Comment déterminer quand votre processus d'entreprise est défaillant

Matt McClintock 25 août 2015 BPM

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Vous avez investi dans un logiciel de flux de travail pour pouvoir automatiser et rationaliser les processus commerciaux, mais parfois ces processus ne fonctionnent tout simplement pas comme prévu. Cela ne signifie pas que la gestion des processus métier ne vous convient pas. Au contraire, cela signifie que vous avez une formidable opportunité d'amélioration et que le bon logiciel de gestion des flux de travail peut apporter un retour sur investissement positif.

Il peut être difficile d'admettre qu'un processus commercial ne fonctionne pas comme vous l'espériez, mais il est important de reconnaître quand cela se produit afin de pouvoir apporter des changements positifs avant que le moral ne soit sapé. Reconnaître un problème est la première étape pour le résoudre. Alors, comment savoir si un processus d'entreprise est défaillant ? Voici quelques signaux.

Quand un processus ne réduit pas les coûts ou n'augmente pas les recettes
Vous automatisez les processus pour de nombreuses raisons, dont les deux principales sont de réduire les coûts ou d'augmenter les recettes. Ces résultats peuvent être obtenus directement ou indirectement. Par exemple, un processus peut être créé pour démontrer la conformité avec les réglementations gouvernementales ou industrielles sans beaucoup de saisie manuelle et de suivi. Cela permet d'économiser du temps (surtout en cas d'audit) et donc de l'argent. Lorsque vous ne pouvez pas indiquer précisément comment un processus réduit les coûts ou contribue à votre résultat net, il est peut-être temps de réévaluer le processus dans son ensemble et de déterminer exactement quelle(s) étape(s) du processus ne fait(font) pas son(leur) poids.

Quand un processus donne des résultats dont personne ne se soucie
Il est parfois possible d'adopter l'enthousiasme de la démo d'un fournisseur de logiciels de gestion des flux de travail ou tout ce que le dernier gourou de la gestion dit être la prochaine grande chose. Mais ils ne travaillent pas tous les jours sur votre lieu de travail et ne peuvent pas voir quels sont les besoins réels de votre organisation. Pouvoir utiliser votre logiciel de gestion des flux de travail pour générer un certain type de rapport peut être une astuce, mais s'il s'agit d'un rapport dont personne ne se soucie et que personne ne lit, il n'a pas beaucoup d'intérêt pour votre organisation. Les logiciels de gestion des flux de travail sont puissants et flexibles, mais ce n'est pas parce que vous pouvez en faire quelque chose que vous devez le faire.

Quand les gens contournent les processus parce qu'ils prennent trop de temps
Lorsque vous mettez en œuvre un nouveau processus, il y aura une période de transition et une courbe d'apprentissage. Il est à espérer que vous disposez d'un logiciel de gestion des flux de travail qui facilite l'apprentissage, afin que votre équipe soit au courant du nouveau processus le plus rapidement possible. Mais il arrive parfois qu'un processus ne soit tout simplement pas bien conçu. Il faut peut-être faire trop de détours ou mettre en place trop de processus manuels en parallèle. Il se peut alors que les gens contournent complètement le processus, trouvant finalement plus rapide et plus facile de continuer à le faire à l'ancienne. Assurez-vous que les nouveaux processus comprennent une formation et encouragez votre équipe à poser des questions qui peuvent vous aider à comprendre où ils peuvent être améliorés.

Quand un processus ne s'adapte pas à une réalité changeante
L'évolution technologique rapide n'affecte pas seulement l'entreprise, mais aussi vos clients et vos consommateurs. Il est rare que les processus puissent être figés métaphoriquement sans qu'il faille finalement faire un pas technologique douloureux pour s'adapter à un marché ou à une clientèle en mutation. Le bon logiciel de gestion des flux de travail, cependant, est suffisamment souple et puissant pour vous permettre d'affiner les processus selon vos besoins. De cette façon, vos processus ne sont pas en retard sur l'état de l'art et votre équipe ne sera pas coincée dans des processus dépassés. La gestion des processus dépend de l'amélioration continue, et votre logiciel de gestion des flux de travail devrait faciliter cette amélioration.

Conclusion
Parfois, les processus commerciaux ne fonctionnent pas, mais cela ne signifie pas que la gestion des processus commerciaux est une perte de temps. Au contraire, pouvoir essayer de nouvelles choses est important dans la gestion des processus, mais il faut être prêt à accepter quand un processus ne fonctionne tout simplement pas et doit être reconstruit ou modifié.

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