Viele Unternehmen glauben, dass Dokumentenmanagement (DM) und Records Management (RM) die gleichen Prozesse erfordern. Es gibt jedoch wesentliche Unterschiede. A Dokumentenmanagementsystem ist so konzipiert, dass es die Funktionalität für lebende Dokumentedie versioniert werden können. Es gibt verschiedene Zustände eines Dokuments, wie z. B. Entwurf, zur Genehmigung weitergeleitet, genehmigt und mehr. Mit dem richtigen DM-System können Sie Dokumente überprüfen, genehmigen und für die digitale Nutzung freigeben. Auf der anderen Seite können Sie ein Dokument aus dem Verkehr ziehen. Es ist dann veraltet und wird als Datensatz oder statische Entität bezeichnet.
Ein Records Management System verwaltet veraltete Dokumente oder Aufzeichnungen - manchmal werden sie auch als nicht lebende Einheiten bezeichnet. Sie werden gespeichert und zugewiesen. Auf der Grundlage von Aufbewahrungsrichtlinien können Sie sie dauerhaft vernichten. Ein RM- und DM-System benötigt Endbenutzer, um Inhalte zu suchen, abzurufen und anzuzeigen. Wie Sie sehen können, gibt es grundlegende Unterschiede, aber auch einige Überschneidungen.
Nachstehend finden Sie eine Liste der Unterschiede, die Sie bei der Erweiterung Ihrer RM- und DM-Systeme berücksichtigen sollten:
Verwaltung von Dokumenten
Das Dokumentenmanagement verfolgt den Dokumentenprozess von der Erstellung bis zur Fertigstellung, um Verantwortlichkeit und Transparenz zu gewährleisten. Es kann auch Aufgaben wie die Weiterleitung, Genehmigung und Qualitätssicherung automatisieren. Im Folgenden werden die wichtigsten Schritte beschrieben, darunter:
Erstellung: Die erste Version eines Dokuments wird aus einer leeren Vorlage erstellt.
Verfassen: Ein Mitwirkender erstellt den Inhalt des Dokuments, der getippten Text, Formatierungen, Hyperlinks, Formatierungen und andere dokumentenbasierte Elemente umfassen kann. Der Prozess kann auch mehrere Autoren einbeziehen, die arbeiten können, ohne andere Beiträge zu überschreiben.
Auschecken und Einchecken: Ein einzelner Mitwirkender kann das Dokument auschecken, während andere Benutzer "nur" Leserechte haben. Sobald der Benutzer sein Ziel erreicht hat, wird das Dokument wieder eingecheckt, damit ein anderer Mitarbeiter es auschecken kann. Jedes Mal, wenn ein Dokument eingecheckt und aktualisiert wird, wird eine neue Version erstellt, in der die zwischen den einzelnen Versionen vorgenommenen Änderungen festgehalten werden. Wenn eine Aktualisierung vorgenommen wird, die für das Team nicht geeignet ist, kann es das Dokument auf eine frühere Version zurücksetzen.
Koautorschaft: Mehrere Benutzer können parallel an einem Dokument arbeiten, wobei die interne Sperre auf der Granularitätsebene basiert. Je nach System können Sie ein Dokument zum Beispiel auf Absatzebene sperren.
Zusammenstellung: Komplexe Dokumente können eine Zusammenstellung erfordern, die Bedingungen für die Nutzung und Überarbeitung des Dokuments enthält.
Freigabe: Je nach Dokument können Sie einen formellen Genehmigungsprozess mit einer Unterschrift einfügen. Verträge sind ein Beispiel dafür. In anderen Fällen wird ein Dokument durch Veröffentlichung genehmigt, ohne dass eine formelle Genehmigung erforderlich ist.
Überprüfung: Ein Redakteur kann den Inhalt auf Rechtschreibung, Grammatik, Fluss, Informationen usw. überprüfen. Das DM-System kann über Geschäftsregeln verfügen, die einem Redakteur eine Rolle zuweisen, um eine Überprüfung abzuschließen, bevor die nächsten Schritte unternommen werden.
Überarbeitung: Nach der Überprüfung kann der Ersteller der Inhalte weitere Änderungen vornehmen.
Speicherung: Nachdem ein Dokument alle Schritte durchlaufen hat, können Sie es in einem Repository speichern, auf das Endbenutzer zugreifen können.
Daher ermöglicht ein DM-System die Erstellung von Inhalten mit Transparenz und Verantwortlichkeit.
Verwaltung der Aufzeichnungen
Verschiedene Umstände erfordern eine formelle Verwaltung von Dokumenten, sei es, um die Vorschriften einzuhalten oder um als Transaktionsnachweis zu dienen. Eine Aufzeichnung ist jede Art von Inhalt, z. B. Zeugenaussagen, Versicherungsansprüche, Fotos usw.
