Ein Slack Lazy Approval sollte so aussehen wie das Bild oben für ein E-Mail "Lazy Approval". Viele Anwender wollen heute Prozesse in Slack statt per E-Mail abwickeln und verwenden ein Slack Lazy Approval wie dieses Lazy Approval in E-Mail oben. Viele BPM Suites nutzen diese Technik, um Prüfern zu ermöglichen, Anfragen per E-Mail zu genehmigen oder abzulehnen. Ein Slack Lazy Approval kann auf sehr ähnliche Weise verwendet werden.
Der Name dieser Funktion ist großartig. Der Grundgedanke ist, dass man einen Antrag genehmigen kann, indem man so wenig Arbeit wie möglich macht. Die Idee, "so wenig Arbeit wie möglich zu machen", wird mit der Idee "faul zu sein" gleichgesetzt. Das macht absolut Sinn.
Ist Faulheit gut?
Der Grundgedanke ist, dass der Benutzer sich nicht beim Webportal der Workflow-Software anmelden muss, um einen Antrag zu prüfen und zu genehmigen. Das Problem ist, dass die Anmeldung auf einer Website, das Anklicken eines Posteingangs und das anschließende Anklicken eines Falls, um ihn zu öffnen, und die anschließende Genehmigung des Falls wahrscheinlich zwischen 10 und 25 Sekunden dauern, je nach dem Design des jeweiligen Workflow-Systems.
10-25 Sekunden und 4 Klicks sind in der heutigen hyperaktiven Welt einfach zu lang. Das wäre vor 20 Jahren verrückt gewesen, aber in der heutigen Welt ist es eine Realität. Wir sind an Geschwindigkeit gewöhnt.
Faule Genehmigung bedeutet Zeitersparnis
Mit anderen Worten: Eine andere Art, eine träge Genehmigung zu bezeichnen, wäre, sie als "zeitsparende Genehmigung" zu bezeichnen. Es ist nicht verwunderlich, dass Manager am häufigsten die Workflow-Funktion "Lazy Approval" nachfragen. Manager sind viel beschäftigt und ihre Zeit ist wertvoll. Daher ist es nur logisch, dass sie sich nicht in ein anderes System einloggen wollen. Sie möchten die Informationen direkt in dem System erhalten, das sie am häufigsten verwenden (E-Mail), und sie möchten sie mit einer einfachen Antwort wie "Genehmigen" oder "Ablehnen" genehmigen.
Warum erfordert Software heute so viele Klicks, um Dinge zu erledigen?
Die meiste Unternehmenssoftware besteht heutzutage aus zu vielen Klicks und vergeudet zu viel Zeit, um Dinge zu erledigen. Warum ist das so? Tatsache ist, dass die meiste Unternehmenssoftware versucht, zu viel für zu viele verschiedene Benutzerrollen zu tun. Infolgedessen sind die Benutzeroberflächen nicht besonders gut für einen einzelnen Benutzer konzipiert. Wir wissen das, weil wir intuitiv unsere Erfahrungen mit Unternehmenssoftware mit denen von Verbrauchersoftware vergleichen. Wenn Sie jemals die Benutzererfahrung von SAP mit der von Lyft verglichen haben, wissen Sie genau, was ich meine. Die UX-Erfahrung bei Unternehmenssoftware hat heute nicht mit der von Verbrauchersoftware Schritt gehalten.
Verwendung von Slack Lazy Approval in Slack anstelle von E-Mail
Laut Stewart Butterfield ist Slack die Art und Weise, wie Arbeit heute erledigt wird. Natürlich wollen Manager ihren Slack-Workflow um eine "Slack Lazy"-Freigabe ergänzen. Aber eigentlich sollten wir noch einen Schritt weiter gehen. Letzte Woche haben wir uns angesehen, wie man ein komplettes Workflow-System nur mit Slack und der ProcessMaker I/O API implementiert.
Gehen wir noch einen Schritt weiter. Warum sollten wir nicht so faul wie möglich sein? Warum sollten wir uns überhaupt bei einer anderen Software anmelden müssen, um unsere Arbeit zu erledigen? Wenn Slack unsere bevorzugte Nachrichtenschnittstelle ist, warum sollten wir dann jemals diese Schnittstelle verlassen wollen. Das würden wir nicht. Das Verlassen der Schnittstelle bedeutet mehr Klicks und mehr verlorene Zeit.
Wir sollten in der Lage sein, Workflows zu starten, Workflows weiterzuleiten und Anfragen innerhalb von Slack zu genehmigen. Um einen Workflow zu starten, sollten wir einen einfachen Schrägstrich-Befehl wie einen der folgenden verwenden können:
"/purchase_request 20 computers" - Starten eines Kaufantrags-Workflows zum Kauf von 20 Computern
oder
"/leave_request 01/01/2018 01/10/2018 New Years Celebration" - Beantragen Sie eine Beurlaubung, um 9 Tage Urlaub für die Feiertage zu nehmen.
Das ist wirklich faul, und das sorgt für eine wirklich schöne Benutzererfahrung. Es ist schön, weil es keine Benutzeroberfläche gibt. Wir sollten in der Lage sein, bei dieser Art von Arbeitsablauf eine faule Genehmigung von Slack zu verwenden.
Die Welt wird immer fauler werden.
