BPM-Tool-Vergleich: Cloud-Ready Workflow Management Software im Vergleich

Software

Cloud-fähige BPM-Software ist keine Einheitslösung für alle. Sie sollte Ihr Unternehmen, Ihre Ziele und Ihre Branche ergänzen, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden. In diesem BPM-Tool-Vergleich von Cloud-fähigen Workflow-Management-Softwarelösungen vergleichen wir drei Lösungen direkt gegeneinander.
Die folgenden Ranking-Kriterien basieren auf den wichtig bei BPM Software und Workflow-Software wichtig sind. Diese Rangliste hilft Ihnen dabei, ein tiefes Verständnis dafür zu erlangen, welche Software ihre Aufgabe am besten erfüllt. Lesen Sie weiter, um besser zu verstehen, welche BPM-Software die beste Lösung für Ihre geschäftlichen Anforderungen ist.

Die Bedeutung von Cloud-fähiger Workflow-Software

Sie lesen diesen Blog, weil Sie glauben, dass Sie eine leistungsstarke Workflow-Software benötigen. Vielleicht sind Sie ein kleines Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern, ein mittelgroßes Unternehmen, eine SGE in einem großen Unternehmen, oder vielleicht vertreten Sie eine Shared-Services-Gruppe, die eine unternehmensweite Workflow-Softwarelösung einführt.
Wie Sie im Folgenden sehen werden, ist die Software für diese verschiedenen Anforderungen sehr unterschiedlich. Ein kleines Unternehmen mit weniger als 25 Mitarbeitern interpretiert das Wort "Workflow" ganz anders als ein mittelständisches Unternehmen oder ein Konzern. Wir werden sehen, dass die Art der Workflow-Automatisierungssoftware, die in jedem Fall benötigt wird, sehr unterschiedlich ist.
Unabhängig davon sind einige der Vorteile einer Cloud-fähigen Workflow-Software für diese verschiedenen Unternehmenstypen ähnlich:

  • Keine Kosten für die Wartung der Server
  • Es lässt sich leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen
  • Ihre Mitarbeiter können überall darauf zugreifen
  • Sie benötigen keine speziellen Anwendungen oder Geräte, um auf Ihre eigenen Daten zuzugreifen

Der direkte Vergleich der BPM-Tools

Die folgenden BPM-Tools sind die am meisten Cloud-fähige BPM-Software auf dem Markt. Andere Software wie Bonita, K2, Integrify, Appian, Oracle, WorkFlowGen, Auraportal und Bizagi können in der Cloud gehostet werden, sind aber keine echten Cloud-Lösungen.
Hier vergleichen wir diese softwarebasierten Lösungen, um ihren Grad an Mandantenfähigkeit, ihre Benutzerfreundlichkeit und ihre Fähigkeit, anspruchsvolle Geschäftsabläufe zu erstellen, zu bewerten (Hinweis: Es gibt eine ganz andere Art von Tools für die Automatisierung persönlicher Arbeitsabläufe - probieren Sie Zapier und IFTTT).

ProcessMaker

Wenn es um Cloud-fähige BPM-Software geht, ist ProcessMaker eine leistungsstarke, mandantenfähige Plattform. Hier ist, was sie am besten kann.