Der Hauptunterschied zwischen Datensätzen und Dokumenten besteht darin, dass Datensätze vollständig sind und keine weiteren Änderungen erlaubt sind. Wenn eine Aktualisierung vorgenommen wird, wird das Ergebnis ein neuer Datensatz.
Im Folgenden werden die mit einem Records Management System verbundenen Prozesse beschrieben:
Aufbewahrungsregeln: Je nach dem rechtlichen Umfeld und dem historischen oder steuerlichen Wert, gibt es für verschiedene Arten von Unterlagen Regeln, wie lange sie aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsregeln werden dann auf der Grundlage des Inhalts zugewiesen.
Vernichtung: Wenn ein Datensatz am Ende seines Lebenszyklus keinen geschäftlichen Wert mehr hat oder nicht in eine rechtliche Prüfung einbezogen ist, wird er an eine kontrollierende rechtliche Behörde übertragen.
Erklärung und Registrierung: Der Datensatz erhält einen eindeutigen Identifikator und wird in ein Repository aufgenommen.
Zugangskontrollen: Autorisierte Benutzer können zwar auf den Datensatz zugreifen und ihn lesen, aber keine Änderungen vornehmen. In einigen Fällen können sie die Metadaten aktualisieren.
Prüfpfade: Audit-Protokolle dienen als abschließende Dokumentation und sind gleichzeitig verwaltungspflichtige Aufzeichnungen.
Weitere Unterschiede zwischen Dokumenten- und Records-Management
RM und DM müssen reden: In der Vergangenheit konzentrierten sich RM-Systeme auf die Erfassung von Technologien zur Speicherung von Inhalten am Ende ihrer Lebensdauer und wenn das Unternehmen sie nicht mehr benötigt. Heute erfordern Big Data, rechtliche Offenlegung und Vorschriften eine kontinuierliche Verwaltung von Prüfpfaden und Aufzeichnungen. Um die Compliance zu gewährleisten, muss ein DM-System mit einem RM-System interagieren.
Verwendung: Ein breites Spektrum von Benutzern innerhalb einer Organisation kann häufig auf ein DM-System zugreifen. Sie können die Inhalte zur Erledigung ihrer täglichen Aufgaben nutzen. Auf der anderen Seite greifen die Benutzer nicht so häufig auf RM-Systeme zu, da die Datensätze im Unternehmen nicht so häufig verwendet werden. Da DM-Systeme häufiger verwendet werden, ist eine intuitive Benutzeroberfläche von entscheidender Bedeutung.
Einfache Suche: Eine entscheidende Komponente eines DM-Systems ist die Möglichkeit für Benutzer, Inhalte zu erstellen, zu importieren, darauf zuzugreifen und darüber zu berichten. Daher sollte ein DM-System über eine benutzerfreundliche Suchoberfläche verfügen.
Große Population nur zur Ansicht: DM-Systeme bieten Autoren Zugang, um Dokumente zu erstellen, Workflows auszulösen, Dokumente zu überarbeiten und vieles mehr. Andererseits bietet ein RM-System den meisten Benutzern nur Lesezugriff. Um die Systembelastung zu verringern, ist es hilfreich, wenn ein DM-System auch Benutzern, die den Inhalt nicht erstellen oder überarbeiten müssen, nur Lesezugriff bietet.
Elektronischer Arbeitsablauf: DM-Systeme verwalten lebende Dokumente. Diese Dokumente müssen unter Umständen häufig aktualisiert und neu genehmigt werden. Um die Effizienz zu erhalten, ist ein digitaler Arbeitsablauf entscheidend.
Automatisierung: Einige RM- und DM-Systeme bieten Automatisierungsmöglichkeiten, um sicherzustellen, dass die Dokumente angemessen verwaltet und weitergeleitet werden.
Sicherheit: Im Falle eines DM-Systems ist Sicherheit erwünscht, aber nicht immer eine Voraussetzung. Ein RM-System erfordert jedoch Sicherheit für die Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen. Zu den Sicherheitsmaßnahmen können Verschlüsselung, Zugänglichkeit, Prüfpfade und mehr gehören.
Vernichtung: Ein Dokument wird vernichtet oder als Aufzeichnung umklassifiziert. Die Aktenvernichtung ist in der Regel durch Gesetze und strenge Richtlinien geregelt.
Sowohl Dokumenten- als auch Records-Management-Prozesse und -Systeme bringen einen zusätzlichen Nutzen. DM-Systeme bieten die Möglichkeit, die Erstellung von Dokumenten nachzuvollziehen, während das Records Management dafür sorgt, dass die Unterlagen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften gespeichert und aufbewahrt werden. Heutzutage gehen Organisationen voran, indem sie ihre Teammitglieder ausstatten mit ProcessMaker-Konnektoren ausstatten, um die Leistungsfähigkeit bestehender DM- und RM-Systeme zu erweitern.
