La holgazanería en la aprobación de los flujos de trabajo de aprobación

Matt McClintock 11 de agosto de 2017 Flujo de trabajo

Una Aprobación de Perezoso debería parecerse a la foto de arriba para un correo electrónico "Aprobación de Perezoso". Muchos usuarios hoy en día quieren ejecutar procesos en Slack en vez de en el correo electrónico y usan un "Slack Lazy Approval" como este "Lazy Approval" en el correo electrónico de arriba. Muchas Suites BPM usan esta técnica para permitir a los revisores aprobar o rechazar solicitudes por correo electrónico. Una Slack Lazy Approval puede ser usada de una manera muy similar.

El nombre de esta característica es genial. La idea básica es poder aprobar una solicitud haciendo el menor trabajo posible. La idea de "hacer el menor trabajo posible" se equipara con la idea de "ser perezoso". Tiene mucho sentido.

¿Es Lazy Good?

La idea básica es que el usuario no tenga que acceder al portal web del software de flujo de trabajo para revisar y aprobar una solicitud. La cuestión es que entrar en un sitio web, hacer clic en un buzón de entrada, y luego hacer clic en un caso para abrirlo, y luego aprobar el caso probablemente toma entre 10 y 25 segundos, dependiendo del diseño particular del sistema de flujo de trabajo.

10-25 segundos y 4 clics es simplemente demasiado tiempo en el mundo hiperocupado de hoy. Parecería una locura haberlo dicho hace 20 años, pero en el mundo de hoy es una realidad. Estamos acostumbrados a la velocidad.

La aprobación perezosa equivale a ahorrar tiempo

En otras palabras, otra forma de nombrar una aprobación perezosa es llamarla "aprobación que ahorra tiempo". No es sorprendente que los gerentes sean los que más piden la función de flujo de trabajo de aprobación perezosa. Los gerentes están ocupados y su tiempo es valioso. Así que tiene sentido que no quieran conectarse a otro sistema. Quieren que la información les llegue directamente dentro del sistema que más usan (correo electrónico), y quieren aprobarla con una simple respuesta como Aprobar o Rechazar.

¿Por qué el software actual requiere tantos clics para hacer las cosas?

La mayoría del software empresarial de hoy en día consiste en demasiados clics y pierde demasiado tiempo para hacer las cosas. ¿Por qué es así? El hecho es que la mayoría del software empresarial trata de hacer demasiado para demasiados roles de usuario diferentes. Como resultado, las interfaces no están bien diseñadas para un solo usuario en particular. Sabemos que esto es cierto porque intuitivamente comparamos nuestras experiencias en el uso de software empresarial con nuestras experiencias en el uso de software de consumo. Si alguna vez has comparado la experiencia de usuario de SAP con la de Lyft sabrás exactamente lo que quiero decir. La experiencia de UX en el software empresarial hoy en día no ha seguido el ritmo del software de consumo.

Usar la aprobación de Slack Lazy en lugar del correo electrónico

La holgura es la forma en que se trabaja hoy en día, según Stewart Butterfield. Así que, por supuesto, los gerentes quieren añadir una aprobación floja a su flujo de trabajo flojo. Pero en realidad, deberíamos ir un paso más allá. La semana pasada, vimos la implementación de un sistema de flujo de trabajo completo en nada más que holgazanear usando la API de ProcessMaker I/O.

Vamos a ir un paso más allá. ¿Por qué no deberíamos ser tan perezosos como sea posible? ¿Por qué deberíamos tener que acceder a cualquier otro software para hacer el trabajo? Si Slack es nuestra interfaz de mensajería preferida, entonces ¿por qué querríamos dejar esa interfaz. No lo haríamos. Dejar la interfaz significa más clics y más tiempo perdido.

Deberíamos ser capaces de iniciar flujos de trabajo, enrutar los flujos de trabajo y aprobar las solicitudes todos dentro de Slack. Para iniciar un flujo de trabajo, deberíamos ser capaces de usar un simple comando de barra como uno de estos:

"/purchase_request 20 computers" - Iniciar un flujo de trabajo de solicitud de compra para comprar 20 ordenadores

o

"/leave_request 01/01/2018 01/10/2018 Celebración del Año Nuevo" - Solicitar una licencia para tomar 9 días libres para las vacaciones.

