Le problème
SoCal IP est un cabinet d'avocats spécialisé dans le droit de la propriété intellectuelle, notamment les brevets, les marques, les droits d'auteur et les secrets commerciaux. Fondé en 2002, le cabinet offre un large éventail de services, allant de l'obtention et de l'application des droits de propriété intellectuelle à la fourniture de services de conseil qui aident les clients à gérer leurs portefeuilles de propriété intellectuelle et à éviter les conflits juridiques.
SoCal IP a adopté la plateforme ProcessMaker pour relever plusieurs défis opérationnels. Initialement dépendante d'un système papier, la société avait besoin d'automatiser et de rationaliser les processus tels que l'accueil des clients, la gestion des projets et le traitement des données afin d'améliorer l'efficacité et la cohérence. Il fallait également une intégration transparente de ses systèmes informatiques existants - gestion des documents, calendrier et finances - tout en minimisant les besoins en personnel supplémentaire pour le back-office. L'évolutivité, la flexibilité et la fiabilité des flux de travail automatisés étaient essentiels pour gérer les fluctuations de la charge de travail et améliorer la rentabilité. ProcessMaker a fourni la solution robuste dont ils avaient besoin pour améliorer l'efficacité opérationnelle et réduire les coûts.
La solution
SoCal IP a adopté ProcessMaker Platform pour rationaliser et automatiser ses formulaires papier tout en les intégrant à ses principaux systèmes informatiques. L'entreprise a développé un système personnalisé en s'appuyant sur la plate-forme ProcessMaker, qui s'est étendu et a évolué en peu de temps grâce à des capacités, des fonctionnalités et des flux de travail supplémentaires. Cette automatisation a permis de réduire les besoins en personnel de back-office, ce qui s'est traduit par des économies et une augmentation de la rentabilité, tout en améliorant la capacité de l'entreprise à gérer les fluctuations de la charge de travail. L'équipe des services professionnels de ProcessMaker a fourni un soutien essentiel, aidant à affiner et à étendre les capacités de leur système personnalisé, offrant finalement à SoCal IP une solution robuste pour leurs besoins d'automatisation et d'intégration des flux de travail.
La valeur créée
SoCal IP a collaboré avec ProcessMaker pour établir, mesurer et communiquer des indicateurs de performance clés, des économies de coûts et des indicateurs clés de performance :
Économies de coûts : L'automatisation des processus a permis de réaliser d'importantes économies en réduisant ou en éliminant les fonctions de back-office et en réduisant les coûts liés aux salaires, aux avantages sociaux et aux frais généraux, ainsi qu'en libérant du temps pour que les membres clés du personnel puissent se concentrer sur des projets plus stratégiques ou plus importants.
Gains d'efficacité : La solution a réduit le temps de cycle nécessaire à la gestion des clients et des dossiers, ce qui a permis d'accélérer la prestation de services et l'efficacité opérationnelle. Le résultat final permet désormais de mieux gérer les fluctuations de la charge de travail sans personnel supplémentaire, ce qui améliore la flexibilité et l'adaptabilité des flux de travail.
Rentabilité et retour sur investissement : Les économies de coûts et les améliorations de l'efficacité ont contribué à une meilleure rentabilité, permettant de consacrer davantage de ressources aux activités génératrices de revenus. Le retour sur investissement a été atteint dans un délai de 3 à 9 mois après chaque mise à jour de la version personnalisée du système, ce qui met en évidence les avantages financiers rapides de l'automatisation.
Fiabilité et performance du système : La grande fiabilité, le temps de fonctionnement élevé et les performances de ProcessMaker ont permis d'assurer des opérations régulières avec un minimum de problèmes. L'automatisation a permis de réduire considérablement les erreurs dues aux processus manuels, ce qui a conduit à un traitement plus précis des données.
Intégration et automatisation des processus : L'entreprise a automatisé 25 processus, dont beaucoup impliquaient une intégration complexe et étendue. L'automatisation de processus clés tels que l'accueil des clients et la gestion de projets a permis d'améliorer des domaines opérationnels essentiels.
Satisfaction des employés : L'automatisation a conduit à des employés plus heureux et moins stressés, grâce à des flux de travail plus efficaces et moins de travail manuel, ce qui a stimulé le moral de l'équipe.
