Cómo determinar cuando su proceso comercial está fallando

Invertiste en un software de flujo de trabajo para poder automatizar y agilizar los procesos de negocio, pero a veces estos procesos simplemente no funcionan según lo planeado. Eso no significa que la gestión de procesos empresariales no sea para usted. Por el contrario, significa que tiene una gran oportunidad de mejora, y que el software de flujo de trabajo adecuado puede aportar un retorno de la inversión positivo.

Puede ser difícil admitir que un proceso comercial no está funcionando como se esperaba, pero es importante reconocer cuando esto sucede para poder hacer cambios positivos antes de que la moral se deteriore. Reconocer un problema es el primer paso para resolverlo. Entonces, ¿cómo puedes saber cuando un proceso de negocios está fallando? Aquí hay algunas señales.

Cuando un proceso no reduce los costos ni aumenta los ingresos
Se automatizan los procesos por muchas razones, y las dos principales son reducir los costos o aumentar los ingresos. Estos resultados pueden producirse directa o indirectamente. Por ejemplo, se puede crear un proceso para demostrar el cumplimiento de los reglamentos del gobierno o de la industria sin necesidad de introducir datos manualmente y hacer un seguimiento. Esto, a su vez, ahorra tiempo (especialmente si hay una auditoría) y, por tanto, dinero. Cuando no se pueden señalar formas específicas en que un proceso reduce los costos o contribuye a sus resultados, tal vez sea el momento de reevaluar el proceso en su conjunto y determinar exactamente qué paso o pasos del proceso no están cumpliendo su cometido.

Cuando un proceso da resultados que a nadie le importan
A veces es posible adoptar el entusiasmo de la demostración de un proveedor de software de flujo de trabajo o lo que sea que el último gurú de la gestión diga que es la próxima gran cosa. Pero no trabajan en su lugar de trabajo todos los días y no pueden ver cuáles son las necesidades reales de su organización. Poder utilizar su software de flujo de trabajo para generar un determinado tipo de informe puede ser un truco estupendo, pero si se trata de un informe que a nadie le importa y nadie lo lee, no tiene mucho sentido para su organización. El software de flujo de trabajo es poderoso y flexible, pero sólo porque pueda hacer algo con él no significa que tenga que hacerlo.

Cuando la gente elude los procesos porque tardan demasiado tiempo
Cuando se implementa un nuevo proceso, habrá un tiempo de transición y una curva de aprendizaje. Con suerte, tienes un software de flujo de trabajo que facilita el aprendizaje para que tu equipo esté al tanto del nuevo proceso lo antes posible. A veces, sin embargo, un proceso simplemente no está bien diseñado. Tal vez toma demasiados desvíos o requiere demasiados procesos manuales para tener lugar en el lado. Como resultado, la gente puede eludir el proceso por completo, encontrando en última instancia más rápido y más fácil seguir haciéndolo de la manera antigua. Asegúrese de que los nuevos procesos incluyan capacitación, y anime a su equipo a hacer preguntas que le ayuden a entender dónde se pueden mejorar.

Cuando un proceso no se adapta a la realidad cambiante
El rápido cambio tecnológico no sólo afecta a la empresa, sino también a sus clientes y consumidores. Rara vez los procesos pueden ser metafóricamente grabados en piedra sin tener que dar finalmente un doloroso paso adelante en la tecnología para adaptarse a un mercado o una base de clientes cambiantes. Sin embargo, el software de flujo de trabajo adecuado tiene suficiente flexibilidad incorporada y es lo suficientemente potente como para permitirle ajustar los procesos según sea necesario. De esta manera sus procesos no se quedan atrás del estado del arte, y su equipo no se quedará atascado en procesos que están pasados de moda. La gestión de procesos depende de la mejora continua, y su software de flujo de trabajo debería facilitar eso.

Conclusión
A veces los procesos empresariales no funcionan, pero eso no significa que la gestión de los procesos empresariales sea una pérdida de tiempo. Por el contrario, poder probar cosas nuevas es importante en la gestión de procesos, pero hay que estar dispuesto a aceptar cuando un proceso simplemente no está dando resultados y debe ser reconstruido o modificado.

ProcessMaker es un software de flujo de trabajo de código abierto que permite construir procesos de trabajo a través de una interfaz de arrastrar y soltar. Viene con una extensa caja de herramientas a la que se accede a través de la web, por lo que es fácil coordinar los flujos de trabajo en toda la organización, sin importar la dispersión geográfica. También es capaz de interactuar con sus otros sistemas de negocio, incluyendo la gestión de documentos, CRM e inteligencia de negocios. Le animamos a que pruebe nuestra Edición Empresarial, o que descargue nuestra Edición Comunitaria de ProcessMaker y experimente sus capacidades por usted mismo.