Tulsa Community College

TCC war in der Lage, seinen Campus digital umzugestalten, Reaktionszeiten und Genehmigungen zu beschleunigen und sich stärker auf die Bereitstellung eines außergewöhnlichen Studentenangebots zu konzentrieren.

TCC
Logo des Tulsa Community College Name: Tulsa Community College Sektor: Höhere Bildung Mitarbeiter: 2,700 Benutzer: 1,000

Hervorgehobene Prozesse

  • Anmeldung zur Graduierung
  • Antrag auf Systemzugang
  • Leistungsbeurteilung des Personals
  • Urlaubsantrag und Genehmigung
  • Prüfzentrum

"Der gesamte Einführungsprozess verlief aus unserer Sicht nahtlos, ProcessMaker tut, was wir brauchen, und wir haben so viel Zeit und Ressourcen gespart." Craig Cook Datenbank-Administrator

Das Problem

Das Tulsa Community College (TCC) ist eine Einrichtung mit mehreren Campus, die stark von Papieranträgen und Antragsformularen abhängig war. Bevor man sich an ProcessMaker wandte, kämpften die Mitarbeiter mit zeitnahen Genehmigungen. Die Papierformulare mussten von einem Campus zum anderen geschickt werden, um verschiedene Abnahmen und Genehmigungen zu erhalten.

"Die Mitarbeiter mussten raten", sagt Craig Cook, der Datenbankadministrator der Hochschule. "Ein Empfänger konnte abwesend sein, wenn wir die Formulare verschickten, aber man konnte es nicht wissen, wenn man nicht auf dem entsprechenden Campus war. Außerdem hätten wir leicht eine andere Person auf einem anderen Campus haben können, die in der Lage gewesen wäre, das Formular zu genehmigen."

Dies führte dazu, dass die Verwaltungsabläufe sehr mühsam wurden. Die Prozesse der Hochschule waren zu 100 % manuell, was den Papierkram mühsam und das Genehmigungsverfahren zeitaufwändig machte.

Die Lösung

TCC verließ sich auf ein Zwischenpostsystem, das zweimal am Tag lief, was bedeutete, dass Formulare bestenfalls vier bis fünf Stunden Verzögerung hatten. Tulsas Multi-Campus-Organisation, die Abteilungen, die Fakultät und die Datenbankverwaltung benötigten eine Workflow-Lösung, die stark genug war, um das gesamte Unternehmen zu unterstützen. Mit ProcessMaker konnte Tulsa seine bestehenden Lösungen beibehalten und gleichzeitig von den Möglichkeiten der robusten Workflow-Plattform profitieren. Das Beste von allem: ProcessMaker ermöglichte Tulsa die nahtlose Integration seiner bestehenden Systeme in die neue Plattform, um mehr Bewegung in den Arbeitsabläufen zu koordinieren - eine Dynamik, die für den Erfolg zwischen den Abteilungen von größter Bedeutung ist.

"ProcessMaker ist sofort verfügbar", sagt Craig. "Jetzt gehen die Benachrichtigungen direkt auf die Telefone der Mitarbeiter. Unter dem Gesichtspunkt der Effizienz hat ProcessMaker unsere Arbeitslast erheblich reduziert, die Zeit für Genehmigungen und Rückmeldungen zu Dokumenten verkürzt und ist damit perfekt für uns geeignet."

ProcessMaker lässt sich nahtlos in die zahlreichen Systeme von TCC integrieren, darunter:

  • Finanzen
  • Debitoren
  • Büro für Öffentlichkeitsarbeit
  • Personalwesen
  • Finanzielle Hilfe
  • Beratung für Studenten
  • Anmeldung für Studenten

Der geschaffene Wert

Vor der Einführung von ProcessMaker mussten die Studierenden ihre Unterlagen zu verschiedenen Stellen auf dem Campus bringen und dort Unterschriften einholen. Heute ist das Genehmigungsverfahren für den Studienabschluss elektronisch und läuft parallel, so dass die Anträge wesentlich schneller genehmigt werden können. Auch die Beantragung des Systemzugangs erfolgte vor der Einführung von ProcessMaker vollständig auf Papier. Wenn die IT-Abteilung den Antrag schließlich erhielt, fehlten auf den Formularen die erforderlichen Unterschriften oder sie enthielten aufgrund von menschlichen Fehlern falsche Informationen. Seit TCC ProcessMaker einsetzt, haben die vorausgefüllten Felder die Anzahl der fehlerhaften Informationen in den Formularen stark reduziert. Einer der wichtigsten Vorteile ist, dass TCC die Eingaben in die ProcessMaker-Webformulare automatisch an das gewünschte System weiterleiten kann. Mit ProcessMaker wird alles auf einem einzigen Bildschirm eingegeben, auf dem die relevanten Banner-Informationen bereits vorausgefüllt sind. Die Informationen werden dann in der richtigen Reihenfolge von Person zu Person weitergegeben, bis alle Unterschriften und erforderlichen Informationen vorliegen. Für Urlaubsanträge mussten die Mitarbeiter bisher ein Papierformular ausfüllen und es zunächst an ihren Vorgesetzten und dann an die Personalabteilung schicken. Aufgrund von Verzögerungen hatten die Mitarbeiter Schwierigkeiten, ihre tatsächlichen Urlaubsansprüche zu ermitteln. Mit ProcessMaker können TCC-Mitarbeiter ihren eigenen Urlaubssaldo und alle ausstehenden Urlaubsanträge überprüfen.

Schließlich hat ProcessMaker die Prozesse der Lehrkräfte in den Testzentren von Tulsa erneuert. Ursprünglich füllte ein Dozent Informationen wie Kursnummern und Studenten-IDs manuell aus. Da die Zentren keine Möglichkeit hatten, miteinander zu kommunizieren, konnten Studenten, die in letzter Minute den Prüfungsort wechselten, den Dozenten nicht erlauben, die notwendigen Formulare für die Prüfung abzurufen. ProcessMaker hat inzwischen alle Formulare digitalisiert, so dass die Prüfungen jetzt überall abgerufen werden können, unabhängig davon, welches Prüfungszentrum der Student besucht.

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