Die weltweite COVID-19-Pandemie stellt eine der größten Bedrohungen für die Geschäftskontinuität dar. Wie können Unternehmen ihren Betrieb in dieser Zeit reibungslos aufrechterhalten? Während der COVID-19-Sperre waren Unternehmen, die eine digitale Transformation durchlaufen hatten, in der Lage, sich schneller anzupassen als Unternehmen, die dies nicht taten. Außerdem, Im Jahr 2021 wurden weltweit 1,5 Milliarden Dollar für die digitale Transformation ausgegeben.
Unternehmen, die überlebt haben, indem sie sich an diese neue Welt angepasst haben, florieren jetzt. Andere sind ganz aus dem Geschäft verschwunden und werden in der Zeit nach der Pandemie nicht mehr konkurrenzfähig sein. Die Frage ist: Wie können Sie Ihr Unternehmen nach der schlimmsten Pandemie der jüngeren Geschichte widerstandsfähig und gesund erhalten?
Während einer Pandemie sind Geschäftskontinuität und Widerstandsfähigkeit entscheidend
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie sich eine Pandemie auf ein Unternehmen auswirken kann. Eine Unterbrechung der Lieferkette, des Kundendienstes, des Betriebs und der Finanztransaktionen ist möglich. Auch Forschung und Entwicklung (F&E) sowie Marketing und Personalwesen (HR) könnten betroffen sein.
Daher ist es wichtig, dass sich die Unternehmen auf eine Pandemie vorbereiten, indem sie die potenziellen Auswirkungen auf ihren Betrieb skizzieren. Zum Beispiel hat die Ausbreitung von COVID-19 die Produktion und den Versand in einer Weise beeinträchtigt in einer Weise, die nur wenige Unternehmen vorhersehen konnten. Nur wenige Wochen nach Ausbruch der Pandemie kam es bei einigen Herstellern bereits zu Verzögerungen bei der Auslieferung, die auf die von der Regierung verhängten Quarantänezonen in China und auf begrenzte Ressourcen wie Kraftstoff für den Transport zurückzuführen waren.
Virtuelles Nirwana
Nach Angaben von Mckinseyist es die Innovation von Geschäftsmodellen, die einigen Unternehmen sogar während der Pandemie zu höheren Einnahmen verhalf. Unternehmen mit einer soliden digitalen Präsenz konnten virtuell verkaufen und mussten ihr Werbebudget nicht so stark kürzen wie Unternehmen ohne solide digitale Präsenz.
Plötzlich wurden viele Geschäftstätigkeiten digitalisiert und in die Cloud verlagert. Die E-Mail wurde wichtiger als je zuvor, denn sie war eine der wenigen Möglichkeiten, mit denen die Menschen in dieser Krisenzeit miteinander kommunizieren konnten. Darüber hinaus trug die zunehmende Beliebtheit von Messaging-Apps dazu bei, dass die Kommunikation trotz fehlender Elektrizität und fehlendem Internetzugang aufgrund von Stromausfällen oder Beschränkungen, die von den lokalen Behörden zur besseren Verwaltung der Ressourcen während eines Notfalls wie COVID-19 verhängt wurden, aufrechterhalten werden konnte.
Unter digitaler Präsenz versteht man die Fähigkeit Ihres Unternehmens, Kunden über verschiedene Kanäle zu erreichen, darunter Websites, soziale Medien, mobile Apps und mehr. Außerdem kann ein Unternehmen mit einer starken digitalen Präsenz seine Produkte oder Dienstleistungen direkt über seine Website verkaufen, ohne Zwischenhändler wie Distributoren oder Großhändler. Dadurch kann es seine Lagerkosten kontrollieren und preislich mit größeren Konkurrenten konkurrieren.
Die Fähigkeit eines Unternehmens, effektiv zu vermarkten, hängt auch von seinem digitalen Engagement ab. Wenn Sie Ihre Kunden über Websites und Social-Media-Plattformen ansprechen und nicht über herkömmliche Print- oder Fernsehwerbung (oder sogar über Plakate), können Sie von Ihren Kunden ein Feedback darüber einholen, was ihnen an dem Produkt oder der Dienstleistung gefällt oder nicht gefällt, bevor Sie überhaupt in die Massenproduktion für eine breite Verteilung investieren.
Wenn also beim Versand/Vertrieb oder sogar nach dem Kauf etwas schief geht (was bei Online-Einkäufen häufig vorkommt), wissen wir genau, was repariert werden muss, bevor es wieder in die Läden kommt.
