Das Problem
Die Provinzverwaltung von Trujillo, die für die territoriale Organisation und die städtische Wirtschaftsentwicklung zuständig ist, wollte die für die Erteilung von Bau- und Betriebsgenehmigungen erforderlichen Formalitäten verbessern und vereinfachen. Die Nutzer hatten das Gefühl, dass sie nicht gut bedient wurden und dass die Formulare zu lang, zu zeitaufwendig und vor allem zu kostspielig waren. Infolgedessen gab es Gebäude, die keine Baugenehmigung hatten, und Unternehmen, die keine Betriebsgenehmigung hatten. All diese Unklarheiten wirkten sich negativ auf die Entwicklung aus. Es bestand ein Bedarf an Informationen über die Anforderungen sowie über die Vereinbarkeit der Flächennutzung mit dem Stand der bereits eingeleiteten Formalitäten.
- Zu viele Anforderungen für die Aufnahme des Papierkrams (einschließlich Formulare, die nicht einmal bewertet wurden), was zu Verzögerungen aufgrund fehlender Informationen führte
- Mangelnde Kontrolle bei der Aufgabenzuweisung, was zu einer Überlastung führt.
- Zahlreiche Besuche von Verwaltungsbeamten in der Gemeinde, um den Stand der Arbeiten zu überprüfen, und das Fehlen statistischer Daten zur Bewertung der Leistung dieser Verwaltungsbeamten
- Engpass am Schreibtisch des Chefs, um die Genehmigung zu unterschreiben oder eine Maßnahme zu genehmigen.
- Schwierigkeiten bei der Verfolgung und Verwaltung der riesigen Menge an physischen Akten
- Viele Telefonate erforderlich, um den Status von Anträgen zu ermitteln
Die Lösung
Mit ProcessMaker konnten die Mitarbeiter und Verwalter der Stadtverwaltung von Trujillo ihren zuvor unorganisierten Prozess der Genehmigungserteilung automatisieren und viel Papierkram vermeiden. Die ausgefüllten Formulare werden sofort in das System eingegeben (und durch die Integration mit dem Dokumentensystem der Stadtverwaltung [SISTRAM]), wodurch gewährleistet wird, dass fehlende Daten schnell erkannt und korrigiert werden.
Jeder Genehmigungsantrag wäre ein neuer automatisierter Fall, der von ProcessMaker auf der Grundlage der Anforderungen der verschiedenen Rollen und Prozesse im System leicht verfolgt werden könnte. Darüber hinaus wurden alle Akten digitalisiert, so dass sie einfach zu verwalten sind. Die Freigabe von Vorgängen ist daher einfach, da gescannte Unterschriften verwendet werden. Darüber hinaus konnten aus den Daten im System statistische Berichte sowie Ausgabedokumente (z. B. für Konsultationen zur Kompatibilität der Flächennutzung durch Integration mit der städtischen Grundsteuerdatenbank) erstellt werden.
Der geschaffene Wert
- Verstärkte Kontrolle über die Bewertung der Voraussetzungen für die Einleitung des Genehmigungsverfahrens.
- Vermehrte Erfassung wesentlicher Daten, die zur Messung der Leistung des Verfahrens für Betriebs- und Baugenehmigungen verwendet werden könnten.
- Geringere Ineffizienz aufgrund von papierbasierten Prozessen. Papierdokumente wurden nur für die Einhaltung von Regeln und Vorschriften erstellt.
- Geringerer Zeitaufwand für die Bearbeitung der Fälle, da es bei der Erstregistrierung kein Einstufungsproblem mehr gibt.