El problema
SoCal IP es un bufete de abogados especializado en propiedad intelectual (PI), incluidas patentes, marcas, derechos de autor y secretos comerciales. Fundado en 2002, el bufete ofrece una amplia gama de servicios, desde la obtención y aplicación de derechos de PI hasta la prestación de servicios de asesoramiento que ayudan a los clientes a gestionar sus carteras de PI y evitar conflictos legales.
SoCal IP adoptó la plataforma ProcessMaker para superar varios retos operativos. La empresa, que inicialmente dependía de un sistema basado en papel, necesitaba automatizar y agilizar procesos como la incorporación de clientes, la gestión de proyectos y el manejo de datos para mejorar la eficiencia y la coherencia. También necesitaban una integración perfecta de sus sistemas informáticos existentes (gestión de documentos, calendario y finanzas) y reducir al mínimo la necesidad de personal administrativo adicional. La escalabilidad, flexibilidad y flujos de trabajo automatizados fiables eran cruciales para gestionar las fluctuaciones de la carga de trabajo y mejorar la rentabilidad. ProcessMaker proporcionó la solución robusta que necesitaban para mejorar la eficiencia operativa y reducir costes.
La solución
SoCal IP adoptó la plataforma ProcessMaker para agilizar y automatizar sus formularios en papel y, al mismo tiempo, integrarlos con sistemas informáticos clave. La empresa desarrolló un sistema personalizado aprovechando la plataforma ProcessMaker como su base, que escaló y avanzó en un corto período de tiempo con capacidades adicionales, características y flujos de trabajo. Esta automatización redujo la necesidad de personal de back-office, lo que se tradujo en un ahorro de costes y un aumento de la rentabilidad, al tiempo que mejoró la capacidad de la empresa para gestionar las fluctuaciones de la carga de trabajo. El equipo de Servicios Profesionales de ProcessMaker proporcionó un apoyo esencial, ayudando a perfeccionar y ampliar las capacidades de su sistema personalizado, en última instancia, ofreciendo a SoCal IP una solución robusta para la automatización de su flujo de trabajo y las necesidades de integración.
El valor creado
SoCal IP trabajó con ProcessMaker para establecer, medir e informar sobre las métricas clave de rendimiento, ahorro de costes y KPI:
Ahorro de costes: La automatización de los procesos supuso un importante ahorro al reducir o eliminar las funciones administrativas y recortar los costes asociados a salarios, prestaciones y gastos generales, además de liberar tiempo para que los miembros clave del personal se centraran en proyectos más estratégicos o importantes.
Aumento de la eficiencia: La solución redujo el tiempo de ciclo del proceso necesario para la gestión de clientes y asuntos, lo que se tradujo en una prestación de servicios y una eficiencia operativa más rápidas. El resultado final permite ahora una mayor capacidad para gestionar las fluctuaciones de la carga de trabajo sin necesidad de personal adicional, lo que mejora la flexibilidad y adaptabilidad del flujo de trabajo.
Rentabilidad y ROI: El ahorro de costes y la mejora de la eficiencia contribuyeron a aumentar la rentabilidad, lo que permitió destinar más recursos a actividades generadoras de ingresos. El retorno de la inversión se logró en un plazo de 3 a 9 meses tras cada actualización personalizada de la versión del sistema, lo que pone de manifiesto las rápidas ventajas financieras de la automatización.
Fiabilidad y rendimiento del sistema: La alta fiabilidad, el elevado tiempo de actividad del sistema y el rendimiento de ProcessMaker garantizaron operaciones constantes con problemas mínimos. La automatización redujo significativamente los errores de los procesos manuales, lo que permitió gestionar los datos con mayor precisión.
Integración y automatización de procesos: La empresa automatizó 25 procesos, muchos de los cuales implicaban una integración compleja y extensa. La automatización de procesos clave como la incorporación de clientes y la gestión de proyectos mejoró áreas operativas críticas.
Satisfacción de los empleados: La automatización hizo que los empleados estuvieran más contentos y con menos estrés, gracias a flujos de trabajo más eficientes y menos trabajo manual, lo que aumentó la moral del equipo.
