Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur l'administration numérique et papier

De nombreuses analyses sont fréquentes, soulignant les défis et les objections à l'administration numérique sans prêter attention aux aspects positifs. Dans le même temps, l'administration papier est mise à l'écart, qualifiée de fossile des temps anciens sans aucun avantage par rapport à l'administration numérique. En réalité, ni l'un ni l'autre n'est vrai.

Il convient toutefois de noter que l'amélioration de la technique est en train de vaincre lentement les anciennes méthodes. De nombreuses objections à cette méthode s'estompent en raison de solutions mieux pensées, d'une technique de recherche améliorée et d'une fiabilité globalement accrue. Pour donner une vue d'ensemble claire, nous allons maintenant évaluer chaque type spécifique d'administration.

Administration du papier

Lorsque nous parlons d'administration du papier, nous parlons de stockage physique des documents. Le cynique estimera que presque tout stockage est, par essence, physique. Toutefois, pour les besoins de ce blog, la définition initiale suffira.

Confiance

Un premier aspect important de l'administration en général est la confiance. Une citation d'un célèbre écrivain français, Gustave Flaubert, me vient à l'esprit : "Il n'y a pas de vérité. Il n'y a que des perceptions". C'est particulièrement vrai en matière de confiance. La perception de la sécurité, de la précision ou de l'utilité d'un système vaut plus que la quantité de ces éléments qu'il possède réellement. Les méthodes d'administration sur papier ont une longue histoire. Pendant des centaines d'années, cette technique a suffi et a toujours suffi.

Récemment, aucun grand scandale n'a été rapporté avec l'administration papier "normale", mais beaucoup avec l'administration numérique, notamment les Panama papers, les paradise papers et la fuite de milliers de documents numériques par Wikileaks. Si l'on ajoute à cela les fuites de données souvent signalées, les numéros de cartes de crédit et les adresses électroniques volés, il n'est pas étonnant que l'approche numérique suscite des doutes.

Fiabilité

Comme la confiance, la fiabilité est un argument subjectif pour l'administration du papier. Cela ne signifie pas qu'il faille le considérer comme non valable, mais plutôt avec un scepticisme approprié. Le sentiment de fiabilité de l'administration papier découle de la compréhension de ce qui arrive à un document une fois qu'il est stocké. Ce qui signifie que dans la plupart des cas, il ne se passera rien. Un document est placé dans un dossier, et plus tard, il sera retiré du dossier. Alors que cela est clair et simple, un processus numérique rend cette partie invisible. Même si le processus est exactement le même, un document est stocké et quelque temps plus tard il est retiré du dossier, le manque de transparence diminue la fiabilité.

Ce processus simple garantit qu'un document sera toujours disponible une fois stocké. Et lorsqu'il sera détruit, il ne sera plus disponible. Cette simplicité fiable est attrayante et compense largement certains des inconvénients de cette forme de conservation des dossiers des employés.

Pratique et peu d'investissement

Il est indéniablement plus facile de laisser les choses en l'état. Au final, en pesant soigneusement le pour et le contre, changer un système administratif est un investissement, qui demande du temps et de l'attention pour être adopté. Conserver un système qui fonctionne déjà et qui est profondément ancré dans les habitudes est tout simplement plus facile.

Questions juridiques

L'un des domaines qui tarde à se développer dans le secteur des TI est le droit. Les lois existantes sur l'administration papier sont claires et compréhensibles. Pour les solutions numériques, une certaine interprétation est possible. Il n'existe pas de directives claires sur la sécurité et la validité de la gestion des documents numériques. Certains systèmes juridiques sont plus clairs que d'autres, et avec l'entrée en vigueur du GDPR, un énorme pas en avant a déjà été fait en matière de clarté. De nombreuses questions restent cependant sans réponse et la recherche de ces réponses peut s'avérer un processus long et coûteux.

Aperçu

Tout comme la confiance et la fiabilité, ce problème est causé par le manque de transparence du processus. Les logiciels, qu'ils soient simples ou compliqués, ne sont pas conçus pour que leurs composants soient étudiés par les utilisateurs. Une horloge peut être démontée et chaque fragment peut être vu, et avec suffisamment de capacités de raisonnement, on peut déterminer ce que chaque partie est censée faire. Il n'est pas nécessaire d'être particulièrement perspicace ou d'avoir un accès particulier pour voir ce qui se passe à l'intérieur. La plupart des logiciels, cependant, sont conçus pour être une boîte noire, inaccessible pour l'utilisateur qui dépend du résultat. Même les logiciels qui sont accessibles à la vue restent inaccessibles à la compréhension en raison d'un manque de connaissances.

