5 Ideen für die Automatisierung des Front Office

Front Office

Ihr Front-Office ist der erste Berührungspunkt mit den Kunden. Es besteht aus einer Reihe von Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen, die sich um Verkaufschancen kümmern, potenzielle Kunden betreuen und Service- und Supportanfragen bearbeiten. Zu den Back-Office-Funktionen gehören in der Regel Abteilungen wie die Personal- und Buchhaltungsabteilung, die die wichtigen internen Funktionen eines Unternehmens unterstützen, sind Mitarbeiter in Front-Office-Funktionen die externe das Gesicht Ihres Unternehmens nach außen, indem sie die von Ihren Leitprinzipien geforderten Kundenerlebnisse gestalten und umsetzen.

Front-Office-Prozesse haben einen erheblichen Einfluss auf die Zufriedenheit der Kunden mit der gesamten Erfahrung, die sie mit Ihrem Unternehmen machen. Kunden wünschen sich einen reibungslosen Service: Eine Kundendienstanfrage, deren Beantwortung eine Stunde dauert, oder eine enttäuschende Interaktion mit einem Vertriebsmitarbeiter kann die Wahrnehmung Ihres Unternehmens durch den Kunden schnell beeinträchtigen - und zu einem Umsatzeinbruch führen. 

Auch wenn der Begriff "Kundenerlebnis" für manche wie eine fluffige Marketingsprache klingen mag, sind die Zahlen eindeutig - Unternehmen, die dieses wichtige Puzzleteil ignorieren, riskieren einen Beitrag zu 62 Milliarden Dollar an jährlichen Verlusten aufgrund schlecht ausgeführter Customer Journeys.

Um Front-Office-Initiativen zu unterstützen, setzen intelligente Unternehmen auf Prozessautomatisierung. Analysten prognostizieren einen 30 % Anstieg der Nutzung von Prozessautomatisierung für Front-Office-Aufgaben bis 2023. Die Automatisierung von Prozessen, die mit kundenorientierten Funktionen zu tun haben, kann Ihrem Unternehmen helfen:

  • Ermöglichen Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern, mehr Zeit für den Verkauf zu verwenden
  • Bereichern Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden
  • Fesselndere und profitablere Pflege von Leads
  • Verbesserung der Reaktionszeiten des Kundendienstes
  • Förderung der allgemeinen Zusammenarbeit im Büro

Die Einführung eines Büroautomationssystems für Front-Office-Prozesse und Arbeitsabläufe kann eine vergleichbare Wirkung haben wie eine Aufstockung des Personals. Gut organisierte automatisierte Prozesse können die Effizienz von Vertriebs-, Marketing- und Kundendienstabteilungen in Unternehmen aller Größenordnungen steigern. Die Automatisierung des Front-Office hat auch besondere Auswirkungen auf kleine und mittelständische Unternehmen - mit den richtigen Front-Office-Prozessen können sie besser mit ihren Konkurrenten mithalten, die über mehr Mitarbeiter verfügen. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die fünf Aufgaben im Front-Office, die sich am besten für eine Automatisierung eignen.

Automatisierung hilft Ihrem Vertriebsbüro, sich auf den Verkauf zu konzentrieren

Ihr Vertriebsteam ist das Herzstück Ihres Unternehmens und für die Erzielung von Einnahmen verantwortlich, die Ihr Unternehmen am Laufen halten. Viele Vertriebsabteilungen sind jedoch mit Routineprozessen überfrachtet, die ihre Hauptaufgabe behindern -Verkaufen. Laut einigen Studien verschwenden Vertriebsmitarbeiter fast 65 % ihrer täglichen Zeit mit Aufgaben, die keinen Umsatz bringen.

Lenken Sie Ihr Team nicht vom Verkaufsabschluss ab, indem Sie seine Zeit mit einfachen Kopier- und Einfügeaufgaben wie der Übertragung von Daten zwischen Systemen zur Vertragserstellung füllen. Mithilfe der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) kann Ihr Vertriebsteam seine Zeit zurückgewinnen, indem es die Verantwortung für diese eher banalen Verwaltungsaufgaben auf einen Computercode überträgt. 

