Automatización de procesos para la agilidad empresarial

Katherine Manning 24 de agosto de 2022 Automatización

elegir la tecnología de automatización de procesos

La pandemia mundial de COVID-19 ha supuesto una de las amenazas más graves para la continuidad de las empresas. ¿Cómo pueden las empresas mantener sus operaciones sin problemas durante este tiempo? Durante el cierre de COVID-19, las empresas que habían realizado una transformación digital pudieron adaptarse más rápidamente que las que no lo hicieron. Además, se gastaron 1,5 T de dólares en transformación digital en todo el mundo en 2021.

Las empresas que han sobrevivido adaptándose a este nuevo mundo están prosperando. Otras han quebrado por completo y nunca podrán competir en una economía pospandémica. La pregunta es: ¿Cómo puede mantener su organización resistente y en buen estado después de salir de la peor pandemia de la historia reciente?

Durante una pandemia, la continuidad del negocio y la resistencia son fundamentales

Hay varias formas en que una pandemia puede afectar a una empresa. La interrupción de la cadena de suministro, el servicio al cliente, las operaciones y las transacciones financieras son todas posibilidades. Además, la investigación y el desarrollo (I+D) podrían verse afectados, así como el marketing y los recursos humanos (RRHH).

Por ello, es esencial que las empresas se preparen para lo que pueda ocurrir durante una pandemia, esbozando el impacto potencial en sus operaciones. Por ejemplo, la propagación de COVID-19 ha afectado a la fabricación y al transporte en formas que pocas empresas podrían haber previsto. Apenas unas semanas después de que comenzara el brote, algunos fabricantes ya vieron retrasos en los envíos debido a las zonas de cuarentena impuestas por el gobierno en China y a la limitación de recursos, como el combustible necesario para el transporte.

Nirvana virtual

Según Mckinseyla innovación en el modelo de negocio es lo que ayudó a algunas organizaciones a aumentar sus ingresos incluso durante la pandemia. Las empresas con una sólida presencia digital pudieron vender virtualmente y no necesitaron reducir su presupuesto de publicidad tanto como las empresas sin una sólida presencia digital.

De repente, muchas actividades empresariales se digitalizaron y se trasladaron a la nube. El correo electrónico se volvió más crucial que nunca, porque era una de las pocas formas de comunicarse entre las personas durante esta época de crisis. Además, el aumento de la popularidad de las aplicaciones de mensajería también ayudó a mantener las comunicaciones a pesar de la falta de electricidad y de acceso a Internet debido a los cortes de energía o a las restricciones impuestas por los gobiernos locales para que pudieran gestionar mejor los recursos durante una emergencia como la de COVID-19.

La presencia digital es la capacidad de su empresa para llegar a los clientes a través de múltiples canales, como sitios web, redes sociales, aplicaciones móviles, etc. Además, una organización con una fuerte presencia digital puede vender sus productos o servicios directamente a través de su sitio web sin intermediarios como distribuidores o mayoristas. Esto le permite controlar sus costes de inventario y competir con competidores más grandes en cuanto a precios.

La capacidad de una organización para comercializar eficazmente también depende de su nivel de compromiso digital; si se dirige a los clientes a través de sitios web y plataformas de medios sociales en lugar de anuncios impresos tradicionales o anuncios de televisión (o incluso vallas publicitarias), podrá obtener información de sus clientes sobre lo que les gusta o no les gusta del producto o servicio antes de invertir en la producción en masa para su amplia distribución. 

De este modo, si algo va mal durante el envío/distribución o incluso después de la compra (lo que ocurre con frecuencia cuando se trata de consumidores que compran por Internet), sabremos exactamente qué hay que arreglar antes de que llegue a las tiendas.

El aumento de la automatización de procesos

La automatización de procesos utiliza el software para sustituir los procesos empresariales repetitivos y manuales. Esto incluye desde la automatización de tareas manuales hasta la creación de canales de autoservicio que permitan a los clientes resolver sus problemas de forma independiente.

Ventajas de la automatización de procesos

La automatización de procesos tiene varias ventajas para las empresas:

  • Puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero en su organización al sustituir el trabajo manual por un software automatizado que requiere poca intervención humana.
  • Puede aumentar la eficiencia al permitir que los empleados se centren más en proyectos complejos que en tareas mundanas, liberándolos para realizar un trabajo más significativo.
  • Puede reducir el número de empleados necesarios para trabajos específicos y también los gastos generales, como el espacio de oficina y el pago de prestaciones.

Utilizar la automatización de procesos como elemento diferenciador durante una pandemia

La automatización de procesos es un elemento diferenciador para muchas empresas. Puede mejorar la experiencia del cliente y automatizar procesos manuales tediosos. La automatización también puede utilizarse para mejorar la productividad de los empleados y reducir los costes. A modo de ejemplo:

  • Una cadena de tiendas de comestibles utiliza la automatización para proporcionar niveles precisos de inventario en la tienda, lo que les ayuda a ahorrar dinero al evitar que se pidan artículos agotados en el momento equivocado o demasiado de un artículo.
  • Una compañía de seguros utiliza la automatización para procesar rápidamente las reclamaciones después de un accidente, lo que permite a los clientes recibir sus pagos más rápido de lo que lo harían de otra manera.

