Municipio Provincial de Trujillo

Problema

La Municipalidad Provincial de Trujillo, que administra la organización territorial y el desarrollo económico urbano, quería mejorar y simplificar los trámites necesarios para obtener tanto los permisos de construcción como los de explotación. Los usuarios tenían la sensación de que no se les atendía bien y de que los formularios eran demasiado largos, perdían demasiado tiempo y, sobre todo, eran demasiado costosos. Como resultado, había edificios que no tenían permisos de construcción y empresas que no tenían permisos de operación. Toda esta confusión afectó negativamente al desarrollo. Se necesitaba información sobre los requisitos y la compatibilidad del uso de la tierra con el estado de los trámites iniciados anteriormente.

• Demasiados requisitos para iniciar el papeleo (incluidos formularios que ni siquiera fueron evaluados), lo que da lugar a demoras debido a la falta de información
• La falta de control en la asignación de trabajos, lo que resulta en una sobrecarga.
• Muchas visitas administrativas al municipio para determinar el progreso del papeleo, y la falta de datos estadísticos para evaluar el desempeño de estos administradores
• Un cuello de botella en el escritorio del jefe por firmar el permiso o aprobar una medida.
• Dificultad para seguir y manejar la gran cantidad de archivos físicos
• Se requieren muchas llamadas telefónicas para determinar el estado de las solicitudes

Solución

Con ProcessMaker, el personal y los administradores de la Municipalidad Provincial de Trujillo pudieron automatizar su proceso de distribución de permisos, que antes estaba desorganizado, y eliminar mucho papeleo físico. Cuando los formularios se llenaban inicialmente, se introducían inmediatamente en el sistema (y mediante la integración con el sistema de documentos de la Municipalidad [SISTRAM]), lo que garantizaba que los datos que faltaban se reconocieran y mejoraran rápidamente.

Cada solicitud de permiso sería un nuevo caso automatizado, que podría ser seguido fácilmente por ProcessMaker, en función de los requisitos de las diversas funciones y procesos del sistema. Además, todos los archivos se digitalizaron, lo que los hizo más fáciles de manejar. Por lo tanto, las aprobaciones de los casos son sencillas, utilizando firmas escaneadas. Además, a partir de los datos del sistema se podían generar informes estadísticos, así como documentos de salida (por ejemplo, para consultas sobre la compatibilidad del uso de la tierra mediante la integración con la base de datos del impuesto sobre la propiedad inmobiliaria urbana).

El valor creado