Sie haben in Workflow-Software investiert, um Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu rationalisieren, aber manchmal funktionieren diese Prozesse einfach nicht wie geplant. Das bedeutet nicht, dass Geschäftsprozessmanagement nichts für Sie ist. Im Gegenteil, es bedeutet, dass Sie eine hervorragende Möglichkeit zur Verbesserung haben und dass die richtige Workflow-Software eine positive Investitionsrendite bringen kann.
Es kann schwierig sein, zuzugeben, dass ein Geschäftsprozess nicht so funktioniert, wie man es sich erhofft hat, aber es ist wichtig, dies zu erkennen, damit man positive Veränderungen vornehmen kann, bevor die Moral untergeht. Das Erkennen eines Problems ist der erste Schritt zur Lösung des Problems. Woran können Sie also erkennen, dass ein Geschäftsprozess scheitert? Hier sind einige Anzeichen.
Wenn ein Prozess die Kosten nicht senkt oder den Umsatz nicht steigert
Für die Automatisierung von Prozessen gibt es viele Gründe. Die beiden wichtigsten sind die Senkung der Kosten und die Steigerung der Einnahmen. Diese Ergebnisse können direkt oder indirekt zustande kommen. Beispielsweise kann ein Prozess erstellt werden, um die Einhaltung von gesetzlichen oder branchenspezifischen Vorschriften nachzuweisen, ohne dass viele manuelle Eingaben und Nachverfolgungen erforderlich sind. Das wiederum spart Zeit (vor allem im Falle eines Audits) und damit Geld. Wenn Sie keine konkreten Hinweise darauf geben können, wie ein Prozess die Kosten senkt oder zu Ihrem Endergebnis beiträgt, ist es vielleicht an der Zeit, den Prozess insgesamt neu zu bewerten und genau zu bestimmen, welcher Schritt oder welche Schritte des Prozesses nicht ihren Beitrag leisten.
Wenn ein Prozess Ergebnisse liefert, für die sich niemand interessiert
Manchmal ist es möglich, den Enthusiasmus der Demo eines Anbieters von Workflow-Software zu übernehmen oder das, was der neueste Management-Guru als das nächste große Ding bezeichnet. Aber sie arbeiten nicht jeden Tag an Ihrem Arbeitsplatz und können die tatsächlichen Bedürfnisse Ihres Unternehmens nicht erkennen. Die Möglichkeit, mit Ihrer Workflow-Software eine bestimmte Art von Bericht zu erstellen, mag ein netter Trick sein, aber wenn es sich um einen Bericht handelt, der niemanden interessiert und von niemandem gelesen wird, hat er für Ihr Unternehmen keinen großen Nutzen. Workflow-Software ist leistungsstark und flexibel, aber nur weil man etwas damit machen kann, muss man es nicht tun.
Wenn Menschen Prozesse umgehen, weil sie zu lange dauern
Wenn Sie einen neuen Prozess einführen, wird es eine Übergangszeit und eine Lernkurve geben. Hoffentlich haben Sie eine Workflow-Software, die Ihnen das Lernen erleichtert, damit Ihr Team den neuen Prozess so schnell wie möglich beherrscht. Manchmal ist ein Prozess aber auch einfach nicht gut konzipiert. Vielleicht führt er über zu viele Umwege oder erfordert zu viele manuelle Prozesse, die nebenbei ablaufen. Das kann dazu führen, dass die Mitarbeiter den Prozess ganz umgehen und es letztendlich schneller und einfacher finden, ihn auf die alte Art und Weise weiterzuführen. Sorgen Sie dafür, dass die neuen Prozesse geschult werden, und ermutigen Sie Ihr Team, Fragen zu stellen, die Ihnen helfen können, zu verstehen, wo sie verbessert werden können.
Wenn sich ein Prozess nicht an die sich ändernde Realität anpasst
Der rasche technologische Wandel wirkt sich nicht nur auf das Unternehmen aus, sondern auch auf Ihre Kunden und Klienten. Selten können Prozesse metaphorisch in Stein gemeißelt werden, ohne dass man irgendwann einen schmerzhaften technologischen Schritt nach vorne machen muss, um sich an einen veränderten Markt oder Kundenstamm anzupassen. Die richtige Workflow-Software ist jedoch flexibel genug und leistungsstark genug, um eine Feinabstimmung der Prozesse nach Bedarf zu ermöglichen. Auf diese Weise bleiben Ihre Prozesse nicht hinter dem Stand der Technik zurück, und Ihr Team bleibt nicht in veralteten Prozessen stecken. Das Prozessmanagement hängt von der kontinuierlichen Verbesserung ab, und Ihre Workflow-Software sollte dies unterstützen.
Schlussfolgerung
Manchmal funktionieren Geschäftsprozesse nicht, aber das bedeutet nicht, dass Geschäftsprozessmanagement Zeitverschwendung ist. Im Gegenteil, es ist wichtig, neue Dinge auszuprobieren, aber man muss auch bereit sein zu akzeptieren, wenn ein Prozess einfach nicht funktioniert und neu aufgebaut oder geändert werden sollte.
ProcessMaker ist eine Open-Source-Workflow-Software, mit der Sie Arbeitsprozesse über eine Drag-and-Drop-Schnittstelle erstellen können. Die Software verfügt über eine umfangreiche Toolbox, auf die über das Internet zugegriffen werden kann, so dass es einfach ist, Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu koordinieren, unabhängig davon, wie weit Sie geografisch verstreut sind. Es kann auch mit anderen Geschäftssystemen interagieren, z. B. mit Dokumentenmanagement, CRM und Business Intelligence. Testen Sie unsere Enterprise Edition oder laden Sie unsere Community Edition von ProcessMaker herunter und überzeugen Sie sich selbst von den Möglichkeiten.