Was ist mit der "Lazy Approval"-Funktion? Wie sollte die Slack Lazy Approval funktionieren? Nun - es sollte genau wie E-Mail sein, nur besser. Slack ist sogar schneller als E-Mail und viel schneller als die Verwendung einer externen Schnittstelle für Genehmigungen. Die beste Schnittstelle ist die, die die Benutzer bereits nutzen. Wenn Slack also die beste Schnittstelle für die Unternehmenskommunikation ist, dann sollten wir in der Lage sein, alles direkt in Slack zu erledigen - Kontakte in SalesForce.com erstellen, ein Ticket in Zendesk erstellen, eine SMS senden, ein Gotomeeting starten, usw. Jede Anwendung versucht, die Vorteile der gemeinsamen Schnittstelle von Slack zu nutzen, denn diese Schnittstelle ist zwangsläufig der Weg des geringsten Widerstands, um die Arbeit in vielen Unternehmen zu erledigen.
Gotomeeting konnte die Zeit, in der die Teilnehmer ein Gotomeeting mit ihrem Slash-Befehl beginnen, um etwa 30 Sekunden verkürzen. Und das fühlt sich doch gut an, oder?
Verwendung einer Microservices-Workflow-API zum Hinzufügen von Lazy Approvals zu Slack
ProcessMaker I/O ist eine schlanke Workflow-Engine-API, die als Cloud-Microservice bereitgestellt wird. Sie ist ideal geeignet, um die Slack Lazy Approval Aufgabe und den Slack Lazy Approval Prozess zu automatisieren. Was ist das Geheimnis? Es ist einfach und elegant. Ein echtes "API-first-Produkt" macht keine Annahmen über Schnittstellen. Da ProcessMaker I/O keine vorgefassten Meinungen über eine Schnittstelle hat, kann der Entwickler, der die API implementiert, genau darüber nachdenken, wie die Schnittstelle aussehen soll. Das Ergebnis ist in der Regel eine schöne Sache.
Wie ein altes Sprichwort sagt: "Wenn man einen Hammer hat, sieht alles wie ein Nagel aus". Deshalb ist API first so mächtig. Wenn Sie keine Schnittstelle haben, können Sie jeden Bedarf an einer Benutzerschnittstelle auf perfekte Weise lösen. Traditionelle BPM-Systeme von Unternehmen wie IBM, SAP, Oracle, Pega Systems, Nintex und anderen sehen alles als Nagel an. Das Ergebnis ist, dass die Benutzer entweder mit einer schlechten Benutzererfahrung konfrontiert werden oder die Entwickler monatelang damit beschäftigt sind, bestehende Schnittstellen zu modifizieren, um sie an unterschiedliche Anforderungen anzupassen.
In Slack findet ein ProcessMaker I/O Workflow zu 100% in Slack statt. Er macht ALLES in Slack. Wenn die Hauptkommunikationsplattform eines Unternehmens Slack ist, macht es keinen Sinn, die Benutzer zu zwingen, jemals eine andere Schnittstelle zu verwenden, um Workflow-Aktionen durchzuführen. Ich habe dies in meinem letzten Blog gezeigt.
Befreien Sie sich selbst - beginnen Sie in einer API-First-Welt zu leben
Ich hoffe, Sie verstehen, worauf ich hinaus will. API first ist wirklich befreiend und sehr mächtig. In dem Moment, in dem Sie die versteckten Absichten, die Benutzer davon zu überzeugen, Ihre Schnittstelle zu verwenden, beiseite schieben, sind Sie frei, genau das zu tun, was ein bestimmter Benutzer oder Anwendungsfall rechtfertigt. Das ist die Art und Weise, wie Software entwickelt werden sollte. Das goldene Zeitalter der APIs hat gerade erst begonnen. Das Ergebnis wird eine Revolution der Benutzeroberflächen sein. Schauen Sie einfach zu.
API First ist gleich besseres UX-Design
Was hat das nun mit der Slack Lazy Approval zu tun? Es ist ganz einfach. Alle Genehmigungen sollten so lazy wie möglich sein. So einfach ist das. Wenn Ihre Genehmigungen nicht träge sind, dann haben Sie ein Designproblem. Und wenn Ihr BPM eine Menge zusätzliches Gepäck in Form von Benutzeroberflächen mit sich herumschleppt, werden Sie am Ende Designprobleme haben. Das Ergebnis sind 4 Klicks und 25 Sekunden für etwas, das mit 1 Klick und einer halben Sekunde erledigt werden könnte.
Sehen Sie sich nur diese Slack-Nachricht unten an. Wünschen Sie sich nicht auch, dass Ihnen jede Entscheidung mit einer Genehmigen/Ablehnen-Schaltfläche direkt in Slack serviert werden könnte? Sobald Sie eine Implementierung wie diese sehen, werden Ihre Nutzer sagen: "Hey, wer ist das Genie, das endlich die Schnittstelle abgeschafft hat?"
Für uns bei ProcessMaker scheint es so offensichtlich zu sein, nachdem wir ProcessMaker I/O entwickelt haben. Melden Sie sich für ein kostenloses Entwicklerkonto in ProcessMaker I/O an und probieren Sie unser Slack-Beispiel in der ProcessMaker I/O API aus, und ich denke, Sie werden zustimmen.