Diseñar un mapa del proceso de ventas

Una encuesta de 62 organizaciones B2B realizada por Vantage Point Performance y la Asociación de Gestión de Ventasy resumida en un artículo de artículo de Harvard Business Review (HBR)se descubrió que las organizaciones que habían dominado tres prácticas de canalización de ventas experimentaron un crecimiento de los ingresos un 28% mayor.

Las tres prácticas son: definir claramente el proceso de ventas, dedicar al menos tres horas al mes a la gestión de la cartera de pedidos y formar a los directores de ventas en la gestión de la cartera de pedidos. De las tres, la primera es la más crucial para garantizar unos procesos de ventas eficientes, estandarizados y racionalizados. Las organizaciones pueden definir un proceso de ventas creando un mapa del proceso de ventas.

¿Qué es un mapa del proceso de ventas?

El mapeo de procesos es una herramienta de gestión que las organizaciones utilizan para representar visualmente un proceso empresarial. El mapa de procesos más utilizado es el diagrama de flujo. Pero se utilizan muchos otros dependiendo del tipo de proceso que se esté mapeando. Por ejemplo, un mapa de procesos swimlane es útil para representar a los empleados responsables de realizar tareas específicas.

Un mapa del proceso de ventas describe cómo los clientes de una organización progresan a través de cada etapa del proceso de ventas. Como explican los autores del artículo de HBR citado anteriormente, tener un proceso de ventas formal significa "tener etapas e hitos claramente definidos que se entienden universalmente... su proceso de ventas debe alinearse con la forma en que sus clientes se mueven a través de su proceso de compra".

Un mapa del proceso de ventas debe ser universalmente entendido y accesible para todos los miembros de la organización. Esto garantiza la coherencia del proceso de ventas, que se transmite a los clientes para ofrecerles una experiencia superior. La mejor manera de lograr estos objetivos es utilizar un sistema de noción estandarizado para crear su mapa de procesos. BPMN 2.0 es el más eficaz, ya que es fácilmente comprensible para los usuarios empresariales y también proporciona a los usuarios técnicos la capacidad de representar e implementar procesos complejos.

Preparándose para crear su mapa de procesos de ventas

Antes de crear su mapa de procesos de ventas, debe dedicar algún tiempo a pensar qué es lo que quiere conseguir. Por ejemplo, su objetivo puede ser aumentar las ventas en un determinado porcentaje o impulsar la retención de clientes. Si conoce el destino, trazar el recorrido será mucho más fácil y eficaz.

Una vez definido el objetivo, el siguiente paso es evaluar los procesos de venta existentes. Es importante involucrar a las partes interesadas en este proceso. Sus comentarios le ayudarán a dar sentido al funcionamiento diario de sus procesos.

Examine las ventas anteriores y evalúe lo que se necesitó para que el comprador avanzara por cada etapa de su embudo de ventas. ¿Cuáles fueron los pasos? ¿Qué partes interesadas participaron? ¿Cuánto tiempo se tardó en avanzar por cada paso? ¿Hubo algún contratiempo? ¿Cómo superó el equipo de ventas estos retos? ¿Qué sugerencias tienen las partes interesadas para mejorar su proceso de ventas?

Antes de pasar al mapa del proceso de ventas, asegúrese de que entiende perfectamente a sus clientes. Cree un comprador detallado. Determine qué necesitan sus clientes en cada etapa del proceso de venta y cómo puede satisfacer mejor sus necesidades.

Creación de un mapa del proceso de ventas

Antes de crear su mapa, debe familiarizarse con los diferentes tipos de mapas de procesos de ventas y elegir el que mejor se adapte a sus necesidades. Para muchas organizaciones, crear un diagrama de flujo básico utilizando BPMN 2.0 será la mejor opción. Esto puede hacerse manualmente o en cuestión de minutos con un software de gestión de procesos empresariales (BPM) compatible con BPMN 2.0.

Los procesos de venta varían enormemente entre las organizaciones y los sectores. Aunque es probable que no haya dos procesos iguales, cada mapa de proceso de ventas debe incluir algunos componentes clave.

Un punto de partida

El primer paso para crear el mapa del proceso de ventas es elegir un punto de partida. Puede ser algo tan sencillo como recibir una consulta en línea de un cliente potencial o recibir una solicitud de crédito. Si utiliza BPMN 2.0, marcará el punto de partida con un círculo.

Etapas del proceso de venta y lo que ocurre en cada una de ellas

El mapa del proceso de ventas debe detallar cada etapa del proceso. Por ejemplo, su proceso de ventas puede constar de las siguientes etapas:

• Una llamada de descubrimiento. El representante de ventas mantiene una llamada con un cliente potencial cualificado para conocer mejor sus necesidades.
• Una demostración. El representante de ventas hace un seguimiento de la llamada de descubrimiento con una demostración programada del producto o servicio.
• La propuesta. Tras la demostración, el equipo de ventas elabora un presupuesto. El mapa del proceso de ventas debe detallar los pasos para crear la propuesta. El proceso de ventas no avanza hasta que se presenta la propuesta al comprador.
• Contrato firmado. El equipo de ventas puede obtener un acuerdo verbal del comprador antes de recibir un contrato firmado. Pero el proceso no puede avanzar a etapas posteriores hasta que se obtenga el contrato firmado.
• Entrega y aplicación. El producto o servicio se implementa. Un proceso de implementación complejo puede requerir amplios subprocesos.
• Proceso de posventa. En esta etapa se detalla cómo el cliente recibe apoyo, ventas adicionales y cómo se apoya la retención.

Con BPMN 2.0, es sencillo representar todos los aspectos del proceso de ventas. Desde el nivel de proceso hasta los subprocesos y las tareas.

El flujo

Además de mostrar todos los pasos, el mapa del proceso de ventas debe representar claramente cómo progresa el proceso de principio a fin y alinearse con el CRM. El flujo se representa con flechas.

Esto permite a la dirección y a los empleados visualizar y comprender el proceso. Esto garantiza que no haya desviaciones del proceso y permite a las organizaciones lograr la continuidad de los procesos empresariales.

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