Imagine un final de mes para el equipo financiero en el que todo va según lo previsto y la automatización se encarga del trabajo manual más repetitivo. Sin notificaciones urgentes de Slack, sin estrés, solo procesos fluidos.
En la mayoría de las empresas, el final de mes no es así. Con frecuencia, los equipos financieros se ven desbordados por las crecientes expectativas unidas a flujos de trabajo, herramientas y procesos ineficaces. Según un estudio reciente de ProcessMaker, un empleado medio de un departamento financiero realiza más de 1.000 copias a la semana y dedica el 50% de su tiempo a tareas repetitivas.
En respuesta a este reto surge la automatización de los procesos financieros, que permite a las empresas automatizar los procesos financieros y mejorar la eficiencia. En este artículo se describen las ventajas, las oportunidades y los retos asociados a la automatización de los procesos financieros.
¿Qué es la automatización de los procesos empresariales?
La automatización de procesos es el uso de la tecnología para automatizar tareas repetitivas o manuales con el fin de aumentar la eficiencia y ahorrar tiempo. En la función financiera, los procesos financieros automatizados permiten agilizar las operaciones, ahorrar costes y mejorar la toma de decisiones.
En términos sencillos, la automatización de los procesos financieros consiste en eliminar el trabajo desperdiciado en los procesos financieros, pero ¿qué tienen de malo los procesos financieros en primer lugar?
Algunos de los retos reconocidos sistemáticamente son:
- Procesos ineficaces. Muchas tareas financieras siguen realizándose manualmente, lo que genera enormes costes hundidos y dificultades para mantener procesos eficientes.
- Demasiado trabajo repetitivo. Las operaciones financieras siguen incluyendo muchas tareas y procesos repetitivos. Los equipos financieros pierden aproximadamente el 10% de su tiempo en procesos de silla giratoria conectándose y copiando información de un sistema a otro.
- Aprobaciones lentas. Muchos procesos financieros dependen de intervenciones manuales, como las aprobaciones de los gestores, lo que plantea problemas de tiempo de procesamiento y el cumplimiento de los plazos.
- Datos e informes poco fiables. Muchos informes financieros siguen basándose en hojas de cálculo que agregan datos procedentes de diversos sistemas, lo que genera incoherencias e imprecisiones.
Ventajas de la automatización de los procesos financieros
La automatización ofrece numerosas ventajas a empresas y particulares en la gestión de sus actividades financieras. Seleccionar las soluciones de automatización adecuadas es crucial para maximizar estas ventajas y garantizar una integración perfecta con los sistemas existentes. He aquí algunas de las principales razones por las que la automatización es esencial en finanzas:
1. Mejorar la velocidad y la eficacia.
La automatización agiliza considerablemente varios procesos financieros al permitir que las tareas se completen más rápidamente y con menos intervención manual. Por ejemplo, los sistemas de facturación automatizados pueden generar y enviar facturas en cuestión de segundos, en lugar de pasar horas creándolas y enviándolas manualmente. Esto no sólo reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios, sino que también permite a los equipos financieros centrarse en iniciativas más estratégicas. Al reasignar el tiempo y los recursos ahorrados, las empresas pueden mejorar su eficiencia operativa, garantizando su agilidad y capacidad de respuesta a las demandas del mercado.
2. Mejorar la precisión y el detalle
La automatización desempeña un papel crucial a la hora de minimizar los errores humanos en las tareas financieras. Por ejemplo, cuando se utiliza un software automatizado para la introducción de datos, el sistema puede cotejar la información procedente de múltiples fuentes, lo que disminuye significativamente las posibilidades de que se produzcan errores derivados de la introducción manual. Además, las herramientas automatizadas de elaboración de informes financieros pueden generar informes en tiempo real con altos niveles de precisión, proporcionando así datos fiables a los responsables de la toma de decisiones. Esta mayor precisión no sólo mejora la calidad de los datos, sino que también fomenta la confianza en la información financiera, que es esencial para una planificación estratégica eficaz.
3. Reducir costes.
La automatización de las tareas manuales repetitivas puede suponer un importante ahorro de costes para las empresas. Por ejemplo, mediante la implantación de sistemas automatizados de nóminas, las empresas pueden reducir significativamente el tiempo dedicado al procesamiento de nóminas, que tradicionalmente requiere muchas horas y la participación del personal. Además, la automatización minimiza el riesgo de errores costosos, como cálculos de nóminas incorrectos o documentos fiscales mal archivados, que pueden dar lugar a sanciones y gastos adicionales. Esta doble ventaja de reducir los costes de mano de obra y mitigar la posibilidad de errores financieros contribuye a mejorar la cuenta de resultados.
