Das Problem
- Prozesse, die in Engpässen gefangen sind, die durch papierbasierte Formulare, Scannen, Excel-Tabellen und Word-Dokumente entstehen
- Arbeitsabläufe, die manchmal schief liefen und die Projektabwicklung verzögerten, weil nicht alle Beteiligten zum optimalen Zeitpunkt in den Prozess einbezogen wurden
- Einige Arbeiten waren nicht wiederholbar, was zu einem Mangel an Konsistenz in der Qualität dieser Arbeit führte.
- Abwicklung globaler Prozesse, die die Beteiligung von Mitarbeitern an verschiedenen Geschäftsstandorten oder von Projektmanagern, die zu verschiedenen Kundenstandorten reisten, erforderten
- Papierbasierte Anträge wurden versehentlich vergessen, was zu Verzögerungen führte
- Lücken in den bestehenden Systemen zur effizienten Abwicklung einiger projektbezogener Arbeitsabläufe
Die Lösung
Zunächst wurde ProcessMaker mit einer Teilmenge der Maptek-Prozesse getestet. Zu diesen Prozessen gehörten Spesen- und Einkaufsanträge, die Urlaubsverwaltung, die Pflege von Mitarbeiterakten sowie die Verwaltung und Bearbeitung von Projektstundenzetteln. Nach der Testphase führte das positive Feedback zu der Entscheidung, die Einführung von ProcessMaker Dynaforms auf die Automatisierung anderer Arbeitsabläufe und Prozesse auszuweiten. Alle Prozesse wurden schrittweise auf Dynaform-basierte Workflows umgestellt; die Vorgesetzten entwickelten Workflow-Lösungen für ihren Bereich und führten sie ein, sobald sie bereit waren. Im Gegensatz zu anderen Unternehmenssystemen, die in der Vergangenheit implementiert worden waren, wurden bei der Einführung von ProcessMaker keine Probleme mit langsamer Leistung gemeldet.
Neben der verstärkten Nutzung von Dynaforms entschied sich Maptek für den Einsatz von ProcessMaker als Schlüsselelement eines Qualitätsmanagementsystems (QMS), um alle Arbeiten wiederholbar, konsistent und messbar zu machen und so eine kontinuierliche Verbesserung zu erreichen. Die Dynaforms von ProcessMaker boten die Möglichkeit, ausgewählte Prozesse zu automatisieren, während ein Wiki die Philosophie, den Ansatz und die Richtlinien des QMS beschrieb.
ProcessMaker ersetzte nicht die bestehenden spezialisierten Tools, die Maptek für die Fehlerverfolgung und das Projektmanagement in der Softwareentwicklung, das Management des Projektlebenszyklus und andere Softwareentwicklungsaktivitäten verwendete. Stattdessen wurde ProcessMaker eingesetzt, um die Funktionalität bestehender Systeme zu erweitern und eine nahtlose Integration mit anderen Abteilungen und Systemen im Unternehmen zu ermöglichen.
Der geschaffene Wert
- Verringerung der Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anträgen durch weniger Scannen, Drucken und Unterschreiben von Papierformularen
- Erhöhte Konsistenz der Arbeitsqualität, da keine Schritte ausgelassen wurden
- Erhöhte Prozesstransparenz, da alle am Prozess Beteiligten relevante Benachrichtigungen erhalten haben
- Schnellere und einfachere Verwaltung von Prozessen, die Mitarbeiter auf Reisen oder an anderen Orten umfassen
