In vielen Analysen werden häufig die Herausforderungen und Einwände gegen die digitale Verwaltung hervorgehoben, ohne die positiven Seiten zu berücksichtigen. Gleichzeitig wird die Papierverwaltung als Fossil aus alten Zeiten ohne jegliche Vorteile gegenüber der digitalen Verwaltung abgetan. Beides ist eigentlich nicht wahr.
Es ist jedoch erwähnenswert, dass die verbesserte Technik langsam die alten Methoden verdrängt. Viele Einwände gegen diese Methode werden durch besser durchdachte Lösungen, verbesserte Suchtechniken und zunehmende Zuverlässigkeit insgesamt entkräftet. Um einen klaren Überblick zu geben, wird nun jede spezifische Art der Verwaltung bewertet.
Papierverwaltung
Wenn wir über Papierverwaltung sprechen, meinen wir die physische Aufbewahrung von Dokumenten. Der Zyniker wird feststellen, dass fast alle Aufbewahrungsvorgänge im Grunde genommen physisch sind. Für die Zwecke dieses Blogs reicht jedoch die ursprüngliche Definition aus.
Vertrauen
Ein erster wichtiger Aspekt der Verwaltung im Allgemeinen ist das Vertrauen. Dazu fällt mir ein Zitat des berühmten französischen Schriftstellers Gustave Flaubert ein: "Es gibt keine Wahrheit. Es gibt nur die Wahrnehmung.". Dies trifft insbesondere auf das Vertrauen zu. Die Wahrnehmung, wie sicher, genau oder nützlich ein System ist, ist mehr wert als das, was es tatsächlich ist. Die Methoden der Papierverwaltung haben eine lange Geschichte. Seit Hunderten von Jahren hat diese Technik ausgereicht und war immer ausreichend.
In jüngster Zeit wurden keine großen Skandale mit "normaler" Papierverwaltung gemeldet, sondern viele mit digitaler Verwaltung, darunter die Panama Papers, die Paradise Papers und das Durchsickern von Tausenden digitaler Dokumente durch Wikileaks. Zusammen mit den häufig gemeldeten Datenlecks, gestohlenen Kreditkartennummern und E-Mail-Adressen ist es kein Wunder, dass es Zweifel an einem digitalen Ansatz gibt.
Verlässlichkeit
Wie das Vertrauen ist auch die Zuverlässigkeit ein subjektives Argument für die Papierverwaltung. Dies bedeutet nicht, dass es als ungültig betrachtet werden sollte, sondern eher mit angemessener Skepsis. Das Gefühl der Verlässlichkeit der Papierverwaltung rührt daher, dass man weiß, was mit einem Dokument passiert, wenn es einmal gespeichert ist. Das heißt, in den meisten Fällen wird nichts passieren. Ein Dokument wird in einen Ordner gelegt, und später wird es wieder aus dem Ordner herausgenommen. Während dies klar und unkompliziert ist, macht ein digitaler Prozess diesen Teil unsichtbar. Auch wenn der Vorgang genau derselbe ist, ein Dokument wird gespeichert und einige Zeit später wieder aus dem Ordner genommen, verringert die fehlende Transparenz die Zuverlässigkeit.
Das einfache Verfahren garantiert, dass ein einmal gespeichertes Dokument immer noch verfügbar ist. Und wenn es vernichtet wird, ist es nicht mehr verfügbar. Diese verlässliche Unkompliziertheit ist ansprechend und dient als starker Ausgleich für einige der Nachteile dieser Form der Aufbewahrung von Mitarbeiterunterlagen.
Praktisch und geringe Investition
Es ist unbestreitbar einfacher, alles so zu belassen, wie es ist. Nach sorgfältiger Abwägung der Vor- und Nachteile ist die Änderung eines Verwaltungssystems eine Investition, die Zeit und Aufmerksamkeit erfordert. Die Beibehaltung eines bereits funktionierenden und fest verankerten Systems ist einfach einfacher.
