Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist eines der drei wichtigsten KI-Tools, die die Erfolgscharts der Automatisierung anführen. Heute führen fast 4 von 10 Unternehmen IDP-bezogene Projekte durch.
KI-gestützte intelligente Prozessautomatisierung wie IDP ist so beliebt, dass McKinsey eine neue Priorität für die Führungsetagen im Jahr 2024 setzt: Unerschlossene Wege finden, um Konkurrenten auszustechen, die an ähnlichen Technologien basteln.
Es geht nicht mehr darum, ob Sie Hyperautomation einsetzen, sondern wie Sie sie einsetzen. In einer Zeit, in der jeder nach einer einzigartigen Variante einer weit verbreiteten Strategie ruft, ist Hyper-Productivity der Weg, wie führende Automatisierungsunternehmen sich Gewinne sichern, die anderen Unternehmen entgehen.
Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist ein Zweig der künstlichen Intelligenz und der Computer-Vision-Tools, die für die Wirtschaft neu verdrahtet wurden. Ähnliche Technologien sind jeden Tag im Einsatz. Teilautonome Autos können zwischen weggeworfenen Fast-Food-Behältern und K-Schienen unterscheiden. Unsere Smartphones ordnen Fotos von Tante Jeanine und der besten Freundin aus dem College automatisch in getrennten Alben.
Mithilfe der so genannten optischen Zeichenerkennung (OCR) kann IDP Informationen aus der realen Welt auslesen und Computern helfen, sie zu verstehen. Laden Sie einen Hypothekenantrag hoch, und IDP kann dessen Inhalt "lesen", um Informationen wie Vorname, Adresse und Sozialversicherungsnummer selbst zu extrahieren. IDP nutzt eine Reihe digitaler Augen, um wichtige Informationen aus gedruckten Papieren, Fotos und gescannten Dokumenten herauszufiltern - ganz ohne menschliches Zutun. IDP ist die bessere und intuitivere Alternative zur robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA).
Eine weitere Technologie, die Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP ), verleiht der IDP noch mehr Macht als ein herkömmlicher Scan. Sie haben schon gesehen, wie diese Technologie die Räder von KI-Tools wie ChatGPT und Google Gemini dreht. IDP sammelt nicht nur Fakten aus Dokumenten, sondern kann auch deren Kontext verstehen.
Ist diese Kundenbewertung positiv oder negativ?
Ich habe noch nie ein Dokument gesehen, das so formatiert ist, aber es hat genug Ähnlichkeiten mit anderen Vereinbarungen, dass ich weiß, dass es sich um einen Vertrag handelt.
Dies sind nur einige der Möglichkeiten, die IDP für Dokumente bietet, um Ihr Team bei der Organisation, Suche und sinnvollen Nutzung Ihrer Daten zu unterstützen.
Hyperproduktivität und automatisierte Dokumentenverarbeitung
Mit IDP wird der Inhalt von Dokumenten sofort nutzbar. In Verbindung mit anderen automatisierten Aufgaben können Sie sie bearbeiten, durchsuchen oder durch Kopieren und Einfügen an einen anderen Ort übertragen. Die für Ihr Unternehmen wichtigsten Dokumente - Bewerbungen, Antragsformulare, Besprechungsnotizen, Rechnungen - werden blitzschnell in Ihre Systeme eingespeist.
IDP ist ein KI-gestützter Experte für das Lesen und Organisieren aller Arten von Daten. Dabei kann es sich um ein strukturiertes Dokument handeln, bei dem die Informationen in der Regel an der gleichen Stelle erscheinen. Denken Sie an eine Quittung, die ein Mitarbeiter zur Erstattung einreicht.
In der Regel steht der Name des Unternehmens ganz oben, während die Artikel und ihre Kosten darunter angeordnet sind. Schon vor der KI-alles-überall-Ära haben Software-Bots wie RPA die Extraktion von Daten aus starr organisierten Dokumenten gemeistert.
IDP geht aber noch einen Schritt weiter und beherrscht auch unstrukturierte Daten. Es kann zum Beispiel automatisch Informationen in einem lose strukturierten Dokument, wie einem Bild, erkennen. Überzeugen Sie sich selbst: Fotografieren Sie eine Telefonnummer mit Ihrem Smartphone und Sie werden aufgefordert, sie zu wählen. Oder testen Sie ProcessMaker's AI Data Extraction Tool mit einer eigenen ID.
Stellen Sie sich vor, Sie durchkämmen Millionen von Dokumenten, um genau die Informationen zu finden, die Sie benötigen. Anschließend wird auf der Grundlage der Ergebnisse eine bestimmte Aktion ausgeführt. IDP fügt Dokumentinhalte in Ihre Prozesse ein.
Stellen Sie es sich in Aktion vor:
- Extrahieren von Details aus einer Papierrechnung: Die Informationen fließen dann durch einen automatisierten Zahlungsworkflow. Das System weiß automatisch, wie hoch der Rechnungsbetrag ist - 400 Dollar - und entscheidet auf der Grundlage der von IDP extrahierten Daten, was zu tun ist.
Ihre Regelmaschine bezahlt Rechnungen unter 500 $ automatisch. Voila - gescannt, validiert und bezahlt ohne viel Aufhebens. (Versuchen Sie, Ihren eigenen Rechnungsfreigabeprozess zu erstellen, indem Sie einfach mit ein paar Worten beschreiben, was Sie brauchen).
- Befüllen Sie eine Kundendatenbank mit handschriftlichen Formularen: Von Kreditgenossenschaften bis hin zu Arztpraxen verlassen sich viele Branchen immer noch darauf, dass die Kunden ihre Formulare von Hand ausfüllen. Anstatt Informationen wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse von Hand einzugeben, überlassen Sie dies einfach IDP. IDP erfasst Daten intuitiv, selbst von Kunden oder Patienten, die immer wieder Formularfelder verwechseln.