Las empresas que utilizan la automatización de procesos como elemento diferenciador durante la COVID-19 han visto aumentar la eficiencia de sus procesos de negocio, al tiempo que han proporcionado experiencias extraordinarias a los clientes, tanto en línea como en persona, en las tiendas/ubicaciones de todo el mundo.

Flipkart

  • Flipkart es una empresa de comercio electrónico.
  • Flipkart utiliza la automatización de procesos para mejorar la experiencia de los clientes, proporcionando experiencias de compra fluidas con una entrega más rápida, recomendaciones de productos y ofertas personalizadas según los requisitos del cliente.
  • También utiliza herramientas de automatización para mejorar la productividad de los empleados y reducir los costes mediante la automatización de tareas repetitivas, la reducción de errores manuales y la simplificación de los flujos de trabajo de entrada de datos.

Netflix

Netflix es una empresa que utiliza la automatización de procesos para mejorar la experiencia del cliente mediante tecnología inteligente. Netflix ha desarrollado una plataforma automatizada que hace un seguimiento de las veces que un usuario ve un determinado programa o película y de los programas que ve simultáneamente. Esto permite a la empresa hacer recomendaciones basadas en lo que otros usuarios con preferencias similares han visto previamente. 

Netflix también utiliza la automatización de procesos para mejorar la eficiencia, proporcionando herramientas de análisis de datos e informes para ayudar a los empleados a tomar decisiones más informadas sobre sus flujos de trabajo. 

Por último, debido a su gran base de usuarios (más de 100 millones de usuarios mensuales), Netflix ha hecho de la seguridad una prioridad absoluta a la hora de implementar sistemas de automatización dentro de sus procesos empresariales. Por ello, esto incluye la integración de la IA en sus sistemas de entrega de contenidos para una detección más rápida de brotes de malware u otras amenazas antes de que se conviertan en problemas generalizados dentro de su infraestructura de red.

Mejorar la experiencia del cliente

No se puede hablar de la experiencia del cliente sin hablar del cliente. Y, como todos sabemos, los clientes son vitales por dos razones:

  • Proporcionan los ingresos que hacen que su empresa siga funcionando y creciendo
  • Son un impulsor clave de todas las demás métricas empresariales: crecimiento, satisfacción del cliente (CSAT), fidelidad y retención.

La experiencia del cliente parece influir en todas las métricas empresariales, por lo que tiene sentido darle prioridad. Sin embargo, ¿cómo se puede mejorar la experiencia del cliente? Hay muchas maneras, pero una de ellas es la automatización de procesos. Al automatizar los procesos empresariales estándar, las empresas pueden mejorar simultáneamente su eficiencia y la calidad de sus interacciones con los clientes.

Aumentar la satisfacción y la retención de los empleados

La automatización de los procesos puede ayudar a aumentar la satisfacción y la retención de los empleados al permitirles centrarse en actividades de gran valor. La automatización de procesos libera tiempo, por lo que los trabajadores pueden invertir su energía en proyectos que requieren creatividad e innovación en lugar de tareas mundanas. 

La automatización de procesos también reduce los niveles de estrés al eliminar el trabajo manual de su lugar de trabajo. Esto permite a los empleados mejorar su salud mental y su bienestar gracias a la reducción de los niveles de estrés. Los empleados que experimentan niveles de estrés más bajos tienden a estar más comprometidos con su trabajo, lo que se traduce en mayores niveles de productividad en la empresa en general (y potencialmente mayores beneficios).

Automatice los procesos manuales y tediosos

La automatización de procesos puede permitir a las empresas mejorar la experiencia del cliente, la eficiencia operativa, la agilidad empresarial y la continuidad del negocio.

  • Experiencia del cliente: La automatización puede utilizarse para la automatización del servicio o el CRM. La automatización del servicio incluye la mejora de la atención al cliente con chatbots y herramientas web de autoservicio. El CRM automatiza los procesos de ventas, como la gestión de clientes potenciales, la previsión y el seguimiento de los proyectos.
  • Eficiencia operativa: La automatización acelera las tareas repetitivas para que los empleados puedan centrarse en tareas más importantes, como la planificación estratégica o las iniciativas de innovación, en lugar de elaborar informes a mano cada semana (o, peor aún, introducir datos manualmente). Esto libera tiempo para las personas de la organización que tienen habilidades especializadas pero que no siempre son necesarias en sus escritorios -como los ingenieros que trabajan en proyectos de desarrollo de nuevos productos-, dándoles espacio para desarrollar nuevas ideas sin ser interrumpidos por tareas administrativas que de otro modo podrían tomar horas de su día. Los sistemas automatizados también se amplían rápidamente a medida que la empresa crece; piense en el esfuerzo que supone añadir manualmente los nombres de los empleados cuando se incorporan a la empresa, frente a la creación de un sistema de incorporación de empleados de RR.HH. que se rellena automáticamente con los nombres de los nuevos contratados a partir de una base de datos basada en los registros previos de la información de los contratados anteriores rellenada durante sus entrevistas.
  • Agilidad empresarial: Las empresas suelen utilizar la automatización como parte de su estrategia de innovación porque les permite iterar rápidamente nuevos productos/servicios tras conocer lo que quieren los clientes a través de estudios de mercado u otros medios (como preguntar directamente a los clientes).

