El problema
3 Degrees North es un proveedor líder de desarrollo de software, consultoría tecnológica y servicios de integración para organizaciones sin ánimo de lucro, asociaciones y grupos de miembros. Con sede en Australia y clientes en todo el mundo, se especializan en la creación de soluciones personalizadas que impulsan la eficiencia, el compromiso y el crecimiento. Su enfoque va más allá del software al colaborar con los clientes para comprender sus objetivos y retos únicos. Con una exitosa trayectoria en todo el mundo, a 3 Degrees North le apasiona utilizar la tecnología para ayudar a las organizaciones sin ánimo de lucro a crear un impacto significativo.
A través de su asociación con ProcessMaker, 3 Degrees North ayudó a The Legal Practice Board of Western Australia a automatizar varios procesos complejos, basados en papel, que creaban importantes atrasos. La automatización agilizó las operaciones y mejoró la eficiencia general, reduciendo los retrasos causados por los flujos de trabajo manuales.
El Consejo de Práctica Jurídica de Australia Occidental se enfrentaba a importantes retos operativos debido a su dependencia de sistemas heredados e inconexos. La información estaba dispersa en varias plataformas, lo que dificultaba al personal la gestión y el seguimiento eficaces de las solicitudes de los miembros. Este enfoque fragmentado daba lugar a una experiencia de usuario deficiente, con tiempos de tramitación impredecibles e incoherentes. A menudo, el personal tenía que navegar entre distintos sistemas -como CRM, gestión de documentos y correo electrónico- para recopilar los datos necesarios, lo que generaba ineficacia y retrasos. Además, la falta de capacidades de procesamiento racionalizado de los afiliados significaba que las prioridades se determinaban a menudo en función de quién reclamaba más atención, en lugar de por criterios lógicos o basados en el nivel de servicio. Esto no sólo frustraba a los afiliados, sino que también impedía a la Junta evaluar con precisión la carga de trabajo y los plazos de tramitación.
La solución
Para hacer frente a los retos del Consejo de Práctica Jurídica, se implementó una solución utilizando la plataforma ProcessMaker junto con un nuevo sitio web desarrollado por 3DN. ProcessMaker fue elegido por su perfecta integración con los sistemas existentes, consolidando los datos en un flujo de trabajo automatizado. El sitio web construido por 3DN complementó esto proporcionando una experiencia de usuario cohesiva y un único punto de acceso para todos los procesos clave. Este enfoque combinado permitió a la Junta agilizar las operaciones, mejorar la accesibilidad de los datos y garantizar una tramitación coherente de las solicitudes de los miembros. Los elementos clave de esta solución incluyen:
Integración a través de múltiples sistemas: Con conectores pre-construidos y amplias APIs, la Plataforma ProcessMaker permitió a 3 Degrees North integrar y agilizar rápidamente a través de varios sistemas existentes, como el CRM, sistemas de finanzas, plataforma de correo electrónico y un sistema de gestión de documentos. Esta integración eliminó la necesidad de que el personal introdujera datos manualmente en varios sistemas, lo que redujo el tiempo y el esfuerzo dedicados a la manipulación de datos.
Automatización de los flujos de trabajo: Una parte fundamental de la solución fue la automatización de procesos clave como la evaluación anual, que reunía datos de distintos sistemas en una única interfaz. Esto permitió al personal trabajar desde un único lugar en lugar de navegar por múltiples sistemas.
Fácil de usar, creación de formularios de arrastrar y soltar: ProcessMaker proporcionó un Diseñador de Formularios fácil de usar de arrastrar y soltar, dando a los equipos un marco rápido y flexible y herramientas para construir formularios y controles personalizados sin ningún tipo de codificación.
Mejor gestión de la carga de trabajo: La dirección pudo supervisar mejor la carga de trabajo del personal mediante cuadros de mando y listas de tareas codificadas por colores, lo que ayudó a saber quién estaba sobrecargado y quién tenía capacidad.
Priorización objetiva y transparencia del proceso: Las tareas se procesaron en el orden en que se recibieron, eliminando la priorización subjetiva que se había basado en la urgencia de las peticiones de los clientes. Así se creó un sistema más justo y eficaz.
Informes fiables con herramientas de inteligencia empresarial: La capacidad de ProcessMaker para agilizar e integrar los flujos de trabajo y el intercambio de datos con Microsoft Power BI, incluida la compatibilidad con cuadros de mando personalizados, mejoró en gran medida la precisión y la eficacia de la elaboración de informes y la toma de decisiones, al tiempo que preservó la inversión en la creación de informes y cuadros de mando importantes.
Mejora de la experiencia del usuario: El sitio web se reconstruyó para garantizar una experiencia de usuario coherente en las distintas tareas, como la renovación de la afiliación y la inscripción en cursos de formación.
El valor creado
Gracias a la experiencia de 3 Degrees North, la implantación de ProcessMaker por parte de The Legal Practice Board supuso un importante ahorro de tiempo y costes, así como un aumento de la satisfacción de los empleados.
Mayor eficacia y ahorro de tiempo: El personal ya no tenía que introducir datos manualmente en múltiples sistemas, lo que reducía el tiempo dedicado a tareas administrativas y le permitía centrarse en trabajos más críticos.
Mejor gestión de la carga de trabajo: La dirección supervisó mejor la carga de trabajo del personal mediante paneles y listas de tareas codificadas por colores, lo que permitió una asignación de recursos más eficaz y redujo el agotamiento del personal.
Mayor transparencia del proceso: Las tareas se procesaban en el orden en que se recibían, eliminando la priorización subjetiva. Esto hizo que los procesos fueran más justos y transparentes, garantizando que ninguna solicitud de los clientes se gestionara en función de la urgencia percibida.
Mejora de la toma de decisiones y la elaboración de informes: El uso de Microsoft Power BI y cuadros de mando personalizados en ProcessMaker dio lugar a una toma de decisiones más fiable y basada en datos, con informes más rápidos y precisos.
Mejora de la experiencia del usuario: La reconstrucción del sitio web mejoró las interacciones de los usuarios con procesos clave como la renovación de la afiliación y la inscripción en cursos de formación. Esta interfaz simplificada permitió a los clientes disfrutar de una experiencia más coherente y fácil de usar.
Más flexibilidad en la creación de formularios: El Diseñador de Formularios de arrastrar y soltar en ProcessMaker proporcionó flexibilidad en la personalización de formularios sin necesidad de amplios conocimientos de codificación, mejorando la velocidad y la facilidad de implementación de cambios en los procesos.
Eliminación de la duplicación de datos y los errores: La integración de ProcessMaker con los sistemas de CRM, finanzas, correo electrónico y gestión de documentos redujo la duplicación de datos y minimizó los errores, aumentando la precisión general de las operaciones.
