Todo lo que siempre quiso saber sobre la administración digital y en papel

Son frecuentes los análisis que subrayan los retos y las objeciones a la administración digital sin prestar atención a los aspectos positivos. Al mismo tiempo, se echa a un lado la administración en papel, nombrada como un fósil de los viejos tiempos sin ninguna ventaja sobre la administración digital. En realidad, ninguna de las dos cosas es cierta.

Aunque es digno de notificar que la mejora de la técnica está conquistando poco a poco los antiguos métodos. Muchas objeciones a este método han disminuido gracias a las soluciones mejor pensadas, a la mejora de la técnica de búsqueda y al aumento de la fiabilidad en general. Para dar una visión clara, ahora se evaluará cada tipo específico de administración.

Administración del papel

Cuando hablamos de la administración del papel, nos referimos al almacenamiento físico de los documentos. Los cínicos dirán que casi todo el almacenamiento es, en esencia, físico. Sin embargo, para el propósito de este blog, la definición inicial será suficiente.

Confíe en

Un primer aspecto importante de la administración en general es la confianza. Me viene a la mente una cita de un famoso escritor francés, Gustave Flaubert "No hay verdad. Sólo hay percepción". Esto es específicamente cierto en la confianza. La percepción de lo seguro, preciso o útil que es un sistema vale más que lo que realmente es. Los métodos de administración en papel tienen un largo historial. Durante cientos de años esta técnica ha bastado y ha sido siempre suficiente.

En los últimos tiempos no se han registrado grandes escándalos con la administración "normal" en papel, pero sí muchos con la digital, como los papeles de Panamá, los papeles del paraíso y la filtración de miles de documentos digitales por parte de Wikileaks. Junto con las frecuentes filtraciones de datos, el robo de números de tarjetas de crédito y direcciones de correo electrónico, no es de extrañar que se dude de un enfoque digital.

Fiabilidad

Al igual que la confianza, la fiabilidad es un argumento subjetivo para la administración del papel. Esto no significa que deba considerarse inválida, sino con el escepticismo adecuado. La sensación de fiabilidad de la administración en papel proviene de la comprensión de lo que le ocurre a un documento una vez almacenado. Es decir, que en la mayoría de los casos no pasa nada. Un documento se pone en una carpeta, y más tarde se sacará de la carpeta. Mientras que esto es claro y poco complicado, un proceso digital hace que esta parte sea invisible. Incluso si el proceso es exactamente el mismo, un documento se almacena y algún tiempo después se saca de la carpeta, la falta de transparencia disminuye la fiabilidad.

El sencillo proceso garantiza que un documento seguirá estando disponible una vez almacenado. Y cuando se destruya, no estará disponible. Esta sencillez fiable es atractiva y sirve para compensar algunos de los inconvenientes de esta forma de mantener los registros de los empleados.

Práctico y de poca inversión

Es innegable que es más fácil dejarlo como está. Al final, sopesados cuidadosamente los pros y los contras, cambiar un sistema administrativo es una inversión, que requiere tiempo y atención para ser adoptada. Mantener un sistema que ya funciona y está profundamente arraigado es simplemente más fácil.

Cuestiones jurídicas

Una de las áreas que más tarda en desarrollarse en el ámbito de la informática es el derecho. Las leyes existentes sobre la administración en papel son claras y comprensibles. En el caso de las soluciones digitales, existe la posibilidad de interpretarlas. No hay directrices claras sobre la seguridad y la validez de la gestión de registros digitales. Algunos sistemas legales son más claros que otros, y con la entrada en vigor del GDPR ya se ha dado un gran paso adelante en cuanto a claridad. Todavía hay muchas preguntas sin responder y encontrar estas respuestas podría ser un proceso costoso y largo.

Insight

Al igual que la confianza y la fiabilidad, este problema se debe a la falta de transparencia del proceso. Tanto los programas informáticos complicados como los sencillos no están diseñados para que sus partes sean estudiadas por los usuarios. Se puede desmontar un reloj y ver cada fragmento, y con la suficiente capacidad de razonamiento se puede determinar qué debe hacer cada parte. No se requiere una visión o un acceso particular para ver lo que ocurre en el interior. La mayoría de los programas informáticos, sin embargo, están diseñados para ser una caja negra, inaccesible para el usuario que depende del resultado. Incluso el software que es accesible para ver, sigue siendo inaccesible para entender por falta de conocimiento.