RPA kann eine wichtige Rolle in Ihrer Strategie zur Prozessautomatisierung spielen, indem es die Verantwortung für die Erledigung einer Aufgabe auf eine Maschine überträgt, die in der Lage ist, einen vorgegebenen Satz von Regeln zu befolgen. Durch die Verbindung mit Ihrem CRM und anderen relevanten Datenbanken kann RPA dabei helfen, Vertrags- und SLA-Vorlagen auszufüllen, ohne Zeit von den Vertriebsaktivitäten abzuziehen. In Verbindung mit einem gut durchdachten Automatisierungsworkflow kann Ihr System den Vertrag dann die Genehmigungsleiter hinaufschicken, um elektronische Unterschriften und andere relevante Genehmigungen einzuholen. 

Transformieren Sie Ihre Vertriebs- und Marketingabteilungen

Automatisierung kann eine leistungsstarke Liste mit heißen Leads erstellen

Verbringt Ihr Vertriebsteam einen großen Teil seines Tages damit, Kontakte und Daten zu durchforsten, um warme Leads zu identifizieren? RPA kann Ihrem Team auch dabei helfen, Kundendaten zu sammeln und zu einer umfassenden Liste von heißen Leads zusammenzustellen. Indem RPA das Verhalten aktueller Kunden durchforstet, kann es Ihre Datenbank nach potenziellen Kunden mit ähnlichem Verhalten durchsuchen. 

Darüber hinaus kann RPA zeitaufwändige Recherchen zu aktuellen Nachrichten oder aufsehenerregenden Social-Media-Aktivitäten eines Hot Leads überflüssig machen. Mithilfe von Automatisierung kann ein "Robo-Mitarbeiter" das Internet auf wichtige Trends und Marktauslöser überwachen und Ihr CRM automatisch mit den Details befüllen, die zum Verkaufsabschluss führen. 

Wenn Sie Ihr Vertriebsteam von den Fesseln der hektischen Arbeit befreien, hat es mehr Zeit, das Endergebnis zu verbessern, indem es positive Beziehungen zu aktuellen Kunden pflegt und profitable neue Beziehungen für die Zukunft anbahnt. 

Automatisierung kann das Engagement im E-Mail-Marketing explosionsartig steigern

Auch Ihre Marketingabteilung spielt eine wichtige Rolle im Front Office Ihres Unternehmens. Wenn es um Top-Marketingstrategien geht, trägt E-Mail-Marketing immer noch die Krone als Medium mit einem der höchsten ROI -schwindelerregende 3800 %..

Durch Automatisierung kann die E-Mail zu einem noch stärkerer mächtiger Pfeil in Ihrem Marketing-Köcher werden. Zusätzlich zu den bereits beeindruckenden Statistiken der E-Mail können personalisierte automatisierte E-Mails zusätzlich 18x mehr Umsatz als herkömmliche E-Mails, die für alle gleich sind.

Was sind also automatisierte E-Mails? Sie sind eine Reihe von Nachrichten, die auf das Verhalten oder die Interessen eines Kunden zugeschnitten sind. Am beliebtesten bei Vermarktern sind Drip-Kampagnenautomatisierte Kampagnen, die durch ein bestimmtes Verhalten ausgelöst werden. Wenn ein Kunde über dieses Verhalten stolpert Tripwire, wie ein Whitepaper herunterlädt oder sich für ein Webinar anmeldetbeginnt das System automatisch eine E-Mail-Serie zu versenden. So wird beispielsweise alle paar Tage eine neue E-Mail mit Informationen versandt, die genau auf die Interessen des Kunden zugeschnitten sind.

Automatisierte E-Mails sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihr System mit personalisierten Kampagnen zu bestücken, die zu Verkäufen führen. Sie können Hunderte von automatisierten Kampagnen auf der Grundlage einzigartiger Stolperdrähte einrichten und so sicherstellen, dass Sie immer die richtige Nachricht zur richtigen Zeit übermitteln.

Automatisierung kann blitzschnelle Unterstützung für den Kundendienst bieten

Am stärksten in der täglichen Kommunikation mit Ihren Kunden verankert ist vielleicht Ihr Service- oder Erfolgsteam - eine wichtige Funktion Ihres Front Office. Diese Abteilung hat einen großen Einfluss auf die Kundenzufriedenheit. Wie gut die Maschine des Kundensupports läuft, kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres Unternehmens entscheiden. 