Rechtliche Fragen
Einer der Bereiche, der sich im IT-Bereich nur langsam entwickelt, ist das Recht. Die bestehenden Gesetze für die Papierverwaltung sind klar und verständlich. Bei digitalen Lösungen ist eine gewisse Auslegung möglich. Es gibt keine klaren Richtlinien zur Sicherheit und Gültigkeit der digitalen Aktenverwaltung. Einige Rechtssysteme sind klarer als andere, und mit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung wurde bereits ein großer Schritt in Richtung Klarheit getan. Es gibt noch viele unbeantwortete Fragen, und die Suche nach Antworten kann ein kostspieliger und langwieriger Prozess sein.
Einsicht
Ähnlich wie bei Vertrauen und Zuverlässigkeit liegt die Ursache für dieses Problem in der mangelnden Transparenz des Prozesses. Sowohl komplizierte als auch einfache Software ist nicht darauf ausgelegt, dass ihre Teile von den Benutzern untersucht werden. Man kann eine Uhr auseinandernehmen und jedes einzelne Teil betrachten, und mit genügend logischem Denken kann man feststellen, was jedes Teil zu tun hat. Man braucht keinen besonderen Einblick oder Zugang, um zu sehen, was im Inneren passiert. Die meiste Software ist jedoch so konzipiert, dass sie eine Blackbox ist, unzugänglich für den Benutzer, der auf das Ergebnis angewiesen ist. Selbst Software, die man sehen kann, bleibt aufgrund mangelnder Kenntnisse unzugänglich, um sie zu verstehen.
Hier ist die Papierverwaltung eine Uhr. Jeder Teil des Prozesses kann verfolgt werden, und die Folgen jeder Handlung können bestimmt werden. Aber bei der digitalen Verwaltung ist sie versteckt, entweder absichtlich oder unabsichtlich. Das macht es unklar, was mit welchen Daten geschieht. Es ist unklar, ob der Output, den wir vom System sehen, tatsächlich der gesamte Output ist, der produziert wird. Diese Bedenken schaden nicht nur dem Vertrauen, sondern verstärken auch das Bedürfnis nach Einsicht, das beim altmodischen Ansatz des Human Resource Document Management deutlich stärker ausgeprägt ist.
Freisein von Verantwortung
Ein weniger offensichtliches, aber durchaus zu beobachtendes Argument ist der Verzicht auf Verantwortung. Es ist ein merkwürdiger Effekt, der sich aus der Frage ergibt: "Wer ist verantwortlich?". Auf dem Papier ist diese Frage relativ einfach zu beantworten: Die Person, die den Schlüssel hat. Wenn ein Aktenschrank zentralisiert und von einer Person oder einer Gruppe von Personen bewacht wird, können diese zur Verantwortung gezogen werden. Verantwortlich dafür, was sich in einer Personalakte befindet, wer darauf zugreift und was damit gemacht wird. Wenn man den Zugang dezentralisiert und mehr Personen die Möglichkeit gibt, sich Zugang zu den Akten zu verschaffen, könnte diese spezielle Gruppe von ihrer Verantwortung und folglich von ihrer Wachsamkeit, die für eine gute Aktenführung so wichtig ist, entbunden werden.
Zerstörung
Wir haben vor kurzem über die Vernichtung von Papier- und digitalen Dokumenten gesprochen, so dass wir dieses Mal nicht ins Detail gehen werden. Wie bereits erwähnt, ist die Vernichtung eines Dokuments jedoch ein wesentlicher Bestandteil der Einhaltung von Vorschriften und eine der drei Säulen, die durch die Aufbewahrung von Unterlagen einen Mehrwert schaffen. Das Auffinden von Dokumenten, die vernichtet werden müssen, ist in Papierakten schwieriger, aber nicht unmöglich. Sie tatsächlich zu vernichten, kann jedoch als einfacher angesehen werden. Bei den meisten Dokumenten in einer Personalakte handelt es sich um Formulare, die ausgedruckt und von Hand ausgefüllt wurden, oder um Kopien von etwas. Das bedeutet, dass die einzige Version, die existiert, die physische Version in der Akte ist. Die Vernichtung dieser einen Version reicht aus, um die Anforderungen zu erfüllen, was einen einfachen und verständlichen Prozess darstellt.
