Municipalité provinciale de Trujillo

Le problème

La municipalité provinciale de Trujillo, qui gère l'organisation territoriale et le développement économique urbain, a voulu améliorer et simplifier les formalités administratives nécessaires à l'obtention des permis de construire et des permis d'exploitation. Les usagers ont estimé qu'ils n'étaient pas bien servis et que les formulaires étaient trop longs, faisaient perdre trop de temps et, surtout, étaient trop coûteux. Par conséquent, certains bâtiments n'ont pas de permis de construire et certaines entreprises n'ont pas de permis d'exploitation. Toute cette confusion a eu un effet négatif sur le développement. Il y avait un besoin d'information concernant les exigences ainsi que la compatibilité de l'utilisation du sol avec l'état de la paperasserie initiée précédemment.

• Trop d'exigences pour commencer la paperasserie (y compris des formulaires qui n'ont même pas été évalués), ce qui entraîne des retards en raison d'informations manquantes
• Manque de contrôle dans l'attribution des emplois, entraînant une surcharge.
• Nombreuses visites administratives à la municipalité pour déterminer l'état d'avancement de la paperasserie, et manque de données statistiques pour évaluer les performances de ces administrateurs
• Goulot d'étranglement au bureau du patron pour la signature du permis ou l'approbation d'une mesure.
• Difficulté à suivre et à gérer la grande quantité de dossiers physiques
• Nombreux appels téléphoniques nécessaires pour déterminer le statut des demandes

La solution

Grâce à ProcessMaker, le personnel et les administrateurs de la municipalité provinciale de Trujillo ont pu automatiser leur processus de distribution des permis, auparavant désorganisé, et éliminer une grande partie de la paperasserie physique. Lorsque les formulaires étaient initialement remplis, ils étaient immédiatement saisis dans le système (et grâce à l'intégration avec le système documentaire de la municipalité [SISTRAM]), garantissant que les données manquantes seraient rapidement reconnues et améliorées.

Chaque demande de permis serait un nouveau cas automatisé, qui pourrait être facilement suivi par ProcessMaker, en fonction des exigences des différents rôles et processus du système. En outre, tous les dossiers ont été numérisés, ce qui les rend faciles à gérer. Par conséquent, l'approbation des cas est simple, grâce à l'utilisation de signatures scannées. En outre, des rapports statistiques, ainsi que des documents de sortie (comme pour les consultations sur la compatibilité de l'utilisation des terres grâce à l'intégration avec la base de données des taxes foncières urbaines), ont pu être générés à partir des données du système.

La valeur créée