Demande d'achat

Le processus de demande d'achat est utilisé par les employés d'une organisation, qui doivent acheter des articles auprès de fournisseurs externes, qui nécessitent l'approbation de la direction et de la supervision.

Comment mener un processus

Anglais
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Première partie

Pour commencer, l'utilisateur se connecte à ProcessMaker et commence une nouvelle affaire. Dans la liste, il sélectionne le processus de demande d'achat et lance le dossier.

La demande Dynaform apparaîtra, où les informations de l'utilisateur sont automatiquement saisies, et il pourra sélectionner des éléments.

Voici quelques éléments de démonstration, vous pouvez voir que les menus déroulants "Catégorie" et "Article" sont des champs dépendants. La liste des éléments dépend de la catégorie sélectionnée. Ensuite, une quantité et une description sont saisies avant que l'utilisateur ne clique sur "Accepter".

Cette affaire va maintenant être soumise à l'approbation du superviseur.


Deuxième partie

La tâche d'"approbation de la commande" du processus de demande d'achat est très simple.

Le superviseur se connecte à ProcessMaker et ouvre le dossier depuis sa zone d'origine

Une fois le dossier ouvert, le superviseur peut réviser tous les détails soumis par le premier employé. Le superviseur procède alors à la révision et utilise un menu déroulant pour choisir si le dossier est approuvé ou non.

Une fois la tâche terminée, il est renvoyé dans la boîte de réception.


Troisième partie

Une fois qu'un bon de commande a été approuvé par le superviseur, il passe à l'élaboration du devis.

Ici, un gestionnaire d'entrepôt ou une personne chargée du contrôle des stocks peut donner un aperçu de la demande. Il peut ensuite procéder à la sélection des fournisseurs, afin de recevoir des devis d'entreprises externes.

Dans ce formulaire, les articles qui ont été commandés sont automatiquement remplis, et le gestionnaire de l'entrepôt peut maintenant sélectionner les fournisseurs externes dont il souhaite recevoir des devis.

Ici, vous pouvez voir que nous pouvons cliquer sur "Nouvelle ligne" et sélectionner autant de fournisseurs externes que nous le souhaitons. Dans ce cas, nous en sélectionnerons deux.

Le champ de l'adresse électronique est destiné à notre correspondant au bureau du fournisseur externe. Cette personne recevra sous peu un courrier électronique lui demandant le devis pour notre article.


Partie 4

La tâche "Réception et approbation des devis" démontre la puissance impressionnante de ProcessMaker. Chaque fournisseur, qui a été sélectionné dans la tâche précédente, reçoit un courriel avec un lien. Ce lien les conduit à un Dynaform. Les informations sur l'article sont contenues dans le formulaire et ils peuvent entrer un prix et des commentaires éventuels. Ces formulaires sont entièrement personnalisables.

Chaque vendeur externe reçoit son propre formulaire, qui a été personnalisé pour lui. Lorsqu'ils remplissent les informations, celles-ci sont transmises à ProcessMaker et au dossier auquel elles se rapportent.

L'affaire en question est maintenant entre les mains du directeur de l'organisation. Il peut maintenant se connecter, ouvrir le dossier et consulter les informations qui lui ont été renvoyées par les fournisseurs.

Une fois que le gestionnaire a décidé quel article il souhaite acheter, il coche la case située à côté de l'article en question. Il utilise ensuite le menu déroulant pour sélectionner l'article qu'il souhaite acheter. Le gestionnaire peut entrer le commentaire qu'il souhaite et choisir "Accepter". Cela crée alors un document d'achat, qui peut être ouvert au format PDF ou Word.

L'affaire va maintenant passer à la tâche finale, qui est la réception des articles commandés.


Partie 5

La dernière tâche du processus de demande de commande est pour le gestionnaire de l'entrepôt de vérifier que les marchandises qui ont été commandées par le gestionnaire ont maintenant été reçues dans l'entrepôt.

Le gestionnaire se connecte à ProcessMaker, ouvre le dossier et examine les informations. Il peut également ouvrir le document d'achat original s'il le souhaite.

Enfin, le gestionnaire de l'entrepôt doit simplement confirmer si les marchandises ont été reçues ou non. Lorsqu'il choisit "Oui", nous arrivons à la fin de l'affaire dans ce processus, qui a démontré comment nous pouvons suivre un achat d'articles du début à la fin.


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