Parte 1
Para empezar, el usuario se conecta a ProcessMaker y comienza un nuevo caso. De la lista, selecciona el Proceso de Solicitud de Compra e inicia el caso.
Aparecerá el formulario de solicitud, en el que se introduce automáticamente la información del usuario, y éste podrá seleccionar los elementos.
Aquí hay algunos artículos de demostración, puedes ver que los desplegables de "Categoría" y "Artículo" son campos dependientes. La lista de artículos depende de la categoría que se haya seleccionado. Entonces se introduce una cantidad y una descripción antes de que el usuario haga clic en "Aceptar".
Este caso pasará ahora al supervisor para su aprobación.
Parte 2
La tarea de "Aprobación de la orden" del proceso de solicitud de compra es muy simple.
El supervisor entra en ProcessMaker, y abre el caso desde su área local.
Una vez abierto el caso, el supervisor puede revisar todos los detalles presentados por el primer empleado. El supervisor entonces se adelanta y utiliza un desplegable para seleccionar si esto es aprobado o no.
Después de completar la tarea, se le devuelve a la bandeja de entrada.
Parte 3
Una vez que una orden de pedido de compra ha sido aprobada por el supervisor, se pasa a la elaboración de la cotización.
Aquí, un gerente de almacén o la persona a cargo del control de stock puede revisar la solicitud. Luego puede seguir adelante y seleccionar proveedores, para recibir cotizaciones de empresas externas.
En este formulario, los artículos que se han pedido, se rellenan automáticamente, y el Gerente de Almacén puede ahora seleccionar de qué proveedores externos le gustaría recibir cotizaciones.
Aquí puede ver que podemos hacer clic en "Nueva fila" y seleccionar tantos proveedores externos como queramos. En este caso, seleccionaremos dos.
El campo de la dirección de correo electrónico es para nuestro corresponsal en la oficina del proveedor externo. Esta persona recibirá un correo electrónico en breve, pidiendo la cotización de nuestro artículo.
Parte 4
La tarea de "Recepción y aprobación de citas" demuestra el asombroso poder de ProcessMaker. Cada proveedor, que fue seleccionado en la tarea anterior, recibe un correo electrónico con un enlace. Este enlace los lleva a un Dynaform. La información sobre el artículo está contenida en el formulario y pueden introducir un precio y cualquier comentario. Estos formularios son completamente personalizables.
Cada proveedor externo recibe su propio formulario, que ha sido personalizado para él. Cuando rellenan la información, esta información se pasa a ProcessMaker y al caso con el que está conectado.
El caso en cuestión está ahora en manos del Gerente de la organización. Ahora puede entrar, abrir el caso y revisar la información que fue enviada por los proveedores.
Una vez que el gerente ha llegado a la decisión de qué artículo le gustaría comprar, marca la casilla de verificación junto al artículo correspondiente. Y luego sigue adelante y utiliza el menú desplegable para seleccionar que esta es la compra que quiere. El gerente puede introducir cualquier comentario que desee y elegir "Aceptar". Esto crea un documento de compra, que puede abrirse en formato PDF o Word.
El caso pasará ahora a la tarea final, que es la recepción de los artículos pedidos.
Parte 5
La última tarea del Proceso de Solicitud de Pedido es que el Gerente de Almacén verifique que los bienes que fueron ordenados por el Gerente han sido recibidos en el almacén.
El Gerente entra en el ProcessMaker, abre el caso y revisa la información. También puede abrir el documento de compra original si lo desea.
Por último, el gerente del almacén sólo necesita confirmar si la mercancía fue recibida o no. Cuando elige "Sí", llegamos al final del caso en este proceso, que ha demostrado cómo podemos rastrear una compra de artículos de principio a fin.