Stellen Sie sich ein Monatsende für das Finanzteam vor, bei dem alles nach Plan läuft und die Automatisierung die meisten sich wiederholenden, manuellen Arbeiten übernimmt. Keine dringenden Slack-Benachrichtigungen, kein Stress, nur reibungslose Prozesse.
In den meisten Unternehmen ist das Monatsende nicht so. Finanzteams sehen sich häufig durch steigende Erwartungen in Verbindung mit ineffizienten Arbeitsabläufen, Tools und Prozessen überfordert. Jüngste Untersuchungen von ProcessMaker haben ergeben, dass ein durchschnittlicher Mitarbeiter in einer Finanzabteilung über 1000 Kopiervorgänge pro Woche und verbringt 50 % seiner Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben.
Die Automatisierung von Finanzprozessen ist die Antwort auf diese Herausforderung und ermöglicht es Unternehmen, Finanzprozesse zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Vorteile, Möglichkeiten und Herausforderungen, die mit der Automatisierung von Finanzprozessen verbunden sind.
Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung ist der Einsatz von Technologie zur Automatisierung sich wiederholender oder manueller Aufgaben, um die Effizienz zu steigern und Zeit zu sparen. In der Finanzfunktion führen automatisierte Finanzprozesse zu rationalisierten Abläufen, Kosteneinsparungen und besseren Entscheidungen.
Vereinfacht ausgedrückt geht es bei der Automatisierung von Finanzprozessen darum, unnötige Arbeit in Ihren Finanzprozessen zu eliminieren.
Einige der immer wieder erkannten Herausforderungen sind:
- Ineffiziente Prozesse. Viele Finanzaufgaben werden immer noch manuell erledigt, was zu enormen Kosten und Schwierigkeiten bei der Aufrechterhaltung effizienter Prozesse führt.
- Zu viel sich wiederholende Arbeit. Finanzoperationen beinhalten immer noch viele sich wiederholende Aufgaben und Prozesse. Finanzteams verschwenden etwa 10 % ihrer Zeit mit Drehstuhl-Prozesse Einloggen und Kopieren von Informationen von einem System in ein anderes.
- Langsame Genehmigungen. Viele Finanzprozesse hängen von manuellen Eingriffen ab, wie z. B. Genehmigungen durch Manager, was zu Problemen führt bei Durchlaufzeit und die Einhaltung von Fristen.
- Unzuverlässige Daten und Berichte. Viele Finanzberichte beruhen immer noch auf Tabellenkalkulationen, die Daten aus verschiedenen Quellsystemen zusammenfassen, was zu Unstimmigkeiten und Ungenauigkeiten führt.
Vorteile der Automatisierung von Finanzprozessen
Die Automatisierung bietet Unternehmen und Privatpersonen zahlreiche Vorteile bei der Verwaltung ihrer finanziellen Aktivitäten. Die Auswahl der richtigen Automatisierungslösungen ist entscheidend, um diese Vorteile zu maximieren und eine nahtlose Integration in bestehende Systeme zu gewährleisten. Hier sind einige der Hauptgründe, warum Automatisierung im Finanzwesen unerlässlich ist:
1. Verbesserung von Geschwindigkeit und Effizienz.
Durch die Automatisierung werden verschiedene Finanzprozesse erheblich rationalisiert, da Aufgaben schneller und mit weniger manuellen Eingriffen erledigt werden können. So können beispielsweise automatisierte Rechnungsstellungssysteme Rechnungen in Sekundenschnelle erstellen und versenden, anstatt Stunden damit zu verbringen, sie manuell zu erstellen und zu verschicken. Dies reduziert nicht nur den Zeit- und Arbeitsaufwand, sondern ermöglicht es den Finanzteams auch, sich auf strategischere Initiativen zu konzentrieren. Durch die Umverteilung der eingesparten Zeit und Ressourcen können Unternehmen ihre betriebliche Effizienz verbessern und sicherstellen, dass sie flexibel und reaktionsschnell auf die Marktanforderungen reagieren können.
