El problema
- Procesos atrapados en los cuellos de botella creados por los formularios en papel, el escaneo, las hojas de cálculo de Excel y los documentos de Word
- Flujos de trabajo que a veces se estropeaban, retrasando la ejecución de los proyectos, porque no se incorporaban todos los interesados en el proceso en el momento óptimo
- Algunos trabajos no eran repetibles, lo que resultaba en una falta de consistencia en la calidad de ese trabajo
- Manejar procesos globales que requerían la participación de personal en diferentes lugares de negocios o directores de proyectos que viajaban a diferentes sitios de clientes
- Las solicitudes en papel fueron olvidadas accidentalmente, causando retrasos
- Lagunas en los sistemas existentes para completar eficientemente algunos flujos de trabajo relacionados con los proyectos
La solución
Inicialmente, ProcessMaker fue probado en un subconjunto de los procesos de Maptek. Estos procesos incluían solicitudes de gastos y compras, administración de licencias, mantenimiento de archivos de empleados y administración y procesamiento de hojas de tiempo de proyectos. Después de la prueba, la retroalimentación positiva llevó a la decisión de expandir la adopción de Dynaforms de ProcessMaker para automatizar otros flujos de trabajo y procesos. Todos los procesos fueron progresivamente transicionados a flujos de trabajo basados en Dynaform; los supervisores desarrollarían soluciones de flujo de trabajo para su área y las pondrían en marcha cuando estuvieran listos. A diferencia de otros sistemas empresariales que se habían implantado en el pasado, no se informó de problemas de rendimiento lento cuando se puso en marcha ProcessMaker.
Además de una mayor adopción de Dynaforms, Maptek decidió usar ProcessMaker como un elemento clave en un sistema de administración de calidad (QMS), para que todo el trabajo fuera repetible, consistente y medible para una mejora continua. ProcessMaker Dynaforms proporcionó la habilidad de automatizar procesos seleccionados, mientras que un wiki describió la filosofía, enfoque y políticas del QMS.
ProcessMaker no reemplazó las herramientas especializadas existentes que Maptek utilizaba para rastrear errores y administrar proyectos para el desarrollo de software, administrar el ciclo de vida del proyecto y otras actividades de desarrollo de software. En cambio, ProcessMaker se utilizó para ampliar la funcionalidad de los sistemas existentes a fin de integrarse más fácilmente con otros departamentos y sistemas de la organización.
El valor creado
- Disminución de las demoras en la cumplimentación de las solicitudes con la reducción de la digitalización, la impresión y la firma de los formularios de papel
- Mayor coherencia en la calidad del trabajo, ya que no se pasaron por alto los pasos
- Mayor transparencia en los procesos, ya que todos los interesados en el proceso recibieron las notificaciones pertinentes
- Más rápido y más fácil de manejar los procesos que incluyeron personal viajero o a distancia