Construir una cadena de suministro ágil

La cadena de suministro global es cada día más compleja e interconectada. En un entorno así, no sólo es importante tener un buen plan para hacer frente a posibles interrupciones, sino que también es esencial contar con un sistema que haga que su cadena de suministro sea más resistente al reducir los errores humanos, mejorar la eficiencia y liberar al personal para otras tareas.

Muchas empresas han reaccionado a la pandemia de coronavirus evaluando el riesgo en las cadenas de suministro existentes y estableciendo fuentes de suministro alternativas en caso necesario. Aunque algunas están haciendo ambas cosas, muchas no lo hacen.

Las ventajas de automatizar los procesos de su cadena de suministro son numerosas. La automatización ayuda a reducir los costes al eliminar el trabajo manual o los sistemas ineficaces que exigen que los humanos realicen tareas. También reduce el tiempo de comercialización al permitirle ampliar rápidamente sus operaciones cuando se produce una pandemia o la demanda aumenta inesperadamente. Esto puede ser crucial para sectores como el farmacéutico, en el que grandes cantidades de producto tienen una vida útil concisa (por ejemplo, las vacunas) y deben distribuirse rápidamente tras su fabricación, independientemente de que haya una pandemia en curso.

También puede analizar los datos históricos y saber qué partes de su cadena de suministro deben mejorarse para que todo el proceso funcione mejor y sea más barato en el futuro. Este análisis ayudará a reducir los costes al garantizar que todo llega a su destino de forma eficiente, sin errores ni retrasos.

Además, los costes de combustible son un gasto importante para la mayoría de las empresas, por lo que la automatización puede ayudarle a reducir los costes de combustible al ayudarle a reducir el número de kilómetros que conduce. Por ejemplo, si su empresa tiene varios camiones que hacen entregas y recogidas locales, algunas empresas están utilizando ahora drones para hacer estas entregas en su lugar. 

Esto les ayuda a ahorrar dinero en gasolina y costes de mantenimiento, ya que sus conductores no tienen que salir al tráfico todos los días. También es más seguro que conducir porque no hay riesgo de que alguien salga herido en un accidente o se distraiga al volante.

Reforzar el cumplimiento

El siguiente conjunto de beneficios está relacionado con el mantenimiento del cumplimiento de la normativa. Puede tratarse del cumplimiento de la normativa, el cumplimiento de las normas del sector y la adhesión a las políticas, controles y procedimientos internos. También se trata de contar con procesos eficaces de auditoría interna.

Con la automatización de los procesos, puede disponer de un sistema más eficaz para supervisar e informar sobre su situación de cumplimiento, así como para ayudar a detectar las áreas en las que puede ser necesario mejorar o cambiar las cosas.

Disponer de un sistema bien automatizado para el cumplimiento de la normativa sitúa a su empresa en una posición más fuerte para aprovechar nuevas oportunidades. Supongamos que quiere expandirse a nuevos mercados o introducir nuevos productos o servicios innovadores. En ese caso, necesitará confianza (y pruebas) de que su empresa puede cumplir todas las normas y reglamentos pertinentes.

En resumen

El mundo ha cambiado. Vivimos en tiempos inciertos y las empresas se ven obligadas a adaptarse a estos cambios. La principal forma de que una organización sobreviva a COVID-19 es realizando cambios que hagan su negocio más sostenible y rentable.

La automatización de procesos es una poderosa herramienta que puede ayudar a las empresas a obtener una ventaja competitiva. Puede reducir y aumentar la eficiencia, manteniendo el criterio humano cuando sea necesario. También puede utilizar la automatización de procesos para mejorar la resistencia de su empresa en tiempos de crisis, adaptándose rápidamente a las condiciones cambiantes o a acontecimientos inesperados como las pandemias.

Solicite una demostración

    Consentimiento a la Política de Privacidad Al marcar esta casilla usted consiente en Declaración de privacidad de ProcessMaker.



    Actualización de la privacidad
    Utilizamos cookies para que las interacciones con nuestro sitio web y servicios sean fáciles y significativas. Las cookies nos ayudan a entender mejor cómo se utiliza nuestro sitio web y adaptar la publicidad en consecuencia.

    Acepta