Simplificación del proceso de inscripción en la universidad 

El Centro Nacional de Investigación de Intercambio de Estudiantes (NSCRC) publicó recientemente su informe final en la matrícula de la escuela secundaria de otoño de 2020. Dado el impacto generalizado de la pandemia en la educación superior, no debe sorprender que el informe haya encontrado disminuciones en la matrícula universitaria. Resumimos los hallazgos relevantes del informe del NSCRC a continuación y concluimos con un breve resumen de cómo automatizar la proceso de inscripción puede ayudar a las escuelas a superar estos desafíos.

Hallazgos clave de la inscripción de otoño de 2020

Los siguientes son los hallazgos más significativos del informe de otoño de la NSCRC.

  • Las inscripciones en la escuela secundaria disminuyeron en un 2,5%. Esto es casi el doble de la disminución de matriculaciones reportada en el otoño de 2019.
  • La matriculación de estudiantes universitarios contribuyó significativamente al descenso, disminuyendo un 3,6% o más de 560.200 estudiantes.
  • El sector público de dos años de duración experimentó las mayores disminuciones, de un 10,1%, desde el otoño pasado.
  • La matrícula de graduados aumentó en un 3,6% desde el otoño anterior.
  • La matrícula de las instituciones públicas de cuatro años aumentó un 0,2% con respecto al otoño pasado, impulsada por el crecimiento de la matrícula de graduados.
  • La matriculación de estudiantes primerizos disminuyó un 13,1% con respecto al otoño pasado. La disminución en las instituciones públicas de dos años contribuyó en gran medida (21% de disminución).  

Doug Shapiro, el director ejecutivo de la NSCRC, atribuyó la mayor parte de la disminución de los estudiantes de primer año a la pandemia COVID-19 y a la recesión económica. Además, vale la pena señalar que la matrícula de adultos, los mayores de 24 años, se redujo en más de un 30%. Robert Kelchen, un profesor asociado de la Universidad de Seton Hall, señala que la fuerte disminución de la matrícula de adultos en la universidad probablemente se deba al cuidado de los niños o a la necesidad de ganarse la vida.

Mejora del proceso de matriculación en la universidad

Las instituciones de enseñanza superior seguirán enfrentándose a desafíos sin precedentes debido a la pandemia. Las escuelas se ven obligadas a competir por un número cada vez menor de solicitantes. El aumento de las responsabilidades familiares, los desafíos financieros y las pautas de distanciamiento social han alterado la forma en que los estudiantes piensan y persiguen una educación postsecundaria.

Para superar estos retos, las escuelas deberían centrarse en mejorar el proceso de matriculación en la universidad para proporcionar experiencias superiores a los estudiantes y, al mismo tiempo, aumentar la eficiencia de los procesos administrativos. Para los estudiantes, completar la inscripción en línea y acceder a los servicios para estudiantes desde un portal estudiantil centralizado mejora en gran medida la experiencia del usuario.

Se estima que el impacto de la pandemia en los colegios y universidades superan los 120.000 millones de dólares. La reducción de los costos será vital para el éxito a largo plazo de muchas instituciones. La automatización del proceso de inscripción elimina los procesos manuales ineficientes, liberando al personal para centrarse en tareas de mayor valor como la contratación y la mejora de los servicios a los estudiantes.

Automatización de la oficina también mejoran el cumplimiento. Los colegios y universidades están sujetos a estrictas regulaciones. Funciones como el sistema de gestión de documentos garantizan que la información se almacene de forma segura, al tiempo que se eliminan los largos procesos en papel.

Transformando la experiencia de los estudiantes con ProcessMaker

Incontables universidades y colegios utilizan el código bajo de ProcessMaker software de gestión de procesos empresariales (BPM) para automatizar el proceso de inscripción y las tareas administrativas. Por ejemplo, Colegio Comunitario de Tulsa (TCC) dependía en gran medida de los procesos basados en papel antes de recurrir a la innovadora plataforma de ProcessMaker.

ProcessMaker se integró perfectamente con los sistemas existentes de TCC, como sus aplicaciones de finanzas, recursos humanos y registro de estudiantes. Aprovechando los formularios fáciles de usar y personalizables de ProcessMaker, TCC podía pasar automáticamente las entradas al sistema solicitado, eliminando la necesidad de introducir los datos manualmente. TCC pudo mejorar tanto su proceso de inscripción como su función de back office, haciéndose más eficiente, reduciendo los costos y proporcionando experiencias superiores a los estudiantes.

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