Die digitale Vernichtung stellt eine größere Herausforderung dar, wenn man bedenkt, dass bereits der Begriff "Vernichtung" Anlass zur Diskussion gibt. Denn das einfache Entfernen eines Dokuments reicht nicht mehr aus, um es als vernichtet zu bezeichnen. Auch hier erschweren mangelnde Transparenz und Unklarheit diesen Prozess erheblich.
Digitale Verwaltung
Nach der vorangegangenen Aufzählung vieler Dinge, die eine Papierverwaltung gegenüber einer digitalen Verwaltung vorteilhafter machen, könnte die Motivation, auf ein digitales System umzusteigen, etwas nachlassen. Ein System, Menschen und die Gesellschaft als Ganzes machen diese klaren Vorteile weniger gültig. Ehrlicherweise muss ich sagen, dass ich persönlich digitale Systeme bevorzuge, schließlich bin ich auch ein Produkt meiner Generation. Obwohl der Versuch unternommen wurde, einen ehrlichen Bericht zu schreiben, ist er möglicherweise durch diese Vorliebe gefärbt.
Innovation
Der vielleicht wichtigste Vorteil der digitalen Aktenführung und zumindest das Merkmal, das alle anderen möglich macht, ist die Innovation. Content-Software, die für die Speicherung dieser Dokumente verwendet wird, ist ständigen Innovationen und Änderungen unterworfen. Änderungen bei der Sicherheit, der Zugänglichkeit oder dem Standort erfordern keine hohen Investitionen in die Infrastruktur, sondern nur eine kleine Änderung der Software.
Ein neuer Ansatz für die Aktenführung kann per Knopfdruck in Tausende von kleinen Büros gebracht werden und ersetzt weitgehend die Notwendigkeit langer Schulungen und verhindert Prozesse, die überall ein wenig anders ablaufen. Die Unternehmen, die diese Inhaltslösungen entwickeln, konzentrieren sich darauf, jeden Tag neuere und bessere Versionen ihrer Produkte zu implementieren.
Anpassungsfähigkeit
Das Schöne an einer gut konzipierten und erstellten Software ist, dass sie sich an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen lässt. Sie kann an die Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden, und Funktionen, die nicht gebraucht werden, können nicht implementiert werden. So kann zum Beispiel für kleine Unternehmen eine Suchfunktion weniger wichtig sein als für große Unternehmen, und für einen einzelnen Verantwortlichen ist eine Aufteilung in mehrere Rollen nicht notwendig, während für große Teams ein eingeschränkter Zugang erforderlich sein kann. Es bietet einen maßgeschneiderten Prozess mit viel mehr Funktionen als eine normale Papierverwaltung.
Sicherheit
Dieses Thema ist sehr umstritten, und viele werden dem Standpunkt, dass digitale Daten sicherer sind, nicht zustimmen. Es stimmt, dass die Sicherheit in diesem speziellen Bereich mehrfach beeinträchtigt wurde, aber gleichzeitig steht die Papierverwaltung vor genau demselben Problem. In diesem Sinne hat sich der Krieg nicht geändert, nur die Waffen.
Aber mehrere Sicherheitsaspekte sind in der digitalen Verwaltung besser organisiert. Vor allem die Autorisierung, die einfacher erfolgen kann und nicht von einem Schlüssel oder Standort abhängig ist, und die Sicherheit der Dokumente. Digitale Akten werden kaum bis gar nicht beschädigt und sind leichter vor Naturkatastrophen und vom Menschen verursachten Katastrophen zu schützen.
Skalierbarkeit
Ein weiterer starker Punkt digitaler Lösungen ist die Skalierbarkeit. Die Skalierbarkeit ist eng mit der Anpassungsfähigkeit verbunden und garantiert, dass das System bei einer Veränderung der Organisation, sei es in der Größe oder in der Abteilung, problemlos mitwachsen kann. Eine der offensichtlichsten Veränderungen in einer Organisation ist das Wachstum. Vor allem langfristiges oder schnelles Wachstum stellt Herausforderungen an die Infrastruktur eines Unternehmens, auch an traditionelle Formen der Buchführung. Wenn die Zahl der Mitarbeiter steigt, wächst die Zahl der Herausforderungen und eklatanten Probleme exponentiell. Der Beweis dafür ist, dass Unternehmen mit zehn Mitarbeitern genau dieselben Probleme und Unzulänglichkeiten haben wie Unternehmen mit hundert Mitarbeitern.