4. Rápido a escala.
Una de las ventajas significativas de los sistemas automatizados es su capacidad para gestionar sin problemas cargas de trabajo crecientes a medida que las empresas se expanden. Por ejemplo, una empresa que experimenta un rápido crecimiento puede enfrentarse de repente a un mayor volumen de transacciones. Los procesos manuales tendrían dificultades para seguir el ritmo, lo que provocaría retrasos y posibles errores. Sin embargo, los sistemas financieros automatizados pueden escalar sin esfuerzo para adaptarse a este aumento de la demanda, permitiendo un funcionamiento fluido sin necesidad de contratar personal adicional. Esta escalabilidad permite a las empresas centrarse en el crecimiento y la expansión sin los habituales problemas asociados a las operaciones financieras.
5. Ahorra tiempo.
Al automatizar las tareas financieras rutinarias, las empresas no sólo ahorran tiempo, sino que también permiten a sus equipos financieros dedicarse a actividades más estratégicas. Por ejemplo, en lugar de dedicar horas a conciliaciones o introducción de datos, los profesionales de las finanzas pueden dedicar sus esfuerzos a analizar tendencias financieras, prever el rendimiento futuro o desarrollar estrategias para la gestión de riesgos. Este cambio del trabajo administrativo a la planificación estratégica de alto nivel fomenta la innovación y permite a las empresas mantener una ventaja competitiva en el mercado siendo proactivas en lugar de reactivas.
¿Cuáles son los principales procesos financieros que puede automatizar?
Como regla general, cualquier proceso financiero que requiera trabajo manual y repetitivo puede automatizarse. Las herramientas de automatización financiera desempeñan un papel fundamental en la automatización de estos procesos, garantizando la eficacia y la precisión. Ejemplos notables incluyen AP, AR, conciliaciones, aprobaciones de gastos, nóminas, previsiones financieras e informes.
Estos son algunos de los principales procesos financieros que pueden automatizarse:
Cuentas a pagar y a cobrar
La automatización de los procesos de cuentas a pagar y a cobrar puede agilizar la tramitación de los pagos, reducir los errores y mejorar la gestión de la tesorería. Entre las tareas que pueden automatizarse se incluyen:
- Tramitación y aprobación de facturas: Las herramientas de automatización pueden gestionar todo el ciclo de vida de la factura, desde la recepción hasta la aprobación, garantizando un procesamiento puntual y preciso.
- Procesamiento y conciliación de pagos: Los sistemas automatizados pueden gestionar los pagos y conciliar las cuentas, reduciendo la intervención manual y minimizando los errores.
- Gestión de créditos y facturación: La automatización puede agilizar la gestión del crédito y la facturación, garantizando una facturación puntual y mejorando el flujo de caja.
- Previsión y gestión de tesorería: Las herramientas automatizadas pueden proporcionar información en tiempo real sobre la tesorería, ayudando a las empresas a tomar decisiones financieras con conocimiento de causa.
Procesamiento de nóminas
La automatización del procesamiento de nóminas puede reducir errores, mejorar el cumplimiento y aumentar la eficiencia. Entre las tareas que pueden automatizarse se incluyen:
- Cálculo y procesamiento de nóminas: La automatización garantiza un cálculo preciso y puntual de las nóminas, reduciendo el riesgo de errores.
- Cumplimiento e información fiscal: Los sistemas automatizados pueden encargarse del cálculo de impuestos y la elaboración de informes, garantizando el cumplimiento de la normativa local.
- Administración y gestión de prestaciones: La automatización puede agilizar la gestión de las prestaciones de los empleados, desde la inscripción hasta la administración.
- Gestión y seguimiento del tiempo de descanso: Las herramientas automatizadas pueden realizar un seguimiento de las solicitudes y aprobaciones de tiempo libre de los empleados, garantizando un registro preciso.
Informes y análisis financieros
La automatización de los informes y análisis financieros puede proporcionar información en tiempo real sobre el rendimiento financiero, mejorar la toma de decisiones y reducir los errores. Entre las tareas que pueden automatizarse se incluyen:
- Preparación y análisis de estados financieros: Las herramientas de automatización pueden generar estados financieros y realizar análisis detallados, ahorrando tiempo y mejorando la precisión.
- Presupuestos y previsiones: Los sistemas automatizados pueden crear presupuestos y previsiones basados en datos históricos, proporcionando proyecciones más precisas y fiables.
- Análisis de desviaciones e informes: La automatización puede agilizar el análisis de desviaciones y la elaboración de informes, ayudando a las empresas a identificar y abordar las discrepancias con rapidez.
