Integración de BPM y RPA

Si es nuevo en la automatización de procesos robóticosahora es el momento de sentar las bases digitales. Para los usuarios de ProcessMaker, es fácil integrar RPA en su BPM. Nuestra integración con proveedores comunes de RPA, como Automation Anywhere y UIPath, ayuda a que sea fácil comenzar a utilizar esta notable herramienta en su estrategia de gestión de procesos de negocio.

¿Por qué debería explorar la automatización de procesos robóticos (RPA)? Bueno, según TechJurylos habitantes del planeta generarán 463 exabytes de datos al día en 2025. En cada uno de estos bits y bytes hay transacciones bancarias, conversaciones de chatbot, solicitudes de préstamos, informes de gastos, reuniones de Zoom all-hands, Fortnite, y El Caballero Oscuro en 4K.

Para los sectores que manejan una gran cantidad de datos (como la banca, la sanidad y la educación) será casi imposible gestionarlos todos con métodos manuales de la vieja escuela. Para soportar parte del peso, los usuarios de ProcessMaker están recurriendo a integraciones de Automation Anywhere para transferir las tareas de gestión de datos al software RPA.

¿Qué es la automatización de procesos robóticos? 

La automatización de procesos robóticos (RPA) es una tecnología automatizada que utiliza software para realizar tareas informáticas sin intervención humana. Una armada de robots RPA puede eliminar lo rutinario, lo repetitivo y lo que consume tiempo para aumentar la eficiencia y la productividad de su equipo. 

¿Por qué la RPA se ha convertido en un caballo de batalla tan poderoso en el arsenal de BPM de las mejores organizaciones? Sencillamente, la RPA es un dechado de obediencia. Dé a estos ocupados robots una serie de órdenes de marcha y se pondrán a trabajar en su nombre. Pueden realizar de forma autónoma todo tipo de trabajos digitales sucios como:

• Transferir información de un chatbot de atención al cliente a una hoja de cálculo
• Rellenar el software de contabilidad con las transacciones de PayPal
• Extraer partidas de un recibo en un informe de gastos
• Recopilar las tarifas de varias compañías aéreas
• Copiar y pegar información de perfiles de medios sociales disponibles públicamente en una hoja de divulgación de ventas
• O, en el caso del ejemplo que revisaremos hoy, los bots RPA de Automation Anywhere pueden extraer datos de una base de datos de terceros directamente en un flujo de trabajo de ProcessMaker.

Con la RPA, el cielo es el límite: cualquier proceso con un canon preestablecido de reglas que cumplir, la RPA puede seguirlas. 

Se preguntará: ¿en qué se diferencian RPA y BPM? Al considerar RPA vs. BPMpuede utilizar esta lente: El BPM es la imagen de extremo a extremo de todos los procesos, tareas y actividades que pasan por su organización, mientras que el RPA es una herramienta que puede utilizar para realizar las tareas.

¿Cuáles son las principales ventajas de la integración de RPA y BPM? 

La RPA es algo más que un ingenioso truco de salón. Si se utiliza de forma eficaz, puede tener un gran impacto en toda la organización. Algunas de las ventajas de utilizar la automatización RPA: 

• Eliminar el riesgo de error humano
• Responder a las solicitudes de los clientes de forma casi inmediata
• Realizar tareas de forma predecible 
• Reunir rápidamente información procesable para ventas o análisis 
• Operaciones a escala 
• Mejorar el cumplimiento 
• Liberar al personal para que preste su creatividad a proyectos más productivos 

La RPA no es una tendencia pasajera: los analistas predicen que el mercado crecerá de 1,61 millones de dólares en 2021 a la friolera de 7.640 millones de dólares en 2028. A continuación, le mostraremos un sencillo ejemplo para que pueda aprovechar las oportunidades que ofrece la RPA.

Sin embargo, aunque todas las organizaciones deberían utilizar las tecnologías RPA y BPM, no deberían ser mutuamente excluyentes. Por el contrario, hay que utilizarlas conjuntamente. BPM es más que un aglutinante. Cuando analice los trabajos en sí, verá que los procesos favorecen patrones complejos para organizarlos. Considere los diversos niveles de coordinación, las subtareas, los delegados y sustitutos, las consultas y los informes de estado.

Tutorial de integración de ProcessMaker BPM + Automation Anywhere RPA bots

Automation Anywhere es uno de los jugadores más prominentes en RPA, y tienen varias herramientas disponibles para ayudar a poner en marcha sus flujos de trabajo de ProcessMaker con prácticos bots.

Vamos a sumergirnos en un breve tutorial que utiliza un flujo de trabajo de solicitud de préstamo como ejemplo. Veremos cómo ProcessMaker BPM puede utilizar una herramienta RPA como la integración de Automation Anywhere para apoyar un flujo de trabajo simple de solicitud de préstamo. También puede seguir en el video tutorial.

