Es ist kein Geheimnis, dass Unternehmen mehr Daten haben als je zuvor. Diese Daten enthalten eine Fülle von Werten mit dem Potenzial, Kosteneinsparungen zu erzielen, Prozesse neu zu definieren und einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen. Das größte Hindernis? Ein großer Teil des Wertes ist gefangen und nicht leicht zugänglich.
Angesichts der wachsenden Menge an unstrukturierten Daten in Dokumenten, Bildern, E-Mails usw. sind Unternehmen auf der Suche nach neuen Erkenntnissen. Die Datenflut ist bedeutungslos, wenn sie nicht in Geschäftswert umgewandelt wird.
Dieser Artikel befasst sich mit dem Thema:
- KI für unstrukturierte Daten
- Qualität und Auffindbarkeit von Dokumenten
- Extraktion von Grundwerten und Datenpunkten
- Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben
- Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)
- Einhaltung der Rechtsvorschriften
- Nächste Schritte
Wert von unstrukturierten Daten
Lange Zeit war es eine Herausforderung, aus unstrukturierten Daten einen Nutzen zu ziehen. Unternehmen konnten die schiere Menge an Fakten, Zahlen und Dokumenten nicht manuell verarbeiten und analysieren. Das war zeitaufwändig, fehleranfällig und teuer.
Die jüngsten Fortschritte bei den innovativen Technologien haben es jedoch ermöglicht, die Verarbeitung riesiger Datenmengen zu automatisieren, so dass die Unternehmen das volle Potenzial ihrer Inhalte kosteneffizient ausschöpfen können.
Durch den Einsatz intelligenter Technologien für die Verwaltung unstrukturierter Daten können Unternehmen in vierfacher Hinsicht profitieren:
- Verbesserung der Qualität und Auffindbarkeit von Dokumenten
- Extrahieren kritischer Werte und Datenpunkte, um Informationen zu strukturieren und Geschäftsprozesse zu rationalisieren
- Automatisierung manueller, zeitaufwändiger Aufgaben, die über die Möglichkeiten von Robotic Process Automation (RPA)-Angeboten hinausgehen
- Sicherstellung der Einhaltung von Rechtsvorschriften wie GDPR
Lassen Sie uns jeden dieser Vorteile näher erläutern.
Verbesserung der Qualität und Auffindbarkeit von Dokumenten.
Wie wertvoll oder nützlich Ihre Daten auch sein mögen, sie sind nutzlos, wenn niemand sie bei Bedarf finden kann. Das Ziel besteht darin, Informationen nicht mehr neu zu erstellen, sondern sie wiederholt zu verwenden.
Für viele Unternehmen stellt die Auffindbarkeit von Informationen jedoch immer noch eine große Herausforderung dar. Im Durchschnitt verschwendet ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern zwischen 2,2 und 3,1 Millionen Euro pro Jahr mit der Suche nach nicht vorhandenen Informationen, mit dem Nichtauffinden vorhandener Daten oder mit der Wiederherstellung von Informationen, die nicht gefunden werden können (Quelle: IDC).
Einige Unternehmen haben ihre Papierdokumente bereits in digitalisierten, maschinenlesbaren Text umgewandelt, um die Auffindbarkeit von Informationen zu verbessern. Es ist einfacher, die richtigen Informationen in einem digitalen Raum zu finden, als jede einzelne Papierakte zu durchforsten.
Die Digitalisierung von Papierdokumenten ist ein wichtiger, aber oft unterschätzter erster Schritt. Wenn Sie dies falsch machen, sind zwar alle Akten digitalisiert, aber trotzdem schwer zu finden.
Und warum? Lassen Sie uns ganz am Anfang beginnen.
Wenn Sie das Papier scannen, erstellen Sie ein digitales Dokument. Normalerweise liegt es nur in einem Nicht-Text-Format vor. Sie können es also auf dem Bildschirm lesen, aber der Computer erkennt keine Wörter darin. Um gescannte Dokumente in durchsuchbare und bearbeitbare Textdateien umzuwandeln, sollten OCR-Technologien (Optical Character Recognition) eingesetzt werden. OCR fügt dem Scan eine Textebene hinzu und macht die Dokumente maschinenlesbar. In diesem Fall lassen sie sich leicht abrufen, bearbeiten und durchsuchen.
Doch es gibt einen Haken.
Selbst die ausgefeiltesten OCR-Technologien machen Fehler und interpretieren Zeichen falsch. Infolgedessen können die von Ihnen digital gespeicherten Informationen fehlerhaft sein, so dass es schwierig sein kann, sie wiederzufinden.
Extrahieren von Schlüsselwerten und Datenpunkten, um Informationen zu strukturieren und Geschäftsprozesse zu optimieren
Unstrukturierte Daten sind schwer zu verarbeiten und zu organisieren, da sie kein vordefiniertes Format haben. Denken Sie an die verschiedenen Arten von Dokumenten wie Mitarbeiterverträge, Lieferantenvereinbarungen, Einführungsunterlagen usw. Sie alle haben unterschiedliche Formate.
