El software de BPM preparado para la nube no es de talla única. Debe complementar su negocio, sus objetivos y su industria para adaptarse a sus necesidades. En esta comparación de herramientas BPM de soluciones de software de gestión de flujos de trabajo listos para la nube, comparamos tres soluciones cara a cara.
El siguiente criterio de clasificación se basa en lo que es importante en BPM y software de flujo de trabajo. Estas clasificaciones te ayudarán a comprender mejor qué software hace mejor el trabajo. Continúe leyendo para comprender mejor qué software de BPM es el que mejor se adapta a las necesidades de su empresa.
La importancia del software de flujo de trabajo preparado para la nube
Usted está leyendo este blog porque cree que necesita un software de flujo de trabajo de alto rendimiento. Puede ser una pequeña empresa con pocas personas, una empresa mediana, una SBU en una gran empresa, o tal vez usted representa un grupo de servicios compartidos que está desplegando una solución de software de flujo de trabajo en toda la empresa.
Como verás más adelante, estos programas para estas diferentes necesidades varían enormemente. Una pequeña empresa de menos de 25 personas interpreta la palabra "flujo de trabajo" de manera muy diferente a como lo hace una empresa o compañía mediana. Veremos que el tipo de software de automatización del flujo de trabajo necesario en cada caso es bastante diferente.
Sin embargo, algunos de los beneficios del software de flujo de trabajo preparado para la nube son similares en estos diferentes tipos de negocios:
- No hay costo para mantener los servidores
- Se escala fácilmente para adaptarse a sus necesidades
- Sus empleados pueden acceder a ella en cualquier lugar
- No necesitas aplicaciones o dispositivos especiales para acceder a tus propios datos
La comparación de la herramienta BPM de cabeza a cabeza
Las siguientes herramientas BPM son el software BPM más preparado para la nube que existe. Otros software como Bonita, K2, Integrify, Appian, Oracle, WorkFlowGen, Auraportal, y Bizagi pueden ser alojados en la nube, pero no son verdaderas soluciones en la nube.
Aquí, estamos comparando estos softwares para evaluar su nivel de multiarrendamiento, su facilidad de uso y su capacidad para crear sofisticados flujos de trabajo de negocios (Nota - hay un género completamente diferente de herramientas para automatizar los flujos de trabajo personales - pruebe el Zapier y el IFTTT).
ProcessMaker
Cuando se trata de software BPM listo para la nube, ProcessMaker es una poderosa plataforma multi-inquilino. Esto es lo que mejor hace.
Multi-tenancy
El multiarrendamiento se refiere a la arquitectura del software y a la capacidad de albergar a muchos arrendatarios (clientes) de manera segura dentro de una sola implementación del software. Una forma de pensar en el multiarrendamiento es como un edificio de apartamentos. Tienes muchos inquilinos viviendo en el mismo edificio. Ellos guardan sus pertenencias allí y hacen sus rutinas diarias allí. Los residentes reciben el correo allí. Cada uno de ellos tiene su propio espacio seguro y separado, pero también espacios compartidos como la sala de correo o los pasillos. Todos tienen el mismo acceso a esos espacios compartidos, no importa si están en un estudio o en una suite de lujo.
No todos pueden estar en el edificio al mismo tiempo. Pero en esos casos cuando lo están, la arquitectura del edificio debe soportar a todos los inquilinos sin ceder o causar congestión en las áreas compartidas.
El software multi-tenancy es el mismo concepto. Cada inquilino, o usuario del software, necesita poder acceder a las funciones del software y a los datos almacenados sin importar cuántos inquilinos más estén usando el software al mismo tiempo. Las capacidades multiarrendamiento de ProcessMaker permiten a ProcessMaker escalar a muchas decenas de miles de clientes sin problemas de rendimiento o gastos de gestión adicionales. Las soluciones que no son verdaderamente multi-inquilinos tienden a sufrir y proporcionan interminables dolores de cabeza a los clientes en ellas. El proveedor que no tiene una oferta multi-tenant no suele estar preparado para ofrecer un flujo de trabajo escalable en la nube.
Interfaces de arrastrar y soltar
Su departamento de TI puede encontrar HTML intuitivo, pero el resto de sus empleados probablemente no. Las interfaces de arrastrar y soltar de ProcessMaker tanto para el diseño de formularios web como para el diseño de diagramas de procesos BPMN 2.0 son maravillosamente fáciles de usar. Hacen que sea fácil navegar entre los objetos. Es por eso que eliminar los "dolores de cabeza de código" es una característica importante del software de gestión de flujo de trabajo intuitivo. Con ProcessMaker, sólo tiene que hacer clic en el componente que necesita y arrastrarlo para crear el flujo de trabajo.
