5 questions à poser avant de déplacer votre BPM de l'enseignement supérieur vers le cloud
Il est devenu primordial pour la plupart des entreprises de se concentrer sur l'utilisateur en raison de l'évolution des exigences du marché. Les chefs d'entreprise et les services informatiques investissent et font évoluer leurs technologies afin d'améliorer la vitesse des systèmes, les mises à jour, l'infrastructure et, en fin de compte, l'expérience utilisateur de leur organisation. Les entreprises qui cherchent à devenir plus centrées sur l'utilisateur se sont tournées vers certaines technologies afin de répondre aux nouvelles demandes des clients, qui évoluent de plus en plus. Parmi les technologies qui aident ces entreprises à optimiser leur stratégie d'expérience client, on trouve le cloud computing.
Les pionniers du cloud computing, tels qu'Amazon Web Services (AWS) en 2006, ont connu un succès massif lorsque des startups ont commencé à chercher des moyens de perturber leurs marchés avec la technologie du cloud. Des entreprises comme Netflix ont fourni et élargi leurs offres de services avec une fiabilité et une sécurité accrues grâce au cloud. Depuis que Netflix a décidé de passer au nuage, PhorMag rapporte que l'entreprise a fait passer sa base d'utilisateurs de 10 à 16 millions, faisant de la start-up le fournisseur de services de streaming grand public qu'elle est aujourd'hui. Aujourd'hui, le cloud computing agit comme un catalyseur de l'innovation, car il égalise les règles du jeu grâce à des modèles de tarification à la carte et à une architecture d'entreprise accessible à presque tout le monde.
Jusqu'à ces dernières années, l'informatique en nuage était principalement le fait d'entreprises innovantes au sein d'une entreprise. Des secteurs extérieurs aux entreprises, comme l'enseignement supérieur, ont depuis reconnu le potentiel de l'extension de cette technologie centrée sur l'utilisateur pour améliorer les processus existants, la sécurité et la fiabilité dans toute l'organisation. Comme leurs homologues du monde des affaires, les établissements d'enseignement supérieur veulent rester compétitifs face à leurs contraintes et sur leurs marchés. Étant donné que de nombreux établissements d'enseignement supérieur utilisent encore des solutions sur site et traditionnelles, le secteur de l'enseignement supérieur est mûr pour l'optimisation technique. Le cloud est devenu une solution viable pour les collèges et les conseils d'administration des universités qui cherchent à tirer le meilleur parti de leurs budgets lorsqu'ils mettent en place des services informatiques - non seulement en améliorant le département informatique, mais aussi en optimisant la façon dont ces collèges travaillent au niveau de la gestion des processus.
Qu'est-ce que le BPM basé sur le nuage ?
Amazon Web Services (AWS), entre autres, est un exemple de fournisseur de services en nuage qui stocke et gère des informations. Une solution sur site signifie que votre infrastructure informatique est liée à un équipement physique. Pour donner un exemple concret, au lieu de sauvegarder vos feuilles de calcul et vos photos sur le disque dur de votre PC, vous pouvez désormais stocker ces données en ligne sans avoir besoin de matériel. En un mot, c'est l'informatique dématérialisée.
Maintenant, appliquez l'informatique dématérialisée à la gestion des processus d'entreprise. BPMInstitute.org définit la gestion des processus d'entreprise (BPM) comme "la définition, l'amélioration et la gestion des processus d'entreprise de bout en bout d'une entreprise afin d'atteindre trois résultats essentiels pour une entreprise axée sur la performance et le client : 1) la clarté de l'orientation stratégique, 2) l'alignement des ressources de l'entreprise et 3) une discipline accrue dans les opérations quotidiennes".
La différence entre le cloud computing et le BPM est que le BPM est une méthodologie, tandis que le cloud est une méthode de déploiement du BPM. Le BPM est une discipline utilisée par les entreprises pour améliorer leur façon de travailler, généralement déployée de l'une des trois façons suivantes : dans le nuage, sur site ou hybride. Le BPM est traditionnellement une solution sur site pour les entreprises et l'enseignement supérieur.
Le problème avec une solution BPM sur site est son incapacité à évoluer avec autant de flexibilité qu'une option hybride ou entièrement basée sur le cloud. Les équipements nécessitent une attention récurrente et doivent être remplacés en raison de l'usure générale, du vol ou des dommages. Sur le cloud, une université peut éviter les coûts et les pertes de temps associés à la maintenance du système matériel, qui est typique de l'infrastructure logicielle sur site. Comme tout fonctionne en ligne, une université peut facilement augmenter ou diminuer ses capacités pour répondre à des besoins en constante évolution sans se soucier de la maintenance du matériel. Ce qui aurait pu prendre des mois ou des années à mettre en œuvre dans un système universitaire se fait maintenant instantanément, avec la possibilité d'automatiser la gestion des processus.
