Informe de gastos

Estos videos te muestran que el punto de partida es que el originador simplemente informe los gastos y reclame un reembolso. 

Cómo ejecutar un proceso

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4 minutos

Parte I

En este vídeo, un simple proceso de informe de gastos se automatiza utilizando ProcessMaker 4.

El proceso se inicia en el Evento de Inicio, donde un usuario crea una solicitud. Entonces, el solicitante rellena un Informe de Gastos en la primera tarea. Después de que el solicitante presenta el formulario de informe de gastos, la solicitud se envía al supervisor para su revisión.

Si el supervisor rechaza la solicitud, la solicitud se envía de nuevo al solicitante para su revisión. Si el supervisor aprueba el informe de gastos, entonces la solicitud se envía al Departamento de Finanzas para que reembolse al solicitante y se genera un PDF con el informe de gastos completo antes de completar la solicitud.

Para comenzar la solicitud, el solicitante pulsa el botón +REQUEST en la esquina superior derecha de la pantalla. Aquí, podemos seleccionar el proceso que nos gustaría comenzar, que es el Proceso de Informe de Gastos. Para crear una nueva solicitud, el usuario hace clic en el botón INICIO.

El solicitante ahora completa el formulario de Informe de Gastos con información sobre sus gastos. Aquí, el solicitante introduce los datos en una tabla de registro para que la información sobre los gastos sea más fácil de leer de un vistazo. El solicitante puede añadir filas a esta tabla de informe para presentar más de un tipo de gasto.

Usando el botón SELECT FILE, el solicitante puede cargar y enviar los recibos.

Finalmente, el usuario es devuelto a la bandeja de entrada después de presentar el informe de gastos.


Parte 2

Cuando el solicitante presenta un informe de gastos, ProcessMaker automáticamente dirige las solicitudes a su supervisor. La solicitud aparece entonces en la bandeja de entrada del supervisor de ProcessMaker.

El supervisor hace doble clic en la solicitud para abrirla y revisa toda la información del formulario presentado por el solicitante. Luego, si la información parece correcta, el supervisor puede aprobar el informe de gastos para enviarlo al Departamento de Finanzas para reembolsar al solicitante. Si no se aprueban los gastos, la solicitud se devolverá al solicitante para su revisión.

Después de aprobar el informe, el supervisor es devuelto a la bandeja de entrada y la solicitud es enviada al Departamento de Finanzas.


Parte 3

En la tarea final del proceso de informe de gastos, el Departamento de Finanzas reembolsa al solicitante por los gastos reportados.

El usuario de Finanzas se conecta a ProcessMaker y hace doble clic en la solicitud para abrirlo. Aquí, revisa la información sobre los gastos antes de seleccionar si los reembolsa en efectivo o con cheque. Después de seleccionar la forma de reembolso, el usuario de Finanzas envía el formulario.


Parte 4

Después de que el usuario de Finanzas envía el formulario de Reembolso de Gastos, ProcessMaker genera automáticamente un documento PDF para que el solicitante lo firme para confirmar el recibo del reembolso. El documento contiene toda la información presentada durante el proceso como parte del informe de gastos. Para acceder al documento, el usuario de Finanzas puede volver a la solicitud y descargar el PDF para imprimirlo y entregárselo al solicitante para que lo firme, completando así el proceso.


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