- Modelización y simulación financiera: Las herramientas automatizadas pueden realizar modelizaciones y simulaciones financieras complejas, aportando información valiosa para la planificación estratégica.
La automatización de los procesos financieros clave puede mejorar significativamente la eficiencia, la precisión y la rentabilidad de las empresas. Al aprovechar las herramientas y tecnologías de automatización, las empresas pueden liberar a sus equipos financieros para que se centren en tareas más estratégicas, lo que en última instancia se traduce en mejores resultados financieros y crecimiento.
Prepararse para la automatización financiera
La preparación para la automatización de las finanzas implica varios pasos que pueden ayudar a garantizar el éxito de la implantación. He aquí algunas consideraciones clave:
Evaluación de los procesos actuales
Evaluar los procesos financieros actuales es esencial para identificar las áreas que pueden automatizarse, racionalizarse o mejorarse. Esto implica:
- Cartografía de los procesos y flujos de trabajo financieros actuales. Documentar los procesos existentes ayuda a identificar ineficiencias y áreas de mejora.
- Identificación de tareas manuales y cuellos de botella. Identificar las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo puede poner de relieve las oportunidades de automatización.
- Evaluación de los sistemas financieros y programas informáticos existentes. La evaluación de los sistemas actuales ayuda a determinar si pueden soportar la automatización o si se necesitan nuevas soluciones.
- Determinar la necesidad de nuevos procesos o flujos de trabajo financieros. La identificación de lagunas en los procesos actuales puede ayudar a diseñar flujos de trabajo más eficientes.
Mediante la evaluación de los procesos financieros actuales, las organizaciones pueden identificar oportunidades de automatización, mejorar la eficiencia y reducir los errores. Se trata de un paso esencial para preparar la automatización financiera y garantizar el éxito de la implantación.
Mapee sus oportunidades de automatización con inteligencia de procesos
Con herramientas modernas como la inteligencia de procesos, la evaluación de los procesos actuales se puede hacer de forma totalmente automática sin necesidad de documentación manual de los procesos. Por lo general, los clientes empresariales descubren ~ 20% de ahorro dentro de los 30 días de la instalación plug-and-play de la inteligencia de procesos ProcessMaker.
La automatización de procesos es la clave para agilizarlos
Para hacer los procesos financieros más eficientes y racionalizados, las empresas están utilizando cada vez más herramientas de automatización de procesos de negocio para optimizar los flujos de trabajo y reducir el trabajo manual. ProcessMaker es un líder de la industria en la automatización de procesos de bajo código y puede llevar sus procesos a nuevas alturas operativas. Comente con nuestros expertos cómo puede utilizar la automatización de procesos para su departamento financiero.
PREGUNTAS Y RESPUESTAS:
¿Por qué es necesaria la automatización en las finanzas?
La automatización es necesaria en las finanzas para mejorar la eficacia, la precisión y la rentabilidad. Al automatizar las tareas manuales repetitivas, las instituciones financieras pueden agilizar sus operaciones, reducir los errores humanos y permitir que los empleados se centren en actividades más estratégicas y de valor añadido. En última instancia, esto conduce a una mejor toma de decisiones, una mayor productividad y una mayor competitividad en un panorama de mercado en rápida evolución.
¿Qué es la automatización de procesos en la función financiera?
La automatización de procesos en la función financiera se refiere a la implantación de software y tecnología para automatizar tareas rutinarias y manuales dentro del ámbito financiero. Esto puede incluir procesos como la introducción de datos, la conciliación de cuentas, el procesamiento de facturas y la elaboración de informes financieros. Mediante la automatización de estas tareas, las instituciones financieras pueden minimizar los errores, ahorrar tiempo y optimizar la asignación de recursos, lo que conduce a un mejor rendimiento general y a una visión estratégica.
¿Cómo puede ayudar a las finanzas la automatización robótica de procesos?
La automatización robótica de procesos (RPA) puede ayudar a las finanzas automatizando las tareas repetitivas, aumentando la precisión y reduciendo los costes operativos. La RPA utiliza robots de software para imitar las acciones humanas, ejecutando tareas en múltiples sistemas y aplicaciones. Esto permite a los equipos financieros reasignar su tiempo y recursos a tareas más estratégicas y analíticas, mejorando la capacidad de toma de decisiones y permitiendo respuestas más ágiles a las fluctuaciones del mercado y los cambios normativos.
¿Existe una alternativa para la RPA?
Si busca una solución que vaya más allá de la automatización de tareas individuales y agilice los flujos de trabajo integrales e incluso los procesos más complejos, la automatización de procesos ProcessMaker podría ser la respuesta para usted.