Aquí, la administración del papel es un reloj. Se puede seguir cada parte del proceso y se puede determinar la consecuencia de cada acción. Pero con la administración digital se oculta, de forma intencionada o no. Esto hace que no esté claro qué ocurre con qué datos. No está claro que la salida que vemos del sistema sea realmente toda la salida que se produce. Estas preocupaciones influyen mucho en la confianza, pero también potencian la necesidad de conocimiento, que es claramente más fuerte en el enfoque anticuado de la gestión de documentos de recursos humanos.

Desvinculación de la responsabilidad

Un argumento menos obvio, pero definitivamente observable, es el desapego a la responsabilidad. Es un efecto curioso, que surge de la pregunta: "¿Quién es el responsable?". En la situación del papel es una respuesta relativamente sencilla: La persona que tiene la llave. Cuando un archivador está centralizado y custodiado por una o un grupo de personas, éstas pueden ser responsables. Responsable de lo que hay dentro de un archivo de personal, de quién accede a él y de lo que se hace con él. Descentralizar un punto de acceso y dar a más personas la posibilidad de entrar en estos archivos, podría desligar a este grupo dedicado de su responsabilidad y, como consecuencia, de su vigilancia que es tan importante para el buen mantenimiento de los registros.

Destrucción

Ya hemos hablado recientemente de la destrucción de documentos en papel y digitales, así que no entraremos en detalles esta vez. Sin embargo, como ya hemos mencionado, la destrucción de un documento es una parte vital de la conformidad, y es uno de los tres pilares que generan valor a través del mantenimiento de registros. Encontrar los documentos que hay que destruir es más difícil, pero no imposible, en los archivos de papel. Pero destruirlos realmente puede considerarse más fácil. La mayoría de los documentos que se encuentran en un expediente de personal son formularios que se imprimen y rellenan a mano, o copias de algo. Esto significa que la única versión que existe es la versión física dentro del expediente. Destruir esta única versión es suficiente para cumplir, lo que hace que el proceso sea fácil y comprensible.

La destrucción digital plantea un reto mayor, teniendo en cuenta que incluso el término "destrucción" ya es motivo de discusión. Porque la simple eliminación de un documento, ya no es suficiente para llamarlo destruido. Una vez más, la falta de transparencia y la falta de claridad obstaculizan enormemente este proceso.

Administración digital

Después de la lista anterior, que contiene muchas cosas que hacen que la administración en papel sea una mejor opción que la administración digital, la motivación para cambiar a un sistema digital podría verse algo disminuida. Un sistema, las personas y la sociedad en su conjunto, hacen que estas claras ventajas sean menos válidas. La honestidad me permite decir que mi preferencia personal va hacia los sistemas digitales, después de todo yo también soy un producto de mi generación. Aunque se ha intentado hacer una crítica honesta, es posible que esté coloreada por esta preferencia.

Innovación

Quizá la ventaja más importante del almacenamiento de documentos digitales, y al menos la característica que hace posible todas las demás, sea la innovación. El software de contenidos que se utiliza para el almacenamiento de estos documentos está sujeto a continuas innovaciones y cambios. Los cambios en la seguridad, la accesibilidad o la ubicación no requieren grandes inversiones en infraestructura, sino, por cierto, un pequeño cambio en el software.

Un nuevo enfoque del mantenimiento de registros puede llegar a miles de pequeñas oficinas con sólo pulsar un botón, sustituyendo en gran medida la necesidad de una larga formación y evitando que los procesos se desarrollen de forma diferente en cada lugar. Las empresas que desarrollan estas soluciones de contenido se centran en implementar cada día nuevas y mejores versiones de su producto.

Adaptabilidad

Lo bueno de un software bien diseñado y construido es que se adapta a las necesidades de una empresa. Se puede adaptar a lo que una empresa solicita, y se puede optar por no implementar las características que no se utilizan. Por ejemplo, para las pequeñas empresas una función de búsqueda puede ser menos importante que para las grandes, y para un solo responsable no es necesaria una división de roles múltiples, mientras que para los grandes equipos puede ser necesario un acceso restringido. Ofrece un proceso personalizado con muchas más funciones que una administración normal en papel.