Nicht nur in der Größe, sondern auch in der Aufteilung ist eine Veränderung möglich. Die Auslagerung von Abteilungen in andere Länder, die Aufteilung eines Unternehmens mit unterschiedlichen (Un-)Abhängigkeiten oder die Gründung eines neuen Büros. Das richtige Dokumentenmanagementsystem kann sich an jeden Bedarf anpassen.
Maschinenarbeit und menschliches Versagen
Ein Großteil der ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Dokumenten konzentriert sich darauf, dass die Dossiers den Vorschriften entsprechen. Doch das ist leichter gesagt als getan. Wie bereits erwähnt, ist die Einhaltung der Vorschriften ein schwieriges Thema. Mit den fortschrittlichen Lösungen, die heute zur Verfügung stehen, kann ein großer Teil dieser Arbeit automatisiert werden. Automatische Aufbewahrungsverwaltung, Berichterstattung über fehlende Akten und ordnungsgemäße Ablage erfolgen automatisch. Dadurch werden sowohl die Investitionen, die ein menschlicher Mitarbeiter tätigen muss, als auch die menschlichen Fehler reduziert. Durch die Entwicklung weiterer und intelligenterer Techniken wird der menschliche Faktor noch weiter reduziert, so dass die Verwaltung von Personaldokumenten effizienter wird und die Vorschriften besser eingehalten werden.
Lebenszyklus-Management
Das Lebenszyklusmanagement ist eine der größten Herausforderungen bei der Verwaltung von Personaldokumenten. Wann ein Dokument zu vernichten, zu aktualisieren, zu ersetzen oder hinzuzufügen ist, bleibt ein großes Problem, das den größten Teil der Zeit und des Aufwands der Dossierverwaltung in Anspruch nimmt. Indem dieser Prozess weitgehend automatisiert wird und nur minimale Eingaben erfordert, wird ein großer und oft unkoordinierter Prozess auf eine regelmäßige, aber kleine Aufgabe reduziert.
Räumliche, wirtschaftliche und ökologische Vorteile
Es gibt mehrere kleine Vorteile der digitalen Aktenführung, die die meisten als zusätzlich oder geringfügig ansehen würden. Vor allem in großen Organisationen haben diese Vorteile jedoch große Auswirkungen auf verschiedene Aspekte.
Digitale Aufzeichnungen machen Papieraufzeichnungen natürlich überflüssig. Dies spart Speicherplatz, Druckkosten und verringert den ökologischen Fußabdruck, da sowohl die Kosten für Papier als auch für Druckertinte sinken. Für kleinere Unternehmen ist dies vielleicht kein triftiger Grund für eine Umstellung, andererseits ist es auch Teil eines modernen und grünen Images, das immer wichtiger wird. Für größere Unternehmen sind die Auswirkungen vielleicht deutlicher. Machen Sie jedoch nicht den Fehler, die Kosten zu niedrig anzusetzen, denn es ist nicht ungewöhnlich, zehn Millionen Stück Papier zu haben, die alle ausgedruckt und irgendwo gelagert werden.
Suche auf
Selbst der größte Kritiker der digitalen Personalakten muss zugeben, dass es einfacher ist, ein Dokument in einem Computer zu finden als eines, das in einem Schrank mit hundert anderen Dokumenten in derselben Schublade liegt. Ein bestimmtes Dokument zu finden ist wie eine Nadel im Stapel, und die Möglichkeit, einfach zu suchen, macht schon einen enormen Unterschied.
Wir haben für Sie einen Preisvergleich zwischen Papier- und digitaler Verwaltung durchgeführt, und nun müssen Sie entscheiden, was für Sie am besten geeignet ist.