Mehrmandantenfähigkeit

Multi-Tenancy bezieht sich auf die Architektur von Software und die Fähigkeit, viele Mieter (Kunden) auf sichere Weise in einer einzigen Implementierung der Software unterzubringen. Eine Möglichkeit, sich Multi-Tenancy vorzustellen, ist ein Mehrfamilienhaus. Sie haben viele Mieter, die in demselben Gebäude wohnen. Sie lagern dort ihr Hab und Gut und erledigen dort ihre täglichen Routinen. Die Bewohner erhalten dort ihre Post. Jeder hat seinen eigenen sicheren und separaten Raum, aber auch gemeinsame Räume wie die Poststelle oder die Flure. Jeder hat den gleichen Zugang zu diesen Gemeinschaftsräumen, unabhängig davon, ob er in einem Studio oder einer Deluxe-Suite wohnt.
Nicht jeder ist zur gleichen Zeit im Gebäude. Aber wenn dies der Fall ist, sollte die Architektur des Gebäudes alle Mieter unterstützen, ohne dass es zu Engpässen in den gemeinsam genutzten Bereichen kommt.
Software-Multimieterschaft ist das gleiche Konzept. Jeder Mieter bzw. Software-Benutzer muss auf die Funktionen der Software und die gespeicherten Daten zugreifen können, unabhängig davon, wie viele weitere Mieter die Software gleichzeitig nutzen. Die Multi-Tenancy-Fähigkeiten von ProcessMaker ermöglichen ProcessMaker die Skalierung auf mehrere zehntausend Kunden ohne Leistungsprobleme oder zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Lösungen, die nicht wirklich mandantenfähig sind, neigen dazu, zu leiden und den Kunden endlose Kopfschmerzen zu bereiten, die sie nutzen. Ein Anbieter, der kein mandantenfähiges Angebot hat, ist in der Regel nicht darauf vorbereitet, skalierbare Workflows in der Cloud anzubieten.

Drag-and-Drop-Schnittstellen

Ihre IT-Abteilung mag HTML intuitiv finden, aber der Rest Ihrer Mitarbeiter wahrscheinlich nicht. Die Drag-and-Drop-Oberflächen von ProcessMaker für die Gestaltung von Webformularen und BPMN 2.0-Prozessdiagrammen sind wunderbar einfach zu bedienen. Sie erleichtern das Navigieren zwischen den Objekten. Das ist der Grund Beseitigung von "Code-Kopfschmerzen" ein wichtiges Merkmal einer intuitiven Workflow-Management-Software. Mit ProcessMaker klicken Sie einfach auf die Komponente, die Sie benötigen, und ziehen sie, um den Workflow zu erstellen.

Aufbau echter Unternehmens-Workflows

Abgesehen von seiner Benutzerfreundlichkeit ist ProcessMaker eine wirklich BPMN 2.0-konforme Lösung, die auch die anspruchsvollsten Workflow-Probleme bewältigen kann. Wie ich bereits erwähnt habe, benötigen kleine Unternehmen mit einer Handvoll Mitarbeitern Tools wie Google Sheets, Google Forms, Trello, Zapier und Survey Builders. Diese Unternehmen brauchen die Flexibilität und Zugänglichkeit, die einfache Tools bieten. Unternehmen haben jedoch komplexere Umgebungen mit Kombinationen aus komplexen installierten und Cloud-Software-Suiten. Diese Unternehmen haben anspruchsvolle Workflows und benötigen daher eine wirklich unternehmenstaugliche Workflow-Lösung und keine übermäßig vereinfachte und nicht sehr leistungsfähige Software. Mit ProcessMaker können Benutzer Workflows mit den folgenden Funktionen erstellen:

  • Gateways mit anpassbaren Bedingungen
  • Parallele, einschließende und ausschließende Gateways
  • Timer-Ereignisse
  • Grenzereignisse und elegante Ausnahmebehandlung
  • Ausgezeichnete Fehlerbehandlung
  • BPMN 2.0 Import/Export von Dateien
  • Mehrere Prozesse innerhalb von Projekten
  • Definition der Variablen
  • Verschachtelte Formulargestaltung mit komplexen Rastern und komplexen regelbasierten Schnittstellen
  • Benutzerdefiniertes Javascript
  • Kundenspezifische Auslöser und Anschlüsse