Der Aufstieg der Prozessautomatisierung
Bei der Prozessautomatisierung wird Software eingesetzt, um sich wiederholende und manuell ausgeführte Geschäftsprozesse zu ersetzen. Dies reicht von der Automatisierung manueller Aufgaben bis hin zur Schaffung von Selbstbedienungskanälen, die es den Kunden ermöglichen, Probleme eigenständig zu lösen.
Vorteile der Prozessautomatisierung
Die Prozessautomatisierung hat für Unternehmen mehrere Vorteile:
- Es kann Ihnen helfen, Zeit und Geld in Ihrem Unternehmen zu sparen, indem Sie manuelle Arbeit durch automatisierte Software ersetzen, die nur wenig menschliche Eingriffe erfordert.
- Sie kann die Effizienz steigern, da sich die Mitarbeiter mehr auf komplexe Projekte als auf banale Aufgaben konzentrieren können und somit mehr Zeit für sinnvolle Aufgaben haben.
- Dadurch kann die Zahl der für bestimmte Aufgaben benötigten Mitarbeiter verringert werden, und auch die Gemeinkosten wie Büroraum und Sozialleistungen werden gesenkt.
Prozessautomatisierung als Differenzierungsmerkmal während einer Pandemie nutzen
Prozessautomatisierung ist für viele Unternehmen ein Unterscheidungsmerkmal. Sie kann die Kundenerfahrung verbessern und langwierige, manuelle Prozesse automatisieren. Die Automatisierung kann auch dazu dienen, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und Kosten zu senken. Zur Veranschaulichung:
- Eine Lebensmittelkette setzt die Automatisierung ein, um genaue Lagerbestände in den Geschäften bereitzustellen, wodurch sie Geld sparen kann, indem sie verhindert, dass nicht mehr vorrätige Artikel zur falschen Zeit oder zu viel von einem Artikel bestellt werden.
- Ein Versicherungsunternehmen nutzt die Automatisierung, um Schadensfälle nach einem Unfall schnell zu bearbeiten, so dass die Kunden ihre Zahlungen schneller erhalten, als dies sonst der Fall wäre.
Unternehmen, die während der COVID-19 die Prozessautomatisierung als Unterscheidungsmerkmal nutzen, konnten die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse steigern und gleichzeitig hervorragende Kundenerlebnisse online und persönlich in den Geschäften/Standorten weltweit bieten.
Flipkart
- Flipkart ist ein E-Commerce-Unternehmen.
- Flipkart nutzt die Prozessautomatisierung, um die Kundenerfahrung zu verbessern, indem es nahtlose Einkaufserlebnisse mit schnellerer Lieferung, Produktempfehlungen und maßgeschneiderten Angeboten entsprechend den Anforderungen der Kunden bietet.
- Außerdem werden Automatisierungswerkzeuge eingesetzt, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und die Kosten zu senken, indem sich wiederholende Aufgaben automatisiert, manuelle Fehler reduziert und die Arbeitsabläufe bei der Dateneingabe vereinfacht werden.
Netflix
Netflix ist ein Unternehmen, das die Prozessautomatisierung nutzt, um die Kundenerfahrung durch intelligente Technologie zu verbessern. Netflix hat eine automatisierte Plattform entwickelt, die verfolgt, wie oft ein Nutzer eine bestimmte Sendung oder einen bestimmten Film ansieht und welche Sendungen gleichzeitig angesehen werden. So kann das Unternehmen Empfehlungen aussprechen, die darauf basieren, was andere Nutzer mit ähnlichen Vorlieben zuvor gesehen haben.
Netflix nutzt die Prozessautomatisierung auch zur Verbesserung der Effizienz, indem es Datenanalyse- und Berichtstools bereitstellt, die den Mitarbeitern helfen, fundiertere Entscheidungen über ihre Arbeitsabläufe zu treffen.
Schließlich hat Netflix aufgrund seiner großen Nutzerbasis (über 100 Millionen monatliche Nutzer) der Sicherheit bei der Implementierung von Automatisierungssystemen in seine Geschäftsprozesse höchste Priorität eingeräumt. Dazu gehört auch die Integration von KI in seine Content-Delivery-Systeme zur schnelleren Erkennung von Malware-Ausbrüchen oder anderen Bedrohungen, bevor diese zu weitreichenden Problemen in der Netzwerkinfrastruktur werden.