2. Verbessern Sie Genauigkeit und Detailgenauigkeit
Die Automatisierung spielt eine entscheidende Rolle bei der Minimierung menschlicher Fehler bei Finanzaufgaben. Wenn beispielsweise automatisierte Software für die Dateneingabe verwendet wird, kann das System Informationen aus mehreren Quellen miteinander abgleichen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die bei der manuellen Eingabe entstehen könnten, erheblich verringert wird. Darüber hinaus können automatisierte Tools für die Finanzberichterstattung Echtzeitberichte mit einem hohen Maß an Genauigkeit erstellen und so den Entscheidungsträgern zuverlässige Daten liefern. Diese verbesserte Genauigkeit steigert nicht nur die Datenqualität, sondern fördert auch das Vertrauen in die Finanzberichterstattung, das für eine effektive strategische Planung unerlässlich ist.
3. Kosten reduzieren.
Die Automatisierung sich wiederholender, manueller Aufgaben kann zu erheblichen Kosteneinsparungen für Unternehmen führen. So können Unternehmen durch die Einführung automatisierter Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme den Zeitaufwand für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die traditionell viel Zeit und Personaleinsatz erfordert, erheblich verringern. Darüber hinaus minimiert die Automatisierung das Risiko kostspieliger Fehler, wie z. B. falsche Lohnberechnungen oder falsch eingereichte Steuerunterlagen, die zu Strafen und zusätzlichen Kosten führen können. Dieser doppelte Vorteil, nämlich die Senkung der Arbeitskosten bei gleichzeitiger Verringerung des Fehlerpotenzials, trägt zu einem gesünderen Endergebnis bei.
4. Schnell skalierbar.
Einer der wichtigsten Vorteile automatisierter Systeme ist ihre Fähigkeit, bei expandierenden Unternehmen eine höhere Arbeitslast nahtlos zu bewältigen. So kann ein Unternehmen, das ein schnelles Wachstum erlebt, plötzlich mit einem höheren Transaktionsvolumen konfrontiert werden. Manuelle Prozesse könnten damit nur schwer Schritt halten, was zu Verzögerungen und möglichen Fehlern führen würde. Automatisierte Finanzsysteme können jedoch mühelos skaliert werden, um diesen Anstieg der Nachfrage zu bewältigen, so dass ein reibungsloser Betrieb möglich ist, ohne dass zusätzliche Mitarbeiter eingestellt werden müssen. Diese Skalierbarkeit ermöglicht es Unternehmen, sich auf Wachstum und Expansion zu konzentrieren, ohne die üblichen Wachstumsschmerzen, die mit Finanzoperationen verbunden sind.
5. Sparen Sie Zeit.
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben im Finanzbereich sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern geben ihren Finanzteams auch die Möglichkeit, sich mit strategischeren Aktivitäten zu befassen. Anstatt Stunden mit Abstimmungen oder der Dateneingabe zu verbringen, können sich Finanzfachleute beispielsweise der Analyse von Finanztrends, der Vorhersage künftiger Leistungen oder der Entwicklung von Strategien für das Risikomanagement widmen. Diese Verlagerung von administrativer Arbeit auf eine übergeordnete strategische Planung fördert die Innovation und ermöglicht es Unternehmen, einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt zu erhalten, indem sie proaktiv statt reaktiv handeln.
Welches sind die wichtigsten Finanzprozesse, die Sie automatisieren können?
Als Faustregel gilt, dass jeder Finanzprozess, der manuelle und sich wiederholende Arbeiten erfordert, automatisiert werden kann. Automatisierungswerkzeuge für das Finanzwesen spielen eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung dieser Prozesse und gewährleisten Effizienz und Genauigkeit. Zu den wichtigsten Beispielen gehören die Kreditorenbuchhaltung, die Rechnungslegung, Abstimmungen, Ausgabengenehmigungen, die Gehaltsabrechnung sowie Finanzprognosen und -berichte.
Hier sind einige der wichtigsten Finanzprozesse, die automatisiert werden können:
Verbindlichkeiten und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Die Automatisierung von Kreditoren- und Debitorenprozessen kann die Zahlungsabwicklung rationalisieren, Fehler reduzieren und das Cashflow-Management verbessern. Zu den Aufgaben, die automatisiert werden können, gehören:
- Bearbeitung und Genehmigung von Rechnungen: Automatisierungswerkzeuge können den gesamten Lebenszyklus von Rechnungen abwickeln, vom Eingang bis zur Genehmigung, und gewährleisten so eine rechtzeitige und genaue Bearbeitung.