Eso es realmente perezoso y esto hace que la experiencia del usuario sea realmente hermosa. Es hermoso porque no hay una interfaz de usuario. Deberíamos ser capaces de usar una aprobación floja y perezosa en este tipo de flujo de trabajo.

El mundo se volverá cada vez más perezoso.  

¿Qué hay de la aprobación de los perezosos? ¿Cómo debería funcionar la aprobación de los vagos? Bueno - debería ser exactamente como el correo electrónico, pero mejor. Slack es incluso más rápido que el correo electrónico y mucho más rápido que usar una interfaz externa para hacer las aprobaciones. La mejor interfaz es la que ya utilizan los usuarios. Así que si Slack es la mejor interfaz para la comunicación corporativa, entonces deberíamos ser capaces de hacer todo directamente dentro de Slack - crear contactos en SalesForce.com, crear un ticket en Zendesk, enviar un SMS, iniciar un getomeeting, etc. Todas las aplicaciones buscan aprovechar la interfaz común de Slack porque inevitablemente esa interfaz es el camino de menor resistencia para hacer el trabajo en muchos tipos de empresas.

Gotomeeting fue capaz de afeitar unos 30 segundos de la forma en que la gente empieza un getomeeting con su comando de barra. Y seguro que se siente bien, ¿no?

Usar un API de flujo de trabajo de microservicios para agregar aprobaciones perezosas a la holgazanería

ProcessMaker I/O es un motor de flujo de trabajo API entregado como un microservicio en la nube. Es ideal para automatizar la tarea de aprobación slack lazy y el proceso de aprobación slack lazy. ¿Cuál es el secreto? Es sencillo y elegante. Un verdadero "producto API-first" no hace suposiciones acerca de las interfaces. Dado que ProcessMaker I/O no tiene preconcepciones acerca de una interfaz, el desarrollador que implementa la API es libre de pensar exactamente cómo debe ser la interfaz. El resultado suele ser una belleza.

Como dice el viejo refrán, "si tienes un martillo, todo parece un clavo". Por eso es que el API primero es tan poderoso. Si no tienes una interfaz, entonces eres libre de resolver cada necesidad de interfaz de usuario de la manera perfecta. Los sistemas BPM tradicionales de compañías como IBM, SAP, Oracle, Pega Systems, Nintex, y otras ven todo como un clavo. El resultado significa que los usuarios se quedan con una experiencia de usuario pobre o los desarrolladores se quedan con meses de trabajo modificando las interfaces existentes para calzarlas en diferentes requerimientos.

En Slack un flujo de trabajo de E/S de ProcessMaker ocurre al 100% en Slack. Hace TODO en Slack. Si la principal plataforma de comunicación de una empresa es Slack, no tiene sentido obligar a los usuarios a utilizar otra interfaz para realizar acciones de flujo de trabajo. Lo demostré en mi último blog.

Libérate - Empieza a vivir en un primer mundo API

Espero que veas a dónde voy con esto. El API primero es realmente liberador y muy poderoso. En el momento en que quitas las agendas ocultas de tratar de convencer a los usuarios para que usen tu interfaz, eres libre de hacer EXACTAMENTE lo que un determinado usuario o caso de uso justifica. Esa es la forma en que el software debe ser construido. La edad de oro de las APIs apenas está comenzando. El resultado va a ser una revolución en las interfaces de usuario. Sólo mira.

La primera API equivale a un mejor diseño de UX

Entonces, ¿cómo se relaciona esto con la Aprobación de Holgazanes. es simple. Todas las aprobaciones deben ser tan perezosas como sea humanamente posible. Es así de simple. Si tus aprobaciones no son perezosas, entonces tienes un problema de diseño. Y si tu BPM lleva mucho equipaje extra en el camino de las interfaces de usuario, vas a terminar con problemas de diseño. Esto resulta en 4 clics y 25 segundos para hacer algo que podría hacerse con 1 clic y medio de segundo.

Sólo mira este mensaje de abajo. ¿No te gustaría que cada decisión pudiera ser servida con un botón de Aprobación/Rechazo directamente en la holgura? Una vez que veas una implementación como esta, tus usuarios dirán, "hey, ¿quién es el genio que finalmente se deshizo de la interfaz?"

Nos parece tan obvio en ProcessMaker ahora que hemos construido ProcessMaker I/O. Regístrese para obtener una cuenta gratuita de desarrollador en ProcessMaker I/O y pruebe nuestro ejemplo de Slack en la API de ProcessMaker I/O, y creo que estará de acuerdo.

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