Verbessern Sie das Kundenerlebnis
Man kann nicht über Kundenerfahrung sprechen, ohne über den Kunden zu sprechen. Und wie wir alle wissen, sind die Kunden aus zwei Gründen wichtig:
- Sie sorgen für die Einnahmen, die Ihr Unternehmen am Laufen halten und wachsen lassen
- Sie sind ein wichtiger Faktor für alle anderen Geschäftskennzahlen - Wachstum, Kundenzufriedenheit (CSAT), Loyalität und Kundenbindung.
Das Kundenerlebnis scheint jede Geschäftskennzahl zu beeinflussen, daher ist es sinnvoll, ihm Priorität einzuräumen. Doch wie können Sie Ihre Kundenerfahrung verbessern? Es gibt viele Möglichkeiten, aber eine davon ist die Prozessautomatisierung. Durch die Automatisierung von Standardgeschäftsprozessen können Unternehmen gleichzeitig ihre Effizienz und die Qualität ihrer Kundeninteraktionen verbessern.
Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
Die Automatisierung von Prozessen kann dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen, indem sie es den Mitarbeitern ermöglicht, sich auf höherwertige Tätigkeiten zu konzentrieren. Die Prozessautomatisierung setzt Zeit frei, so dass die Mitarbeiter ihre Energie in Projekte investieren können, die Kreativität und Innovation erfordern, statt in banale Aufgaben.
Durch die Automatisierung von Prozessen wird auch der Stresspegel gesenkt, da manuelle Arbeit am Arbeitsplatz entfällt. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre psychische Gesundheit und ihr Wohlbefinden durch ein geringeres Stressniveau zu verbessern. Mitarbeiter, die weniger Stress empfinden, sind in der Regel engagierter bei der Arbeit, was zu einer höheren Produktivität im Unternehmen insgesamt (und potenziell zu höheren Gewinnen) führt.
Automatisieren Sie mühsame, manuelle Prozesse
Durch Prozessautomatisierung können Unternehmen die Kundenzufriedenheit, die betriebliche Effizienz, die Flexibilität und die Geschäftskontinuität verbessern.
- Kundenerfahrung: Automatisierung kann für Service-Automatisierung oder CRM verwendet werden. Service-Automatisierung umfasst die Verbesserung des Kundensupports mit Chatbots und Self-Service-Webtools. CRM automatisiert Vertriebsprozesse wie Lead-Management, Prognosen und Pipeline-Tracking.
- Operative Effizienz: Die Automatisierung beschleunigt sich wiederholende Aufgaben, so dass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben wie strategische Planung oder Innovationsinitiativen konzentrieren können, anstatt jede Woche Berichte von Hand zu erstellen (oder noch schlimmer, Daten manuell einzugeben). Dadurch wird Zeit für Mitarbeiter im Unternehmen frei, die zwar über spezielle Fähigkeiten verfügen, aber nicht immer an ihrem Schreibtisch gebraucht werden - wie z. B. Ingenieure, die an neuen Produktentwicklungsprojekten arbeiten -, und sie können neue Ideen entwickeln, ohne durch Verwaltungsaufgaben unterbrochen zu werden, die sonst Stunden ihres Tages in Anspruch nehmen würden. Automatisierte Systeme lassen sich auch schnell skalieren, wenn Ihr Unternehmen wächst. Denken Sie nur daran, wie viel Aufwand das manuelle Hinzufügen der Namen von Mitarbeitern bei deren Eintritt in ein Unternehmen bedeutet, im Vergleich zur Einrichtung eines HR-Systems für die Aufnahme neuer Mitarbeiter, das sich automatisch mit den Namen neuer Mitarbeiter aus einer Datenbank füllt, die auf früheren Datensätzen mit den bei den Vorstellungsgesprächen ausgefüllten Informationen früherer Mitarbeiter basiert.
- Geschäftliche Agilität: Unternehmen nutzen die Automatisierung häufig als Teil ihrer Innovationsstrategie, weil sie dadurch neue Produkte/Dienstleistungen schnell iterieren können, nachdem sie durch Marktforschung oder andere Mittel (z. B. direkte Kundenbefragung) erfahren haben, was die Kunden wünschen.
Aufbau einer agilen Lieferkette
Die globale Lieferkette wird von Tag zu Tag komplexer und vernetzter. In einem solchen Umfeld ist es nicht nur wichtig, einen guten Plan für den Umgang mit möglichen Störungen zu haben - es ist auch unerlässlich, ein System einzurichten, das Ihre Lieferkette widerstandsfähiger macht, indem es menschliche Fehler reduziert, die Effizienz verbessert und Mitarbeiter für andere Aufgaben freisetzt.