- Zahlungsabwicklung und -abstimmung: Automatisierte Systeme können Zahlungen verwalten und Konten abgleichen, wodurch manuelle Eingriffe reduziert und Fehler minimiert werden.
- Kreditmanagement und Rechnungsstellung: Die Automatisierung kann das Kreditmanagement und die Rechnungsstellung rationalisieren und so eine rechtzeitige Rechnungsstellung und einen besseren Cashflow gewährleisten.
- Cashflow-Prognose und -Management: Automatisierte Tools bieten Echtzeit-Einblicke in den Cashflow und helfen Unternehmen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.
Bearbeitung der Gehaltsabrechnung
Die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung kann Fehler reduzieren, die Einhaltung von Vorschriften verbessern und die Effizienz steigern. Zu den Aufgaben, die automatisiert werden können, gehören:
- Lohnberechnung und -verarbeitung: Die Automatisierung gewährleistet genaue und rechtzeitige Lohnberechnungen und verringert das Fehlerrisiko.
- Steuerkonformität und Berichterstattung: Automatisierte Systeme können die Steuerberechnung und -berichterstattung übernehmen und so die Einhaltung der lokalen Vorschriften gewährleisten.
- Verwaltung und Management von Sozialleistungen: Die Automatisierung kann die Verwaltung der Sozialleistungen für Arbeitnehmer von der Anmeldung bis zur Verwaltung rationalisieren.
- Pausenmanagement und -verfolgung: Automatisierte Tools können die Anträge und Genehmigungen von Mitarbeitern auf Freistellungen nachverfolgen und so eine genaue Buchführung gewährleisten.
Finanzielle Berichterstattung und Analyse
Die Automatisierung der Finanzberichterstattung und -analyse kann in Echtzeit Einblicke in die finanzielle Leistung geben, die Entscheidungsfindung verbessern und Fehler reduzieren. Zu den Aufgaben, die automatisiert werden können, gehören:
- Erstellung und Analyse von Jahresabschlüssen: Automatisierungswerkzeuge können Jahresabschlüsse erstellen und detaillierte Analysen durchführen, was Zeit spart und die Genauigkeit erhöht.
- Budgetierung und Prognosen: Automatisierte Systeme können auf der Grundlage historischer Daten Budgets und Prognosen erstellen und so genauere und zuverlässigere Projektionen liefern.
- Abweichungsanalyse und Berichterstattung: Die Automatisierung kann die Abweichungsanalyse und -berichterstattung rationalisieren und Unternehmen dabei helfen, Diskrepanzen schnell zu erkennen und zu beheben.
- Finanzmodellierung und Simulation: Automatisierte Tools können komplexe Finanzmodelle und -simulationen durchführen und so wertvolle Erkenntnisse für die strategische Planung liefern.
Die Automatisierung wichtiger Finanzprozesse kann die Effizienz, Genauigkeit und Kosteneffizienz von Unternehmen erheblich verbessern. Durch den Einsatz von Automatisierungstools und -technologien können Unternehmen ihre Finanzteams entlasten, damit sie sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren können, was letztlich zu einer besseren finanziellen Leistung und mehr Wachstum führt.
Vorbereitung auf die Finanzautomatisierung
Die Vorbereitung auf die Finanzautomatisierung umfasst mehrere Schritte, die zu einer erfolgreichen Implementierung beitragen können. Hier sind einige wichtige Überlegungen:
Bewertung der aktuellen Prozesse
Die Bewertung der derzeitigen Finanzprozesse ist wichtig, um Bereiche zu ermitteln, die automatisiert, rationalisiert oder verbessert werden können. Dies beinhaltet:
- Abbildung der aktuellen Finanzprozesse und Arbeitsabläufe. Die Dokumentation bestehender Prozesse hilft, Ineffizienzen und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln.
- Identifizierung von manuellen Aufgaben und Engpässen. Die Ermittlung von sich wiederholenden und zeitaufwändigen Aufgaben kann Möglichkeiten zur Automatisierung aufzeigen.