Um Struktur in diese unstrukturierten Dokumente zu bringen und die Nutzung der Informationen zu verbessern, müssen die Mitarbeiter Metadaten erstellen. Dabei handelt es sich um eine grundlegende Beschreibung des Dokuments, die z. B. die Vertragsnummer, Geschäftsdetails oder die Namen der beteiligten Parteien enthalten kann.
Obwohl Metadaten für die Suche, die Einhaltung von Informationsvorschriften, Aufbewahrungsrichtlinien und Arbeitsabläufe von entscheidender Bedeutung sind, werden sie in der Regel nur unzureichend gepflegt. Nur sehr wenige Mitarbeiter machen sich die Mühe, dies zu tun; und wenn sie es tun, ist es oft uneinheitlich innerhalb einer Organisation.
Die manuelle Erstellung von Metadaten ist ein langsamer, mühsamer und fehleranfälliger Prozess. Infolgedessen legen Unternehmen in der Regel bis zu 20 % ihrer Datensätze falsch ab - und verlieren sie damit für immer (Quelle: ARMA International).
Glücklicherweise können KI-Lösungen die Extraktion von Metadaten automatisieren und menschliche Fehler ausschließen. Sie können den Inhalt der Dokumente "lesen" und "verstehen" und Schlüsselwerte wie den Namen des Unternehmens, Fälligkeitstermine für Verträge, Standorte usw. extrahieren. Diese Technologie reduziert den Zeitaufwand für die Dokumentenbearbeitung erheblich und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, die für das Unternehmen von größerem Wert sind.
Automatisierung manueller, zeitaufwändiger Aufgaben, die über die Möglichkeiten von Robotic Process Automation (RPA)-Angeboten hinausgehen
Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) hat sich als ideale Lösung erwiesen, um die Effizienz von Unternehmen durch die Automatisierung einfacher, sich wiederholender Aufgaben zu steigern. Unstrukturierte Daten stellen jedoch immer noch eine große Herausforderung für RPA dar.
RPA kann nur vorher festgelegte Aktionen wiederholen. Sie muss explizit programmiert werden, um Metadaten für jeden Dokumententyp zu extrahieren. Und bei unstrukturierten Dokumenten ist es nahezu unmöglich, dem Roboter beizubringen, wo genau er die relevanten Informationen extrahieren soll. Daher besteht ein Bedarf an intelligenter Automatisierung. KI-Lösungen können Dokumente auf intelligente Weise analysieren, so wie es ein Mensch tun würde.
Glücklicherweise gibt es Technologien, die unstrukturierte Daten von einem Ärgernis in ein Nicht-Problem verwandeln. Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) schien einst die Antwort auf alle Probleme zu sein, aber das war, bevor die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) aufkam. Die intelligente Dokumentenverarbeitung ist nicht mehr auf strukturierte Daten beschränkt, sondern hebt sie auf die nächste Stufe.
Außerdem lernen KI-Lösungen im Gegensatz zu RPA kontinuierlich aus Erfahrungen und verbessern ihre Leistung im Laufe der Zeit automatisch. Sie können mit wenig bis gar keinem menschlichen Eingriff arbeiten.
Mit ProcessMaker IDP zum Beispiel wollen wir eine Zusammenarbeit zwischen Menschen und künstlicher Intelligenz schaffen. Wir geben Computern die Werkzeuge an die Hand, um von den Wissensexperten zu lernen und Entscheidungen zu treffen. Wenn die Maschine Zweifel hat, bittet sie Mitarbeiter, die Ergebnisse zu validieren. Und im Falle eines Fehlers wird der Algorithmus neu trainiert. Durch diesen Prozess lernt ProcessMaker IDP ständig mit dem menschlichen Experten in der Schleife.
Sicherstellung der Einhaltung von Rechtsvorschriften wie GDPR
Der letzte große Vorteil, den intelligente Content-Management-Lösungen bieten, ist die verbesserte Einhaltung von Vorschriften.
Wie wir bereits erwähnt haben, haben Daten einen verborgenen Wert. Gleichzeitig können sie aber auch versteckte Risiken bergen. Die Nichteinhaltung der GDPR-Vorschriften kann Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes Ihres Unternehmens nach sich ziehen. Der Schutz der eigenen Daten und die Einhaltung der Vorschriften haben für alle Unternehmen oberste Priorität.
KI-Lösungen können z. B. sensible Informationen in Dokumenten erkennen und sie für eine besondere Behandlung kennzeichnen. Durch automatische Klassifizierung und Verarbeitung kann sichergestellt werden, dass die Dokumente gemäß den rechtlichen und gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt werden. Intelligente Lösungen können die erforderlichen Aufbewahrungsfristen auf der Grundlage des Dokumententyps bestimmen und bei Bedarf einen Workflow zur Überprüfung des Dokuments auslösen.
Wie steigert KI die Hyperproduktivität?
Künstliche Intelligenz kann für Ihr Unternehmen in mehr als einer Hinsicht ein entscheidender Faktor sein. Eine der wichtigsten Möglichkeiten, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe verändern können, ist die Steigerung der Hyper-Produktivität. Anstatt einfach nur produktiv zu sein, kann Ihr Team hyperproduktiv werden und die Arbeit schneller und effizienter als je zuvor erledigen.
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