Problème
- Processus bloqués dans les goulots d'étranglement créés par les formulaires papier, le scannage, les feuilles de calcul Excel et les documents Word
- des flux de travail qui ont parfois mal tourné, retardant la réalisation des projets, parce que toutes les parties prenantes n'ont pas été associées au processus au moment optimal
- Certains travaux n'étaient pas reproductibles, ce qui a entraîné un manque de cohérence dans la qualité de ces travaux
- Gérer des processus globaux qui nécessitent la participation de personnel dans différents lieux d'activité ou de chefs de projet qui se déplacent chez différents clients
- Les demandes sur papier ont été accidentellement oubliées, ce qui a entraîné des retards
- Les lacunes des systèmes existants pour réaliser efficacement certains flux de travail liés aux projets
Solution
Au départ, ProcessMaker a été testé sur un sous-ensemble des processus de Maptek. Ces processus comprenaient les demandes de dépenses et d'achats, la gestion des congés, la tenue des dossiers des employés, ainsi que la gestion et le traitement des feuilles de temps des projets. Après l'essai, les réactions positives ont conduit à la décision d'étendre l'adoption des Dynaforms de ProcessMaker pour automatiser d'autres flux de travail et processus. Tous les processus ont été progressivement transférés vers des flux de travail basés sur Dynaform ; les superviseurs devaient développer des solutions de flux de travail pour leur secteur et les déployer lorsqu'ils étaient prêts. Contrairement à d'autres systèmes d'entreprise qui avaient été mis en œuvre dans le passé, aucun problème de lenteur des performances n'a été signalé lors du lancement de ProcessMaker.
En plus d'une plus grande adoption de Dynaforms, Maptek a décidé d'utiliser ProcessMaker comme élément clé d'un système de gestion de la qualité (QMS), afin que tout le travail soit répétable, cohérent et mesurable pour une amélioration continue. Les Dynaforms de ProcessMaker permettaient d'automatiser certains processus, tandis qu'un wiki décrivait la philosophie, l'approche et les politiques du SGQ.
ProcessMaker n'a pas remplacé les outils spécialisés existants que Maptek utilisait pour suivre les bogues et gérer les projets de développement de logiciels, gérer le cycle de vie des projets et d'autres activités de développement de logiciels. Au contraire, ProcessMaker a été utilisé pour étendre les fonctionnalités des systèmes existants afin de les intégrer de manière plus transparente aux autres départements et systèmes de l'organisation.
La valeur créée
- Diminution des retards dans le traitement des demandes grâce à la réduction des opérations de scannage, d'impression et de signature des formulaires papier
- Une plus grande cohérence dans la qualité du travail, puisque des étapes n'ont pas été manquées
- Une transparence accrue des processus, puisque toutes les parties prenantes au processus ont reçu les notifications pertinentes
- Des processus plus rapides et plus faciles à gérer, y compris pour le personnel en déplacement ou à distance
