Le problème
3 Degrees North est l'un des principaux fournisseurs de services de développement de logiciels, de conseil en technologie et d'intégration pour les organisations à but non lucratif, les associations et les groupes d'adhérents. Basée en Australie et desservant des clients dans le monde entier, l'entreprise est spécialisée dans l'élaboration de solutions personnalisées qui favorisent l'efficacité, l'engagement et la croissance. Leur approche va au-delà des logiciels en établissant un partenariat avec les clients pour comprendre leurs objectifs et défis uniques. Forte d'une expérience réussie dans le monde entier, 3 Degrees North se passionne pour l'utilisation de la technologie afin d'aider les organisations à but non lucratif à avoir un impact significatif.
Grâce à son partenariat avec ProcessMaker, 3 Degrees North a aidé le Legal Practice Board of Western Australia à automatiser plusieurs processus complexes basés sur le papier qui créaient des retards importants. L'automatisation a permis de rationaliser les opérations et d'améliorer l'efficacité globale, en réduisant les retards causés par les flux de travail manuels.
Le Legal Practice Board of Western Australia était confronté à d'importants défis opérationnels en raison de sa dépendance à l'égard de systèmes anciens et disparates. Les informations étaient dispersées sur plusieurs plateformes, ce qui rendait difficile la gestion et le suivi efficaces des demandes des membres par le personnel. Cette approche fragmentée a conduit à une mauvaise expérience utilisateur, avec des délais de traitement imprévisibles et incohérents. Le personnel devait souvent naviguer entre différents systèmes - tels que le CRM, la gestion des documents et le courrier électronique - pour rassembler les données nécessaires, ce qui entraînait des inefficacités et des retards. En outre, l'absence de capacités de traitement rationalisé des membres signifiait que les priorités étaient souvent déterminées par ceux qui réclamaient le plus d'attention, plutôt que par des critères logiques ou axés sur le niveau de service. Cette situation a non seulement frustré les membres, mais a également empêché le conseil d'administration d'évaluer avec précision la charge de travail et les délais de traitement.
La solution
Pour répondre aux défis du Legal Practice Board, une solution a été mise en place en utilisant la plateforme ProcessMaker ainsi qu'un nouveau site web développé par 3DN. ProcessMaker a été choisi pour son intégration transparente avec les systèmes existants, consolidant les données dans un flux de travail automatisé. Le site web développé par 3DN a complété cette solution en offrant une expérience utilisateur cohérente et un point d'accès unique pour tous les processus clés. Cette approche combinée a permis à la Commission de rationaliser ses opérations, d'améliorer l'accessibilité des données et de garantir un traitement cohérent des demandes des membres. Les éléments clés de cette solution sont les suivants
Intégration entre plusieurs systèmes : Grâce à des connecteurs prédéfinis et à des API étendues, la plate-forme ProcessMaker a permis à 3 Degrees North d'intégrer et de rationaliser rapidement différents systèmes existants, tels que le CRM, les systèmes financiers, la plate-forme de messagerie électronique et un système de gestion des documents. Grâce à cette intégration, le personnel n'a plus eu besoin de saisir manuellement des données dans plusieurs systèmes, ce qui a permis de réduire le temps et les efforts consacrés à la manipulation des données.
Automatisation des flux de travail : Un élément clé de la solution a été l'automatisation des processus clés, comme l'évaluation annuelle, qui a permis de rassembler des données provenant de différents systèmes dans une interface unique. Cela a permis au personnel de travailler à partir d'un seul endroit au lieu de naviguer dans plusieurs systèmes.
Création de formulaires par glisser-déposer : ProcessMaker a fourni un concepteur de formulaires facile à utiliser, offrant aux équipes un cadre et des outils rapides et flexibles pour créer des formulaires et des contrôles personnalisés sans aucun codage.
Amélioration de la gestion de la charge de travail : La direction a pu mieux contrôler la charge de travail du personnel grâce à des tableaux de bord et à des listes de tâches codées par couleur, ce qui a permis de savoir qui était surchargé et qui avait la capacité de le faire.
Priorité objective et transparence des processus : Les tâches ont été traitées dans l'ordre où elles ont été reçues, ce qui a permis d'éliminer l'ordre de priorité subjectif qui était basé sur l'urgence des demandes des clients. Cela a permis de créer un système plus équitable et plus efficace.
Des rapports fiables avec des outils de business intelligence : La capacité de ProcessMaker à rationaliser et à intégrer les flux de travail et l'échange de données avec Microsoft Power BI, y compris la prise en charge de tableaux de bord personnalisés, a considérablement amélioré la précision et l'efficacité du reporting et de la prise de décision, tout en préservant l'investissement dans la création de rapports et de tableaux de bord importants.
Amélioration de l'expérience utilisateur : Le site web a été reconstruit afin de garantir une expérience utilisateur cohérente pour les différentes tâches, telles que le renouvellement des adhésions et l'inscription aux formations.
La valeur créée
Grâce à l'expertise de 3 Degrees North, la mise en œuvre de ProcessMaker par The Legal Practice Board a permis de réaliser d'importantes économies de temps et d'argent et d'accroître la satisfaction des employés.
Efficacité accrue et gain de temps : Le personnel n'a plus eu à saisir manuellement des données dans plusieurs systèmes, ce qui a permis de réduire le temps consacré aux tâches administratives et de se concentrer sur des tâches plus importantes.
Amélioration de la gestion de la charge de travail : La direction a pu mieux contrôler la charge de travail du personnel grâce à des tableaux de bord et à des listes de tâches codées par couleur, ce qui a permis une affectation plus efficace des ressources et une réduction de l'épuisement du personnel.
Une plus grande transparence des processus : Les tâches ont été traitées dans l'ordre où elles ont été reçues, ce qui a permis d'éliminer les priorités subjectives. Cela a rendu les processus plus équitables et plus transparents, garantissant qu'aucune demande de client n'était traitée en fonction de l'urgence perçue.
Amélioration de la prise de décision et du reporting : L'utilisation de Microsoft Power BI et de tableaux de bord personnalisés dans ProcessMaker a permis de prendre des décisions plus fiables et basées sur des données, avec des rapports plus rapides et plus précis.
Amélioration de l'expérience utilisateur : La refonte du site web a permis d'améliorer les interactions entre les utilisateurs et les processus clés tels que le renouvellement des adhésions et l'inscription aux formations. Cette interface rationalisée a permis aux clients de bénéficier d'une expérience plus cohérente et plus conviviale.
Plus de souplesse dans la création de formulaires : Le concepteur de formulaires par glisser-déposer de ProcessMaker permet de personnaliser les formulaires sans avoir besoin de connaissances approfondies en codage, ce qui accélère et facilite la mise en œuvre des changements de processus.
Élimination de la duplication des données et des erreurs : L'intégration de ProcessMaker aux systèmes de gestion de la relation client, de gestion financière, de gestion des e-mails et de gestion des documents a permis de réduire la duplication des données et de minimiser les erreurs, augmentant ainsi la précision globale des opérations.