Viele Unternehmen haben auf die Coronavirus-Pandemie reagiert, indem sie die Risiken in den bestehenden Lieferketten bewerteten und bei Bedarf alternative Bezugsquellen erschlossen. Einige tun beides, viele jedoch nicht.
Die Vorteile der Automatisierung von Prozessen in Ihrer Lieferkette sind zahlreich. Die Automatisierung trägt zur Kostensenkung bei, indem sie manuelle Arbeit oder ineffiziente Systeme, die Menschen zur Ausführung von Aufgaben benötigen, überflüssig macht. Sie verkürzt auch die Zeit bis zur Markteinführung, da Sie bei einer Pandemie oder einem unerwarteten Anstieg der Nachfrage Ihre Abläufe schnell skalieren können. Dies kann für Branchen wie die Pharmaindustrie von entscheidender Bedeutung sein, in denen große Mengen von Produkten eine kurze Haltbarkeitsdauer haben (z. B. Impfstoffe) und nach der Herstellung schnell verteilt werden müssen - unabhängig davon, ob eine Pandemie im Gange ist.
Sie können auch historische Daten analysieren und erfahren, welche Teile Ihrer Lieferkette verbessert werden müssen, damit Ihr gesamter Prozess in Zukunft reibungsloser und kostengünstiger abläuft. Diese Analyse wird dazu beitragen, die Kosten zu senken, indem sie sicherstellt, dass alles effizient und ohne Fehler oder Verzögerungen dorthin gelangt, wo es hingehört.
Außerdem stellen die Treibstoffkosten für die meisten Unternehmen einen großen Kostenfaktor dar. Die Automatisierung kann Ihnen also helfen, die Treibstoffkosten zu senken, indem Sie die Anzahl der gefahrenen Kilometer reduzieren. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise mehrere Lkw für lokale Lieferungen und Abholungen hat, setzen einige Unternehmen jetzt Drohnen ein, um diese Lieferungen durchzuführen.
Das hilft ihnen, Geld für Benzin und Wartungskosten zu sparen, da ihre Fahrer nicht jeden Tag in den Verkehr gehen müssen. Außerdem ist es sicherer als das Autofahren, denn es besteht kein Risiko, dass jemand bei einem Unfall verletzt wird oder am Steuer abgelenkt wird.
Stärkere Einhaltung der Vorschriften
Die nächste Gruppe von Vorteilen bezieht sich auf die Einhaltung von Vorschriften. Dabei geht es um die Einhaltung von Vorschriften, die Erfüllung von Industriestandards und die Befolgung interner Richtlinien, Kontrollen und Verfahren. Es geht auch um wirksame interne Auditverfahren.
Mit der Prozessautomatisierung können Sie ein effizienteres System zur Überwachung und Berichterstattung über Ihre Compliance-Situation einrichten und Bereiche aufdecken, in denen Sie möglicherweise Verbesserungen oder Änderungen vornehmen müssen.
Ein gut automatisiertes System für die Einhaltung von Vorschriften versetzt Ihr Unternehmen in eine bessere Position, um neue Chancen zu nutzen. Nehmen wir an, Sie wollen in neue Märkte expandieren oder innovative neue Produkte oder Dienstleistungen einführen. In diesem Fall brauchen Sie die Gewissheit (und den Nachweis), dass Ihr Unternehmen alle einschlägigen Vorschriften und Regelungen einhalten kann.
Zusammengefasst
Die Welt hat sich verändert. Wir leben in unsicheren Zeiten, und die Unternehmen sind gezwungen, sich an diese Veränderungen anzupassen. Der wichtigste Weg für ein Unternehmen, COVID-19 zu überleben, besteht darin, Änderungen vorzunehmen, die das Unternehmen nachhaltiger und rentabler machen.
Die Prozessautomatisierung ist ein leistungsfähiges Instrument, das Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen kann. Sie können Einsparungen erzielen und die Effizienz steigern, ohne dass das menschliche Urteilsvermögen dabei auf der Strecke bleibt. Sie können die Prozessautomatisierung auch nutzen, um die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens in Krisenzeiten zu verbessern, indem Sie sich schnell an veränderte Bedingungen oder unerwartete Ereignisse wie Pandemien anpassen.