- Bewertung bestehender Finanzsysteme und Software. Die Bewertung der bestehenden Systeme hilft festzustellen, ob sie die Automatisierung unterstützen können oder ob neue Lösungen erforderlich sind.
- Ermittlung des Bedarfs an neuen Finanzprozessen oder Arbeitsabläufen. Die Ermittlung von Lücken in den derzeitigen Prozessen kann zur Gestaltung effizienterer Arbeitsabläufe beitragen.
Durch die Bewertung der aktuellen Finanzprozesse können Unternehmen Möglichkeiten zur Automatisierung erkennen, die Effizienz verbessern und Fehler reduzieren. Dies ist ein wesentlicher Schritt bei der Vorbereitung auf die Automatisierung des Finanzwesens und der Gewährleistung einer erfolgreichen Umsetzung.
Abbildung Ihrer Automatisierungsmöglichkeiten mit Prozessintelligenz
Mit modernen Werkzeugen wie Process Intelligence kann die Bewertung der aktuellen Prozesse vollautomatisch erfolgen, ohne dass eine manuelle Dokumentation der Prozesse erforderlich ist. Typischerweise entdecken Unternehmenskunden ~20% Einsparungen innerhalb von 30 Tagen nach der Plug-and-Play-Installation von ProcessMaker Process Intelligence.
Prozessautomatisierung ist der Schlüssel zu schlanken Prozessen
Um Finanzprozesse effizienter und schlanker zu gestalten, setzen Unternehmen zunehmend Tools zur Geschäftsprozessautomatisierung ein, um Arbeitsabläufe zu optimieren und manuelle Tätigkeiten zu reduzieren. ProcessMaker ist branchenführend im Bereich der Low-Code-Prozessautomatisierung und kann Ihre Prozesse auf ein neues Niveau heben. Diskutieren Sie mit unseren Experten wie Sie Prozessautomatisierung für Ihre Finanzabteilung nutzen können.
Q&A:
Warum ist Automatisierung im Finanzwesen notwendig?
Automatisierung ist im Finanzwesen notwendig, um Effizienz, Genauigkeit und Kosteneffizienz zu verbessern. Durch die Automatisierung sich wiederholender, manueller Aufgaben können Finanzinstitute ihre Abläufe rationalisieren, menschliche Fehler reduzieren und ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich auf strategischere, wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Dies führt letztendlich zu einer besseren Entscheidungsfindung, höherer Produktivität und verbesserter Wettbewerbsfähigkeit in einer sich schnell entwickelnden Marktlandschaft.
Was bedeutet Prozessautomatisierung in der Finanzfunktion?
Prozessautomatisierung in der Finanzfunktion bezieht sich auf die Implementierung von Software und Technologie zur Automatisierung von manuellen Routineaufgaben im Finanzbereich. Dazu können Prozesse wie Dateneingabe, Kontenabgleich, Rechnungsverarbeitung und Finanzberichte gehören. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können Finanzinstitute Fehler minimieren, Zeit sparen und die Ressourcenzuweisung optimieren, was zu einer besseren Gesamtleistung und strategischen Erkenntnissen führt.
Wie kann robotergestützte Prozessautomatisierung im Finanzwesen helfen?
Robotic Process Automation (RPA) kann dem Finanzwesen helfen, indem es sich wiederholende Aufgaben automatisiert, die Genauigkeit erhöht und die Betriebskosten senkt. RPA nutzt Software-Roboter, um menschliche Handlungen zu imitieren und Aufgaben über mehrere Systeme und Anwendungen hinweg auszuführen. Auf diese Weise können Finanzteams ihre Zeit und Ressourcen für strategischere und analytischere Aufgaben einsetzen, was die Entscheidungsfähigkeit verbessert und flexiblere Reaktionen auf Marktschwankungen und regulatorische Änderungen ermöglicht.
Gibt es eine Alternative für RPA?
Wenn Sie auf der Suche nach einer Lösung sind, die über die Automatisierung einzelner Aufgaben hinausgeht und durchgängige Arbeitsabläufe und selbst die komplexesten Prozesse rationalisiert, dann könnte ProcessMaker Prozessautomatisierung die Antwort für Sie sein.