- Überprüfen Sie Kundendaten durch Know-Your-Customer-Checks: IDP kann persönliche Identifikatoren aus Tausenden von staatlich ausgestellten Ausweisen wie Pässen und Führerscheinen aus aller Welt extrahieren. Anstatt darauf zu warten, dass ein Mitarbeiter einen Namen manuell in eine Anti-Geldwäsche-Datenbank eingibt, können Sie eine selbstgesteuerte IDP-Sequenz erstellen. IDP kann Kundendaten erfassen und sie durch einen automatisierten Prozess leiten, der nach bekannten Betrügern sucht - alles in Sekundenschnelle.
Mit IDP können Sie die Dokumentenautomatisierung auf die Spitze treiben und von dem Leistungsmultiplikator von 2024 profitieren: Hyper-Produktivität.
Vorteile der Kombination von intelligenter Dokumentenverarbeitung und Hyperproduktivität
Hier erfahren Sie, warum IDP die Hyper-Produktivitätssteigerung für 2024 vorantreibt:
- Ohne Automatisierungstools bleiben 60-73 % aller Unternehmensdaten unverarbeitet, unbemerkt oder unanalysiert. Die Fähigkeit von IDP , Tausende von Dokumenten schnell zu lesen, ist eine gute Nachricht für Unternehmen, die mit Daten überschwemmt werden. Nicht nur, dass Sie endlich Ihren Bearbeitungsrückstand abbauen können, Sie können auch die durchschnittliche Antwortzeit und damit die Kundenzufriedenheit erhöhen. IDP hilft Ihnen auch dabei, kreative Erkenntnisse aus bisher unzugänglichen Daten zu gewinnen - und genau diese Schätze zu finden, die der Schlüssel dazu sein könnten, die Konkurrenz zu überlisten.
- Die manuelle Bearbeitung ist eine enorme Belastung für die Ressourcen. Eine Studie zeigt, dass die manuelle Bearbeitung von Rechnungen Sie bis zu 9 $ pro Rechnung kosten kann. Mit KI und Automatisierung lassen sich die Kosten auf weniger als 1,50 USD senken, oft sogar auf fast null.
- IDP wirbt mit einer 99%igen Genauigkeitsrate, was eine gute Nachricht für Betriebe ist, die auf manuelle Dateneingabe angewiesen sind. Auf der anderen Seite enthalten 90 % der Tabellenkalkulationen Fehler. Vom Überverkauf von Eintrittskarten für die Olympischen Spiele 2012 bis hin zur Untererfassung von COVID-Fällen - oft schleichen sich unschuldige Fehler in Formeln oder in der Kundenkommunikation ein und führen zu einer Katastrophe.
- Unmöglich, Dokumente zu finden, die Produktivitätsgewinne auffressen. Eine Studie zeigt, dass in einem Unternehmen mit 2.000 Mitarbeitern 16.000 Euro pro Woche mit dem unermüdlichen Durchsuchen von Dokumenten nach benötigten Informationen verschwendet werden. Niemand ist sich sicher, welches Dokument am aktuellsten ist, und eine einfache Informationsbeschaffung kann sich zu mehreren E-Mails auswachsen. Mit IDP hat jedes Teammitglied die richtigen Informationen zur Hand.
Sehen Sie, wie IDP das Spiel im Vergleich zu den RPA-Tools, die Sie derzeit verwenden, verändert.
Sehen Sie IDP und Hyper-Produktivität in Aktion
KPN, ein führendes Telekommunikationsunternehmen in Europa, kämpfte mit dem Problem der wilden Jagd nach Dokumenten. Angesichts der großen Anzahl von Verträgen, die es zu verwalten galt, war die Aufbewahrung von Papierkopien in Aktenschränken nicht mehr praktikabel. Die Vertriebsleiter wollten die Details eines Vertrags sehen, und die Jagd ging los - die Mitarbeiter verbrachten Stunden damit, die aktuelle Version zu suchen.
Sie stellten ihre Strategie auf Hyperproduktivität um . Mithilfe von IDP luden sie 2 Millionen Papierverträge in die Cloud hoch. Durch die automatische Extraktion von Metadaten waren die digitalen Versionen sofort durchsuchbar.
Besser noch, ihre Metadaten waren jetzt intelligent. Anstatt einfach nur grundlegende Details aus dem Dokument herauszusuchen, wie z. B. den Titel oder den Namen des Anbieters, lernte IDP durch natürliche Sprachverarbeitung etwas über das Dokument. Die KPN-Mitarbeiter konnten nach differenzierteren Hinweisen als nach strengen Suchbegriffen suchen.
Anstatt in einem Kellerbüro zu verstauben, brachte IDP die archivierten Daten ans Licht, wodurch wertvolle neue Erkenntnisse gewonnen und die Gesamtproduktivität der Teams gesteigert werden konnten.
Die Zahl der Dokumente, die in Ihr Unternehmen strömen, wird sich nicht verlangsamen: Nach allem, was man hört, wird die Zahl der Daten in den nächsten zehn Jahren dramatisch ansteigen. Eine manuelle Verarbeitung und Verwaltung ist nicht mehr möglich, und es gibt keinen Platz mehr für menschliche Fehler. Um sicherzustellen, dass Sie der Konkurrenz nicht nur voraus sind, sondern sie auch kontinuierlich übertreffen, ist IDP der nächste Schritt auf Ihrem Weg zur digitalen Transformation.