Ici, l'administration du papier est une horloge. Chaque partie du processus peut être suivie, et la conséquence de chaque action peut être déterminée. Mais avec l'administration numérique, tout est caché, intentionnellement ou non. Il est donc difficile de savoir ce qui se passe avec quelles données. Il n'est pas clair que le résultat que nous voyons du système soit réellement tout ce qui est produit. Ces préoccupations pèsent lourdement sur la confiance, mais renforcent également le besoin de compréhension, qui est clairement plus fort dans l'approche traditionnelle de la gestion des documents relatifs aux ressources humaines.

Détachement de la responsabilité

Un argument moins évident, mais tout à fait observable, est le détachement de la responsabilité. C'est un effet curieux, qui découle de la question : "Qui est responsable ?". Dans la situation du papier, la réponse est relativement simple : La personne qui détient la clé. Lorsqu'une armoire à dossiers est centralisée et gardée par une personne ou un groupe de personnes, celles-ci peuvent être tenues pour responsables. Responsable de ce que contient un dossier personnel, de qui y accède et de ce qu'il en fait. Décentraliser un point d'accès et donner à un plus grand nombre de personnes la possibilité d'accéder à ces dossiers, pourrait détacher ce groupe dédié de sa responsabilité et, par conséquent, de sa vigilance qui est si importante pour une bonne tenue des dossiers.

Destruction

Nous avons récemment discuté de la destruction des documents papier et numériques, nous n'allons donc pas entrer dans les détails cette fois-ci. Cependant, comme nous l'avons déjà mentionné, la destruction d'un document est un élément essentiel de la conformité et l'un des trois piliers qui génèrent de la valeur grâce à la conservation des documents. Trouver les documents qui doivent être détruits est plus difficile, mais pas impossible, dans les dossiers papier. En revanche, leur destruction effective peut être considérée comme plus facile. La plupart des documents contenus dans un dossier personnel sont des formulaires imprimés et remplis à la main, ou des copies de quelque chose. Cela signifie que la seule version qui existe, est la version physique à l'intérieur du dossier. Il suffit de détruire cette seule version pour se mettre en conformité, ce qui rend le processus facile et compréhensible.

La destruction numérique pose davantage de problèmes, étant donné que le terme même de "destruction" est déjà sujet à discussion. En effet, il ne suffit plus de supprimer un document pour qu'il soit considéré comme détruit. Là encore, le manque de transparence et de clarté entrave fortement ce processus.

Administration numérique

Après la liste précédente contenant de nombreux éléments qui font de l'administration papier un meilleur choix que l'administration numérique, la motivation pour passer à un système numérique pourrait être quelque peu diminuée. Les systèmes, les personnes et la société dans son ensemble rendent ces avantages évidents moins valables. L'honnêteté me permet de dire que ma préférence personnelle va aux systèmes numériques, après tout je suis aussi un produit de ma génération. Bien que j'aie essayé de fournir un avis honnête, il est possible qu'il soit coloré par cette préférence.

Innovation

L'innovation est peut-être l'avantage le plus important de la conservation des documents numériques, et en tout cas la caractéristique qui rend tous les autres possibles. Les logiciels de contenu utilisés pour le stockage de ces documents font l'objet d'innovations et de modifications permanentes. Les changements en matière de sécurité, d'accessibilité ou de localisation ne nécessitent pas d'investissements élevés dans l'infrastructure, mais accessoirement une petite modification du logiciel.

Une nouvelle approche de la tenue des dossiers peut être appliquée à des milliers de petits bureaux d'une simple pression sur un bouton, remplaçant largement la nécessité d'une longue formation et empêchant des processus qui se déroulent un peu différemment partout. Les entreprises qui développent ces solutions de contenu s'efforcent de mettre en œuvre des versions plus récentes et meilleures de leur produit chaque jour.

Adaptabilité

La beauté d'un logiciel correctement conçu et construit est qu'il s'adapte aux besoins d'une entreprise. Il peut être adapté à ce qu'une entreprise demande, et les fonctions qui ne sont pas utilisées peuvent être choisies pour ne pas être implémentées. Par exemple, pour les petites entreprises, une fonction de recherche peut être moins importante que pour les grandes entreprises, et pour un seul responsable, une division multi-rôles n'est pas nécessaire, alors que pour les grandes équipes, un accès restreint peut être nécessaire. Il offre un processus personnalisé avec beaucoup plus de fonctionnalités qu'une administration papier classique.