Die Kunden haben nicht unendlich viel Geduld. In der Tat wird fast ein Drittel der Kunden erwägt einen Wechsel des Unternehmens aufgrund einer einzigen schlechten Support-Interaktion. Bei den meisten Menschen weckt die Kontaktaufnahme mit dem Kundendienst Erinnerungen an alptraumhaft lange Wartezeiten und einen ermüdenden Stepptanz von Tastatureingaben. Wie können Sie die Automatisierung nutzen, um ein außergewöhnliches Serviceerlebnis zu schaffen, das Ihre Kunden begeistert?

Die gleiche robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), die die Produktivität des Vertriebs steigern kann, ist auch die Technologie hinter Chatbots. Chabots können viele einfache Anfragen - wie Passwortänderungen oder Kontostandsabfragen - an einen vorprogrammierten Roboter weitergeben. Anstatt hochwertige Kundenbetreuer einzusetzen, um sich durch eine endlose Flut von "einfachen Fragen" zu kämpfen, können Sie Chatbots mit dieser Aufgabe betrauen und die schwierigeren Fragen für Ihre menschlichen Mitarbeiter reservieren. RPA kann die Warteschlange an Ihrem Kundenservice-Desk leeren und die Kundenzufriedenheit erhöhen, indem es die Zeit verkürzt, die benötigt wird, um die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu erfüllen. Mit der richtigen Automatisierungsstrategie kann Ihr Team den schlechten Ruf der Erwartungen an den Kundenservice umkehren und ein spektakuläres Erlebnis bieten, das in Erinnerung bleibt.

Automatisierung kann die Zusammenarbeit im gesamten Front Office verbessern

Eine Organisation ist nur so gut wie ihr Grad an Zusammenarbeit. Die Automatisierung kann auch dazu beitragen, die Bemühungen Ihres gesamten Front Office zu integrieren. Denken Sie an die folgenden Beispiele:

  • Ein Top-Kunde, der mit seinem Kundenbetreuer telefoniert, bittet um eine Kopie seiner letzten Rechnung. In einem isolierten System hat der Vertreter keine andere Wahl, als den Anruf an ein Mitglied des Buchhaltungsteams weiterzuleiten, das nicht an seinem Platz ist. Der Top-Kunde ist gezwungen, eine Nachricht zu hinterlassen.
  • Ein Angestellter eines Großkunden ruft bei Ihrem Support-Desk an. Seine Erfahrungen mit Ihrer Software sind voller Herausforderungen und Frustrationen. Ohne Zusammenarbeit hat Ihr Vertriebs- oder Erfolgsteam keine Kenntnis von der Situation und kann nicht eingreifen. Letztendlich verlässt der Kunde Ihr Unternehmen und wechselt zu einem Mitbewerber. 

Die Automatisierung kann die Mauern zwischen Ihren Abteilungen durchbrechen, so dass Sie einen neuen Einblick in die inneren Abläufe Ihres Unternehmens erhalten. Im ersten Beispiel kann der Vertriebsmitarbeiter schnell einen internen Chatbot anpingen, der sofort die neueste Rechnung liefert. Wenn das Unternehmen in der zweiten Situation die Automatisierung nutzt, könnte der Kundensupport automatisch eine Warnung im CRM-Profil des Kunden veröffentlichen und einem Mitglied des Erfolgsteams signalisieren, dass es nachfassen und den Verlust eines großen Kunden verhindern soll. 

Die Automatisierung hat das Potenzial, Ihr Front Office und Ihre gesamte Kundenerfahrung zu verändern. atemberaubende 40-75% Kosteneinsparungen für Unternehmen, die Automatisierungsinitiativen wie diese einführen. Ein großartiges Kundenerlebnis führt zu einer stärkeren Loyalität und einem besseren Ruf, während ein schlechtes Kundenerlebnis die Kunden schnell vergrault und Ihre Autorität diskreditiert. Durch die Zusammenarbeit mit einer Prozessmanagement-Plattform wie ProcessMakerkönnen Sie Ihr Team in die Lage versetzen, das Beste vom Besten zu liefern und dabei noch erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen.

Rationalisierung des Front Office

 

Whitepaper zur Prozessintelligenz
Demo anfordern

Demo anfordern

Erfahren Sie, wie führende Unternehmen ProcessMaker einsetzen, um ihre Abläufe durch Prozessautomatisierung zu rationalisieren.

Demo anfordern

Demo anfordern

Datenschutz-Update
Wir verwenden Cookies, um die Interaktion mit unserer Website und unseren Dienstleistungen einfach und sinnvoll zu gestalten. Cookies helfen uns, besser zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird, und die Werbung entsprechend anzupassen.

Akzeptieren