En qué se diferencian la gestión de documentos y la de registros

Muchas organizaciones creen que la gestión de documentos (DM) y la gestión de registros (RM) requieren los mismos procesos. Sin embargo, existen diferencias clave. A sistema de gestión de documentos está diseñado para facilitar la funcionalidad de los documentos vivosque pueden ser versionados. Hay varios estados de un documento, como borrador, enrutamiento para aprobación, aprobado, y más. Con el sistema de gestión documental adecuado, puede revisar y aprobar documentos y liberarlos para su uso digital. Por otro lado, se puede retirar un documento. Por lo tanto, queda obsoleto y se denomina registro o entidad estática.

Un sistema de gestión de expedientes gestiona los documentos o expedientes obsoletos, que a veces también se denominan entidades no vivas. Se almacenan y se atribuyen. En función de las políticas de retención, se pueden destruir permanentemente. Un sistema de GR y DM necesita que los usuarios finales busquen, recuperen y vean el contenido. Como puede ver, hay diferencias fundamentales, pero también hay algunas coincidencias.

A continuación se presenta una lista de las diferencias que hay que tener en cuenta a la hora de ampliar los sistemas RM y DM:

Gestión de documentos

La gestión de documentos permite seguir el proceso de creación de documentos hasta su finalización para garantizar la responsabilidad y la transparencia. También puede automatizar tareas como el enrutamiento, la aprobación y la garantía de calidad. A continuación se describen los pasos esenciales, que incluyen:

Creación: La versión inicial de un documento se crea a partir de una plantilla en blanco.

Redacción: Un colaborador crea el contenido del documento, que puede incluir texto mecanografiado, formato, hipervínculos, formato y otros elementos basados en el documento. El proceso también puede incorporar a varios colaboradores que pueden trabajar sin sobrescribir otras contribuciones.

Check-out y check-in: Un solo colaborador puede retirar el documento, mientras que los demás usuarios tienen privilegios de "sólo lectura". Una vez que el usuario ha alcanzado su objetivo, el documento se vuelve a registrar para que otro colaborador lo saque. Cada vez que se registra un documento y se actualiza, se crea una versión reciente con un seguimiento de los cambios realizados entre cada versión. Si se realiza una actualización que no funciona para el equipo, éste puede retroceder el documento a una versión anterior.

Coautoría: Varios usuarios pueden trabajar en un documento en paralelo con un bloqueo interno basado en el nivel granular. Por ejemplo, dependiendo del sistema, se puede bloquear un documento a nivel de párrafo.

Montaje: Los documentos complejos pueden requerir un ensamblaje que incluya las condiciones de utilización y revisión del documento.

Aprobación: Dependiendo del documento, puede insertar un proceso de aprobación formal con una firma. Los contratos son un ejemplo. En otros casos, un documento se aprueba mediante la publicación sin necesidad de una aprobación formal.

Revisión: Un editor puede revisar el contenido para comprobar la ortografía, la gramática, el flujo, la información, etc. El sistema de gestión de contenidos puede tener reglas de negocio que asignan un papel a un editor para completar una revisión antes de dar los siguientes pasos.

Revisión: Después de la revisión, el creador de contenidos puede hacer cambios adicionales.

Almacenamiento: Después de que un documento haya pasado por todos los pasos, puedes almacenarlo en un repositorio para que los usuarios finales puedan acceder a él.

Como resultado, un sistema de DM permite la creación de contenidos con transparencia y responsabilidad.

Gestión de registros

Diversas circunstancias exigen una gestión formal de los documentos, ya sea para cumplir con la normativa o para que sirvan de prueba transaccional. Un registro es un contenido de cualquier tipo, como declaraciones de testigos, reclamaciones de seguros, fotografías, etc.

La principal diferencia entre los registros y los documentos es que los registros están completos y no se permiten más cambios. Si se realiza una actualización, el resultado se convierte en un nuevo registro. 

Estos son los procesos asociados a un sistema de gestión de registros:

Normas de retención: Según el entorno normativo y el valor histórico o fiscal, los diferentes tipos de registros tienen normas sobre el tiempo de conservación. Las normas de conservación se asignan en función del contenido.

Disposición: Si un registro no aporta valor empresarial al final de su ciclo de vida, o no está implicado en una auditoría legal, se transfiere a una autoridad legal de control.

Declaración y registro: El registro recibe un identificador único y se coloca en un repositorio.

Controles de acceso: Aunque los usuarios autorizados pueden acceder y leer el registro, no pueden realizar cambios. En algunos casos, pueden actualizar los metadatos.

Registros de auditoría: Los registros de auditoría sirven como documentación final, y también actúan como registros que requieren gestión.

Otras diferencias entre la gestión de documentos y la de expedientes

RM y DM necesitan hablar: En el pasado, los sistemas de GR se centraban en las tecnologías de captura para guardar los contenidos al final de su vida útil y cuando la organización ya no los necesita. Hoy en día, el big data, la detección legal y las normativas exigen una gestión continua de las pistas de auditoría y los registros. Para mantener el cumplimiento de la normativa, un sistema de DM debe interactuar con un sistema de RM.

Uso: Una amplia gama de usuarios dentro de una organización puede acceder a un sistema de gestión de contenidos con frecuencia. Pueden utilizar el contenido para ayudar a la ejecución de las tareas cotidianas relacionadas con el trabajo. En cambio, los usuarios no acceden a los sistemas de MR con tanta frecuencia, ya que la empresa no utiliza los registros con frecuencia. Dado que los sistemas de gestión de documentos se utilizan con mayor frecuencia, es fundamental contar con una interfaz de usuario intuitiva.

Búsqueda sencilla: Un componente crucial de un sistema de gestión de contenidos es la posibilidad de que los usuarios creen, importen, accedan e informen sobre los contenidos. Por lo tanto, un sistema de gestión de contenidos debe incluir una interfaz de búsqueda fácil de usar.

Amplia población de sólo lectura: Los sistemas de gestión de documentos ofrecen acceso a los autores para crear documentos, activar flujos de trabajo, revisar documentos, etc. Por otro lado, un sistema de MR suele ofrecer acceso de sólo lectura a la mayoría de los usuarios. Para reducir la carga del sistema, resulta útil que un sistema de gestión de documentos ofrezca también acceso de sólo lectura a los usuarios que no necesitan crear o revisar el contenido.

Flujo de trabajo electrónico: Los sistemas de gestión de documentos gestionan documentos vivos. Como tales, estos documentos pueden requerir frecuentes actualizaciones y reaprobaciones. Para mantener la eficiencia, es fundamental un flujo de trabajo digital.

Automatización: Algunos sistemas de GR y DM ofrecen automatización para garantizar que los documentos se gestionen y encaminen adecuadamente.

Seguridad: En el caso de un sistema DM, la seguridad es preferible pero no siempre es un requisito. Sin embargo, un sistema de GR requiere seguridad para cumplir con la normativa y la legislación. Las medidas de seguridad pueden incluir el cifrado, la accesibilidad, los registros de auditoría, etc.

Destrucción: Un documento se destruye o se reclasifica como registro. La destrucción de registros suele estar regulada por leyes y directrices estrictas.

Tanto los procesos como los sistemas de gestión de documentos aportan un valor añadido. Los sistemas de gestión de documentos ofrecen responsabilidad para la creación de documentos, mientras que la gestión de registros garantiza que éstos se almacenen y conserven de acuerdo con los mandatos legales. Hoy en día, las organizaciones están avanzando al equipar a los miembros de su equipo con conectores ProcessMaker para ampliar la potencia de los sistemas de gestión de documentos y de gestión documental existentes.