Sécurité

Ce sujet fait l'objet d'un débat animé, et beaucoup ne sont pas d'accord avec le point de vue selon lequel les données numériques sont plus sûres. Il est vrai que la sécurité dans ce domaine particulier a été compromise à plusieurs reprises, mais en même temps, l'administration du papier est confrontée exactement au même problème. En ce sens, la guerre n'a pas changé, seules les armes ont changé.

Mais plusieurs aspects de la sécurité sont mieux organisés dans l'administration numérique. En particulier l'autorisation, qui peut se faire plus facilement et ne dépend pas d'une clé ou d'un lieu, et la sécurité des documents. Les fichiers numériques se détériorent peu ou pas du tout et il est plus facile de les protéger contre les catastrophes naturelles ou d'origine humaine.

Évolutivité

Un autre point fort des solutions numériques est l'évolutivité. Fortement liée à l'adaptabilité, l'évolutivité garantit qu'en cas de changement dans l'organisation, que ce soit en termes de taille ou de division, le système peut facilement s'adapter. L'un des changements les plus évidents dans une organisation est la croissance. En particulier, la croissance rapide ou à long terme pose des défis à l'infrastructure d'une entreprise, ainsi qu'aux formes traditionnelles d'archivage. Lorsque le nombre d'employés augmente, le nombre de défis et de problèmes flagrants croît de manière exponentielle. La preuve en est que les entreprises de dix employés ont exactement les mêmes problèmes et les mêmes lacunes que les entreprises de cent employés.

Un changement est possible non seulement en termes de taille, mais aussi de division. Externalisation de départements dans d'autres pays, séparation d'une entreprise avec différents niveaux de (in)dépendance ou création d'un nouveau bureau. Le bon système de gestion des documents peut s'adapter à tous les besoins.

Travail des machines et erreur humaine

Une bonne partie de la tenue des documents est axée sur la conformité des dossiers. Mais cela est plus facile à dire qu'à faire. Comme indiqué précédemment, la conformité est un sujet difficile. Grâce aux solutions avancées disponibles aujourd'hui, une grande partie de ce travail peut être automatisée. La gestion automatique de la conservation, le signalement des dossiers manquants et le classement adéquat sont effectués automatiquement. Cela réduit à la fois l'investissement nécessaire d'un travailleur humain et l'erreur humaine. La création de techniques plus nombreuses et plus intelligentes réduira encore davantage le facteur humain, rendant la gestion des documents des ressources humaines plus efficace et plus conforme.

Gestion du cycle de vie

La gestion du cycle de vie est l'un des plus grands défis de la gestion des documents relatifs aux ressources humaines. Le moment où il faut détruire, mettre à jour, remplacer ou ajouter un document reste un problème de taille, qui prend l'essentiel du temps et des efforts de la gestion des dossiers. En automatisant largement ce processus et en ne nécessitant qu'un minimum de saisie, un processus important et souvent non coordonné est réduit à une tâche régulière mais mineure.

Avantages spatiaux, économiques et écologiques

La tenue de documents numériques présente plusieurs petits avantages, que la plupart des gens considèrent comme supplémentaires ou minimes. Cependant, surtout dans les grandes organisations, ces avantages ont un impact énorme sur différents aspects.

Les documents numériques rendent, bien évidemment, les documents papier obsolètes. Cela permet d'économiser de l'espace de stockage, des frais d'impression et de réduire l'empreinte carbone en diminuant à la fois le coût du papier et celui de l'encre des imprimantes. Les petites entreprises peuvent considérer que ce n'est pas une raison suffisante pour changer de système, mais cela fait aussi partie d'une image moderne et verte qui devient de plus en plus importante. Pour les grandes entreprises, l'effet est peut-être plus clair. Ne commettez pas l'erreur de l'évaluer trop bas, il n'est pas anormal d'avoir dix millions de feuilles de papier, toutes imprimées et stockées quelque part.

Recherche

Même le plus grand critique de la tenue numérique des dossiers des employés doit admettre qu'il est plus facile de trouver un document qui se trouve dans un ordinateur qu'un document stocké dans une armoire, avec une centaine d'autres documents dans le même tiroir. Retrouver un document spécifique, c'est comme trouver une aiguille dans une pile et le fait de pouvoir effectuer une recherche simple fait déjà une énorme différence.

Nous vous avons fourni une comparaison tarifaire de l'administration papier et numérique. C'est maintenant à vous de décider ce qui vous conviendra le mieux.

 

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