Seguridad

Este tema es muy debatido, y muchos no estarán de acuerdo con el punto de vista de que los datos digitales son más seguros. Es cierto que la seguridad en este ámbito concreto se ha visto comprometida en varias ocasiones, pero al mismo tiempo la administración del papel se enfrenta exactamente al mismo problema. En este sentido, la guerra no ha cambiado, sólo las armas.

Pero varios aspectos de la seguridad están mejor organizados en la administración digital. Especialmente la autorización, que se puede hacer más fácilmente y no depende de una clave o ubicación, y la seguridad de los documentos. Los expedientes digitales apenas se deterioran y es más fácil protegerlos contra las catástrofes naturales o provocadas por el hombre.

Escalabilidad

Otro punto fuerte de las soluciones digitales es la escalabilidad. Muy relacionada con la adaptabilidad, la escalabilidad garantiza que si se produce un cambio en la organización, ya sea de tamaño o de división, el sistema puede escalar con él fácilmente. Uno de los cambios más evidentes en una organización es el crecimiento. Especialmente el crecimiento rápido o a largo plazo, plantea desafíos en la infraestructura de una empresa, también en las formas tradicionales de mantenimiento de registros. Cuando el número de empleados aumenta, la cantidad de retos y problemas evidentes crece exponencialmente. La prueba es que las empresas con diez empleados tienen exactamente los mismos problemas y deficiencias que las empresas con cien.

No sólo en el tamaño, sino también en la división es posible un cambio. Externalizar departamentos a otros países, separar una empresa con diferentes niveles de (in)dependencia o abrir una nueva oficina. El sistema de gestión documental adecuado puede adaptarse a cualquier necesidad.

El trabajo de las máquinas y los errores humanos

Muchos de los registros de documentos adecuados se centran en mantener los expedientes en regla. Pero esto es más fácil de decir que de hacer. Como ya se ha dicho, el cumplimiento de la normativa es un tema difícil. Con las soluciones avanzadas que existen hoy en día, gran parte de este trabajo puede automatizarse. La gestión automática de la retención, los informes sobre los expedientes que faltan y el archivado correcto se hacen automáticamente. Reduciendo tanto la inversión necesaria de un trabajador humano como el error humano. La creación de más técnicas, y más inteligentes, reducirá aún más el factor humano, haciendo que la gestión de los documentos de recursos humanos sea más eficiente y cumpla con las normas.

Gestión del ciclo de vida

La gestión del ciclo de vida es uno de los mayores retos en la gestión de documentos de recursos humanos. Cuándo destruir, actualizar, sustituir o añadir un documento sigue siendo un gran problema, que se lleva la mayor parte del tiempo y el esfuerzo de la gestión de expedientes. Al automatizar en gran medida este proceso y requerir una entrada mínima, un proceso grande y a menudo descoordinado se reduce a una tarea regular pero pequeña.

Ventajas espaciales, económicas y ecológicas

El mantenimiento de registros digitales tiene varias pequeñas ventajas, que la mayoría consideraría adicionales o pequeñas. Sin embargo, especialmente en las grandes organizaciones, estas ventajas tienen un enorme impacto en diferentes aspectos.

Los registros digitales hacen, obviamente, que los registros en papel queden obsoletos. Esto ahorra espacio de almacenamiento, costes de impresión y reduce la huella de carbono al disminuir tanto el coste del papel como el de la tinta de la impresora. Las empresas más pequeñas podrían considerar que esto no es una razón de peso para cambiar, por otro lado también forma parte de una imagen moderna y ecológica que cada vez es más importante. Para las empresas más grandes el efecto puede ser más claro. Sin embargo, no cometas el error de valorarlo demasiado bajo, no es anormal tener diez millones de papeles, todos impresos y almacenados en algún lugar.

Buscando en

Incluso el mayor crítico del mantenimiento de registros digitales de los empleados debe admitir que encontrar un documento que está en un ordenador es más fácil que uno almacenado en un armario, con otros cien documentos en el mismo cajón. Recuperar un documento concreto es como encontrar una aguja en un montón y poder buscar simplemente ya supone una enorme diferencia.

Le hemos proporcionado una comparación de tarifas entre la administración en papel y la digital, ahora le toca a usted decidir qué le conviene más.