutet kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse?
Bei BPR wird eine Organisation von Grund auf neu durchdacht, kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse eine schrittweise Veränderung.
Die NASA, die für einige der weltbewegenden Entdeckungen verantwortlich ist, die unser Verständnis des Universums verändert haben, ist ein Meister der kontinuierlichen Verbesserung. Sie unternimmt außergewöhnliche Anstrengungen, aber sie macht selten alles auf einen Schlag. Jede Entdeckung ist ein Sammelsurium kleinerer Schritte.
Nehmen wir Apollo 10, die vorletzte Mission vor der Landung des ersten Menschen auf dem Mond. Skeptiker fragten sich zwar, warum die Astronauten nicht einfach eine Mission früher zum Mond hinabstiegen -schließlich waren sie nur acht Seemeilen von der Oberfläche entfernt!war das Orbitalballett dazu gedacht, Daten für künftige Rendezvous-Manöver zu sammeln. Das Hauptziel dieser Mission bestand darin, mehr technische Daten zu sammeln, um die Aufstiegssimulationen in Houston zu perfektionieren - eine eher schrittweise Denkweise als bei BPR.
Business Process Reengineering vs. kontinuierliche Verbesserung: Wie unterscheiden sie sich?
Sowohl das Business Process Engineering als auch die kontinuierliche Verbesserung konzentrieren sich auf die Neugestaltung bestehender Prozesse, aber BPR zielt darauf ab, die Dinge grundlegend zu verändern.
BPR konzentriert sich auf Ergebnisse und nicht auf einzelne Aufgaben. Die Neuordnung von Aufgaben, die Abschaffung von Aufgaben - all dies gehört eher zum Bereich der kontinuierlichen Verbesserung. Das Umkrempeln eines Prozesses oder die Erweiterung des Horizonts Ihres Unternehmensethos fällt unter den Begriff BPR.
Denken Sie daran: Auch nach der Umsetzung einer grundlegenden BPR-Änderung müssen Sie auf kontinuierliche Verbesserung achten, um den Erfolg sicherzustellen. Auf diese Weise können Sie die Effektivität Ihrer Umstrukturierung anhand wichtiger KPIs messen und bei Bedarf weitere Optimierungen und Änderungen vornehmen.
Wie können Sie entscheiden, welche für Sie die richtige ist?
Beim Business Process Reengineering geht es darum, einige der veralteten Überzeugungen, die in Ihrem Unternehmen vorherrschen, zu verwerfen und sie durch völlig neue Denkweisen zu ersetzen. Betrachten Sie diese Szenarien:
- Müssen wir ein papierbasiertes Formular auf eine Seite reduzieren, oder sollten Sie eine Selbstbedienungsplattform einrichten, die die Kunden zu Hause ausfüllen können?
- Sollten wir die Robustheit eines CD-Players verbessern, damit die Musik auf einer 10-Spur-Disc nicht überspringt, oder sollten wir einen Weg finden, Millionen von Songs ohne Unterbrechung in Ihre Tasche zu stecken?
- Sollten wir mehr Mitarbeiter einstellen, um Anfragen zum Lieferstatus zu bearbeiten, oder ein System mit Sendungsverfolgungsnummern einführen, damit die Kunden dies selbst überprüfen können?
- Müssen wir unsere monatlichen Berichte automatisieren, damit wir sie schneller erstellen können - oder erst einmal herausfinden, ob sie überhaupt jemand lesen will?
- Sollten wir weiterhin Seilkletterkurse anbieten, damit Astronauten trainieren können, sich aus der Mondlandefähre zu hangeln (wahre Geschichte), oder sollten wir die Idee zugunsten einer leichten Leiter verwerfen?
- Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Veränderungen vornehmen müssen, sollten Sie mit diesen Fragen beginnen:
Was ist Ihr Hauptziel? Wollen Sie einen Prozess durch die Einführung von Automatisierung rationalisieren? Wenn Sie ein längerfristiges Ziel anstreben, sind kleine Schritte, wie sie die NASA unternommen hat, vielleicht die beste Lösung. Wenn Sie Ihre Ziele jedoch nicht erreichen können, ohne die derzeitige Arbeitsweise komplett über den Haufen zu werfen, sollten Sie BPR in Betracht ziehen.
Wie groß ist Ihr Unternehmen? Für ein kleines, flottes Start-up-Unternehmen können Änderungen jeder Größenordnung ein Kinderspiel sein. Wenn Sie jedoch die Art und Weise ändern wollen, wie Tausende von Mitarbeitern ihre Aufgaben erfüllen, ist das ein längerer und mühsamer Weg. Größere Unternehmen müssen den Zeit- und Arbeitsaufwand für eine geplante BPR-Initiative gegen den Wert abwägen, den sie ihren Kunden letztendlich bringen kann.
Wie viele Teammitglieder sind von dieser Veränderung betroffen? Sehen Sie es ein: Alte Gewohnheiten lassen sich nur schwer ablegen. Der Versuch, traditionelle Techniken oder Strukturen zu überarbeiten, erfordert ein hohes Maß an Akzeptanz. In einer Atmosphäre der kontinuierlichen Verbesserung können Änderungen in der Regel auf Team- oder Abteilungsebene eingeführt werden. Bei einer Initiative zur Umstrukturierung des Unternehmens muss sich der CEO oder der Eigentümer für die Veränderung einsetzen.
Sowohl das Business Process Reengineering als auch die kontinuierliche Verbesserung sind wirksame Mittel, um Ihr Unternehmen zu überdenken - nur in unterschiedlichem Umfang. Laut Dr. Michael Hammer, einem Experte für Business Process Reengineeringmuss man manchmal aufhören, "Kuhpfade zu pflastern. Anstatt veraltete Prozesse einzubetten, sollten wir sie auslöschen und neu beginnen".