KissFlow

Wie ProcessMaker wird auch KissFlow auf einer starken Multi-Tenancy-Plattform angeboten, die Workflows für eine große Anzahl von Mandanten unterstützt. Es verfügt auch über eine benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Funktion, die die Gestaltung einfach macht.
Aber "einfach" ist das Schlüsselwort für KissFlow. Es ist für Unternehmen geeignet, die sehr einfache Anwendungen benötigen. Wenn Sie eine sehr einfache Alternative zu einem gemeinsam genutzten Google-Formular suchen, oder wenn Trello nicht ganz das ist, was Sie brauchen, dann ist KissFlow vielleicht eine gute Option. Für kleine Organisationen mit 5 bis 20 Mitarbeitern, die etwas mehr Kontrolle über den Arbeitsablauf wünschen, als dies bei trello der Fall ist, könnte Kissflow die richtige Wahl sein. Aber für eine anspruchsvolle Unternehmensorganisation oder für viele Benutzer ist KissFlow nicht geeignet, wenn Sie mehr als nur einfache Formulare benötigen, die nacheinander von Benutzer zu Benutzer weitergeleitet werden. Je komplexer Ihre Arbeitsabläufe sind, vor allem auf Unternehmensebene, desto unwahrscheinlicher ist es, dass KissFlow das leisten kann, was Sie brauchen.

RunMyProcess

RunMyProcess ist ebenfalls auf einer mandantenfähigen Architektur aufgebaut. Außerdem ist RunMyProcess ProcessMaker insofern ähnlicher, als es komplexe Arbeitsabläufe verarbeiten kann. Allerdings ist es viel schwieriger zu bedienen als KissFlow und ProcessMaker. Es verwendet Vorlagen und Codeschnipsel statt eines echten Drag-and-Drop-Systems. Es ist nicht für Anfänger geeignet. Und selbst für IT-Benutzer besteht das Problem darin, dass das Tool ein wenig zu klobig und schwerfällig ist und einfach zu viele Klicks benötigt, um sich zu bewegen und Prozesse zu erstellen. Die Schnittstellen sind ein wenig veraltet und lassen sich nur schwer und zeitaufwändig anpassen. Auch BPMN 2.0 wird in diesem Tool nicht gut unterstützt.
Das Problem ist also, dass die Benutzeroberfläche trotz aller Raffinesse nicht sehr benutzerfreundlich ist und die Benutzerfreundlichkeit keine Priorität genießt.

Zusätzlich zu beachtende Merkmale

Neben den oben genannten Funktionen sollten Sie bei Ihrer Cloud-BPM-Software auch auf eine REST-API, Dokumentenmanagementsysteme (oder DMS) und Berichte achten.

Rest-API

Die REST-API ermöglicht den Fernzugriff auf Endpunkte ohne spezielle Protokolle, so dass Änderungen von überall aus vorgenommen werden können. ProcessMaker bietet eine einfach zu bedienende REST-API die im Grundpreis enthalten ist. In ProcessMaker ist eine vollständige Suite von Hunderten von Konnektoren verfügbar, und Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre eigenen privaten Bibliotheken von Konnektoren hinzuzufügen.
ProcessMaker, KissFlow und RunMyProcess enthalten alle REST-APIs.

Integrationen

KissFlow integriert sich nur in Google Docs, aber ProcessMaker integriert sich in Google Docs und vieles mehr und beinhaltet sogar ein Dokumenten-Management-System das die Speicherung von Dokumenten direkt in der Software ermöglicht. Dies ermöglicht eine größere Reichweite für Ihre Dokumente, insbesondere wenn Sie sich entscheiden, Google Docs nicht zu verwenden.
RunMyProcess lässt sich mit einer Vielzahl von Google-Anwendungen verbinden. Es enthält kein eigenes Dokumentenmanagementsystem, ermöglicht aber die Anbindung an externe Dokumentenmanagementsysteme.

Berichterstattung

Jede dieser Cloud-BPMs umfasst ein Berichtswesen. Das Berichtswesen von KissFlow ist einfach zu bedienen, aber nur für sehr einfache Anforderungen nützlich. Assistentenbasierte Berichte und Dashboards in ProcessMaker ermöglichen Ihnen die Anpassung von dynamischen Dashboards, tabellarischen Berichten und gemischten Berichten auf der Grundlage neuer oder mehrerer Berichtsanforderungen.
Es gibt eine klare Wahl, wenn es darum geht, Ihre BPM-Geschäftsanforderungen zu erfüllen. ProcessMaker erfüllt alle Anforderungen, die Sie an eine Software stellen, die alles kann. Holen Sie sich noch heute eine kostenlose Testversion von ProcessMaker, um es auszuprobieren.

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