 

1. El cliente rellena sus datos personales

Supongamos que un cliente, Peter Brown, está interesado en solicitar un préstamo a PB Bank. El Banco PB ha trabajado duro en el diseño de una una experiencia digital encantadora para sus clientes para sus clientes. Así que Peter se dirige a su sitio web para rellenar una solicitud online.

Peter rellena sus datos personales y, en segundo plano, un escuadrón de robots RPA se pone a trabajar. 

El PB Bank quiere utilizar estos trabajadores digitales para cotejar los datos de Peter con la lista de sanciones publicada por la Oficina de Control de Activos Extranjeros. Esta base de datos contiene información sobre personas de alto riesgo con las que los bancos no deben hacer negocios. Conozca a su cliente y la comprobación de antecedentes contra el blanqueo de capitales.

Para llevar a cabo este proceso de forma manual, un analista de préstamos del PB Bank entraría en el sitio web de la OFAC y escribiría los datos de Peter en la barra de búsqueda. Para un solo solicitante, este proceso no lleva mucho tiempo. Pero imagínese hacer esto para las miles de solicitudes de préstamo que se procesan cada día. No podría seguir el ritmo. 

Este sencillo proceso consta de cuatro pasos. Vamos a ver cómo se ve en ProcessMaker: 

2. RPA inicia la búsqueda de AA en ProcessMaker

El cliente comienza rellenando el formulario del sitio web para iniciar el flujo de trabajo. 

En el segundo paso, "Búsqueda AA", pediremos a nuestros robots de Automation Anywhere que echen un vistazo a la base de datos OFAC por nosotros. Una vez que hayas creado esta tarea, puedes arrastrarla fácilmente por tu flujo de trabajo o incluso reciclarla en otros procesos.

Dependiendo de lo que encuentren, el sistema realizará una de las dos tareas siguientes: enviar la luz verde a Peter por correo electrónico o marcar con rojo su solicitud para que sea revisada más a fondo. 

Hemos reducido inmediatamente el trabajo del gestor de préstamos, ya que no tiene que examinar todas las solicitudes, sino sólo las que han provocado una alerta de la OFAC. 

Así que vamos a poner a trabajar a Automation Anywhere en la tarea "AA Lookup" de este flujo de trabajo. Para ello, hemos recurrido a algunos de sus prácticos conectores de datos: 

 

• Autenticar: Pedimos permiso para realizar la búsqueda en la base de datos.
• Ejecutar el robot de búsqueda: Aquí es donde ocurre la magia.

Un simpático robot RPA intervendrá y hará todo el trabajo manual por nosotros. En segundo plano, invisible para nosotros, abrirá un navegador, introducirá la información de Peter en la base de datos y hará clic en el botón "Buscar".

• Esperar y atrapar la respuesta: En este paso, Automation Anywhere nos devolverá los resultados.
• Establezca las variables de respuesta: La información se introducirá en el resto del flujo de trabajo, para que nuestros sistemas puedan evaluar los resultados.

Ahora, una nota al margen: para cualquiera que necesite profundizar en el código, puede hacer clic fácilmente para sumergirse en los detalles. El flujo de trabajo es intrínsecamente de bajo código, ocultando la programación esencial de los de los ciudadanos desarrolladores. Como una matrioska: Los informáticos pueden eliminar las capas exteriores para profundizar en los detalles, pero los demás usuarios pueden seguir centrándose en el panorama general.

3. Envío de disparadores a los analistas de préstamos y a los clientes

A continuación, el bot RPA de Automation Anywhere nos dirá lo que ha descubierto en la investigación respondiendo a la pregunta del proceso, ¿se encontró Peter "en la OFAC?" En la pantalla de primer plano, se puede observar cómo el bot realiza sus tareas de forma autónoma. 

Si el bot no encuentra a Peter en la lista de la OFAC, recibirá automáticamente un correo electrónico del PB Bank indicando que la solicitud se ve bien y sigue adelante. ¡Enhorabuena, Peter!

Ahora, digamos que un personaje más nefasto intentó solicitar un préstamo, como este individuo señalado por el Departamento del Tesoro de los Estados Unidos por lavado de dinero. En lugar de enviar el correo electrónico de aprobación, Automation Anywhere activará una alerta en el panel de control de ProcessMaker del agente de crédito correspondiente. 

Vamos al panel de control del analista de préstamos. Puedes ver que nuestro amigable bot automatizado ha cargado todo en un ticket para que revisemos el nombre del solicitante y fragmentos del registro OFAC, como su puntuación de riesgo. Desde esta ventana, el analista puede sopesar qué hacer a continuación -rechazar, revisar o aprobar de todos modos-, decisiones que pueden poner en marcha otro lote de tareas. 

¡Voilà! Usted ha recorrido un ejemplo excelente de cómo ProcessMaker y Automation Anywhere trabajan juntos para infundir sus flujos de trabajo con el poder de ahorro de tiempo y aumento de la eficiencia de RPA. ¿Listo para empezar? Programe una demostración rápida ahora.