Creación de flujos de trabajo verdaderamente empresariales
Además de su facilidad de uso, ProcessMaker sigue siendo una solución verdaderamente compatible con BPMN 2.0, capaz de manejar los problemas más sofisticados del flujo de trabajo. Como mencioné antes, las pequeñas empresas con un puñado de empleados necesitan herramientas como google sheets, google forms, trello, zapier, y constructores de encuestas. Estas empresas necesitan la flexibilidad y la accesibilidad que proporcionan las herramientas simples. Sin embargo, las empresas tienen entornos más complejos con combinaciones de complejos instalados y suites de software en la nube. Estas empresas tienen flujos de trabajo sofisticados y, como tales, necesitan una solución de flujo de trabajo verdaderamente empresarial, no un software demasiado simplificado y poco potente. ProcessMaker permite a los usuarios crear flujos de trabajo con lo siguiente:
- Pasarelas con condiciones personalizadas
- Puertas de enlace paralelas, inclusivas y exclusivas
- Eventos del temporizador
- Eventos límite y elegante manejo de excepciones
- Excelente manejo de los errores
- BPMN 2.0 importación-exportación de archivos
- Múltiples procesos dentro de los proyectos
- Definición de las variables
- Diseño de formas anidadas con cuadrículas complejas e interfaces complejas guiadas por reglas
- Javascript personalizado
- Disparadores y conectores personalizados
KissFlow
Al igual que ProcessMaker, KissFlow se ofrece en una sólida plataforma multiarrendamiento que soporta flujos de trabajo para un gran número de inquilinos. También cuenta con una función de arrastrar y soltar fácil de usar que hace que el diseño sea sencillo.
Pero "simple" es la palabra clave de KissFlow. Funciona para empresas que necesitan aplicaciones muy simples. Si estás buscando un paso muy simple para subir de un formulario compartido de Google, o si trello no es exactamente lo que necesitas, entonces KissFlow puede ser una buena opción. Para pequeñas organizaciones de 5 a 20 personas que buscan un poco más de control sobre el flujo de trabajo que el que ofrece trello, Kissflow puede ser la opción adecuada. Pero para una organización empresarial sofisticada o para muchos usuarios, KissFlow se queda corto si necesitas algo más que simples formularios enrutados secuencialmente de usuario a usuario. Cuanto más complejos sean sus flujos de trabajo, especialmente a nivel de empresa, menos probable es que KissFlow sea capaz de hacer lo que usted necesita.
RunMyProcess
RunMyProcess también está construido sobre una arquitectura multiarrendatario. Además, RunMyProcess es más similar a ProcessMaker en cuanto a que puede manejar flujos de trabajo complejos. Sin embargo, es mucho más difícil de usar que tanto KissFlow como ProcessMaker. Utiliza plantillas y fragmentos de código en lugar de un verdadero sistema de arrastrar y soltar. No es para principiantes. E incluso para los usuarios de IT el problema es que la herramienta es un poco demasiado torpe y engorrosa y sólo toma demasiados clics para moverse y construir procesos. Las interfaces están un poco desactualizadas y son difíciles de adaptar y llevan mucho tiempo. BPMN 2.0 tampoco está bien soportado en esta herramienta.
Por lo tanto, aunque la sofisticación está ahí, el problema es que la fluencia de las características ha hecho que la interfaz no sea muy fácil de usar y la usabilidad no es una prioridad.
Características adicionales a considerar
Además de las características enumeradas anteriormente, otras características a buscar en su software BPM en la nube incluyen una API REST, sistemas de gestión de documentos (o DMS), y la presentación de informes.
El resto de la API...
El REST API permite el acceso a puntos finales remotos sin protocolos especiales para que los cambios se puedan hacer desde cualquier lugar. ProcessMaker presenta un sistema fácil de usar REST API incluido en el precio base. Un conjunto completo de cientos de conectores está disponible en ProcessMaker y las empresas tienen la posibilidad de añadir sus propias bibliotecas privadas de conectores.
ProcessMaker, KissFlow, y RunMyProcess todos incluyen APIs REST.
Integraciones
KissFlow sólo se integra con Google Docs, pero ProcessMaker se integra con Google Docs y mucho más e incluso incluye un sistema de gestión de documentos que permite el almacenamiento de documentos directamente en el software. Esto permite un mayor alcance para tus documentos, especialmente si decides no usar Google Docs.
RunMyProcess se conecta a una variedad de aplicaciones de Google. No incluye su propio sistema de gestión de documentos, aunque permite la conectividad con sistemas externos de gestión de documentos.
Reportaje
Cada uno de estos BPM de la nube incluye la presentación de informes. Los informes de KissFlow son fáciles de usar pero sólo son útiles para necesidades muy simples. Reportes y Tableros de control basados en asistentes dentro de ProcessMaker le permiten adaptar cuadros de mando dinámicos, informes tabulares e informes mixtos en función de las nuevas o múltiples necesidades de información.
Hay una clara elección cuando se trata de equipar las necesidades de tu negocio de BPM. ProcessMaker acierta en todas las notas correctas si está buscando un software que pueda hacerlo todo. Obtenga una prueba gratuita de ProcessMaker hoy para probarlo.