Première partie
Dans cette vidéo, un simple processus de notes de frais est automatisé à l'aide de ProcessMaker 4.
Le processus démarre lors de l'événement de démarrage, où un utilisateur crée une demande. Ensuite, le demandeur remplit une note de frais dans la première tâche. Une fois que le demandeur a soumis le formulaire de note de frais, la demande est ensuite acheminée au superviseur pour examen.
Si le superviseur rejette la demande, celle-ci est renvoyée au demandeur pour révision. Si le superviseur approuve la note de frais, la demande est alors envoyée au département des finances pour rembourser le demandeur et un PDF de la note de frais complète est généré avant que la demande ne soit complétée.
Pour commencer la demande, le demandeur clique sur le bouton +REQUEST en haut à droite de l'écran. Ici, nous pouvons sélectionner le processus que nous souhaitons lancer, à savoir le processus de notes de frais. Pour créer une nouvelle demande, l'utilisateur clique sur le bouton START.
Le demandeur remplit maintenant le formulaire de note de frais avec les informations concernant ses dépenses. Il saisit ensuite les données dans un tableau d'enregistrement afin de faciliter la lecture des informations sur les dépenses en un coup d'œil. Le demandeur peut ajouter des lignes à ce tableau de rapport pour soumettre plusieurs types de dépenses.
En utilisant le bouton SELECT FILE, le demandeur peut télécharger et soumettre des reçus.
Enfin, l'utilisateur est renvoyé dans la boîte de réception après avoir soumis la note de frais.
Deuxième partie
Lorsque le demandeur soumet une note de frais, ProcessMaker achemine automatiquement les demandes à son superviseur. La demande apparaît alors dans la boîte de réception de ProcessMaker du superviseur.
Le superviseur double-clique sur la demande pour l'ouvrir, et examine toutes les informations du formulaire soumis par le demandeur. Ensuite, si les informations semblent correctes, le superviseur peut approuver la note de frais pour l'envoyer au département des finances afin de rembourser le demandeur. Si les dépenses ne sont pas approuvées, la demande sera renvoyée au demandeur pour révision.
Après avoir approuvé le rapport, le superviseur est renvoyé à la boîte de réception et la demande est acheminée au département des finances.
Troisième partie
Dans la dernière étape du processus de déclaration de dépenses, le département des finances rembourse au demandeur les dépenses déclarées.
L'utilisateur de Finance se connecte à ProcessMaker et double-clique sur la demande pour l'ouvrir. Ici, elle examine les informations sur les dépenses avant de choisir de rembourser les dépenses en espèces ou par chèque. Après avoir sélectionné la forme de remboursement, l'utilisateur Finance soumet le formulaire.
Partie 4
Après que l'utilisateur des Finances ait soumis le formulaire de remboursement des dépenses, ProcessMaker génère automatiquement un document PDF que le demandeur doit signer pour confirmer la réception du remboursement. Le document contient toutes les informations soumises au cours du processus dans le cadre de la note de frais. Pour accéder au document, l'utilisateur Finance peut retourner à la demande et télécharger le PDF pour l'imprimer et le donner au demandeur pour qu'il le signe, complétant ainsi le processus.