Le transfert du BPM de votre université vers le cloud présente de nombreux avantages. Ellucianune suite de gestion ERP de premier plan pour l'enseignement supérieur, suggère que la gestion des processus métier dans le nuage peut apporter une valeur ajoutée de plusieurs manières : en tirant parti d'une plate-forme de flux de travail intelligente pour mieux comprendre les besoins des étudiants, en gardant les établissements d'enseignement supérieur à l'écoute des nouveaux changements du marché, en fournissant des configurations plus importantes pour accroître la flexibilité permettant d'ajouter facilement de nouveaux programmes. Les processus se rassemblent sur une plate-forme orchestrée pour fournir des mises à jour automatisées en temps réel afin de repérer les inefficacités, ce qui augmente la fonctionnalité de l'ensemble de l'université.
Les avantages du BPM basé sur le cloud sont vastes. Si le cloud fait fureur, qu'est-ce qui empêche certaines universités de passer à l'informatique en nuage ?
Les obstacles à la mise en œuvre du cloud BPM
Bien que la mise en œuvre d'une plate-forme BPM basée sur le cloud pour l'enseignement supérieur soit simple en termes d'intégration technologique, de nombreux facteurs peuvent ralentir le processus. Parmi ceux-ci figurent la résistance au changement, le temps nécessaire à la mise en œuvre, l'engagement accidentel dans des services non désirés et la courbe d'apprentissage potentielle du personnel et du corps enseignant.
Pour l'université d'État de Boise, le plus grand obstacle au passage à la technologie du nuage réside dans la gestion du changement. Forbes a poursuivi en expliquant comment, pour qu'un système universitaire tout entier change la façon dont son personnel travaille fondamentalement, il faut une patience, une confiance et une foi incroyables. Jo Ellen DiNucci, le vice-président associé pour les finances et l'administration de l'université, dit Forbes que l'adaptation à une solution basée sur le cloud "Cela signifie que [le personnel de la Boise State University] dispose des ressources nécessaires pour se concentrer davantage sur l'analyse des processus commerciaux actuels et s'assurer qu'ils sont aussi efficaces que possible".
Pour d'autres, la courbe d'apprentissage a été le plus grand obstacle au passage à une plate-forme BPM dans le nuage. Dans le cas de l'Université du Wyoming, sa faculté a joué "saute-mouton" dans l'adaptation des technologies. Ses anciens systèmes étaient tellement en retard que l'université a saisi l'occasion de se moderniser en profondeur : le collège est passé de saisie manuelle dans des feuilles Microsoft Excel à une solution de flux de travail avancée en un instant.
Bien que l'informatique en nuage soit un moyen définitif d'accroître le potentiel du système universitaire, votre établissement d'enseignement supérieur n'a peut-être pas besoin d'adopter la technologie en nuage de la même manière que les établissements d'enseignement supérieur énumérés ci-dessus. Chaque université est différente, et il est important de ne pas sous-estimer la valeur des besoins spécifiques de votre établissement.
Les cinq questions que votre université doit se poser avant de passer au nuage
Malgré les défis associés à l'adoption de tout nouveau système technologique, nous avons pris le temps de vous présenter les processus importants que vous devez prendre en compte avant de faire votre transition. Considérez ces cinq questions importantes à poser lorsque vous passez de votre établissement d'enseignement supérieur à une plate-forme BPM basée sur le cloud.
- Votre université est-elle prête à gérer la mise en œuvre d'un nouveau système — culturellement, financièrement et technologiquement ?
- La plateforme BPM en nuage donne-t-elle les résultats que votre université recherche ?
- De quel degré de contrôle votre institution a-t-elle besoin sur la plate-forme BPM en nuage ?
- Votre budget est-il prêt à dépenser une somme plus importante au départ pour obtenir des récompenses à long terme ?
- Le cloud BPM s'intègre-t-il et fonctionne-t-il bien avec vos investissements existants, tels que les systèmes DMS, ERP, CMS et CRM ?
Parmi les autres facteurs importants à prendre en compte, il faut se demander si le logiciel sera utilisé dans l'ensemble de l'écosystème de votre université, plutôt que dans une seule division. Deloitte avertit que des années de personnalisation et d'intégration avec les fournisseurs précédents peuvent être perdues pendant le processus de changement de fournisseur ou que l'autonomie en matière de sécurité, de données et d'autres protocoles pourrait être compromise. En vérifiant les autorisations des utilisateurs et les besoins de votre entreprise, vous éviterez de surprovisionner ou d'adopter une solution qui n'est pas nécessaire pour chaque service.
Une autre variable à considérer est le choix d'une plateforme BPM basée sur le cloud qui soit à la fois conviviale pour votre personnel et votre faculté, à l'intérieur comme à l'extérieur du département informatique. Il existe des centaines de fournisseurs, mais tous ne sont pas faciles à concevoir et à déployer pour le personnel non technique. Votre université souhaite choisir un système facile à configurer, à adapter et à intégrer de manière transparente à vos systèmes existants.
Il est facile de s'enthousiasmer pour un nouveau support de déploiement des systèmes techniques de votre département informatique. Il y a une myriade d'erreurs à commettre si l'on s'empresse de tout déplacer dans le nuage. Pour l'enseignement supérieur, ces erreurs peuvent être coûteuses et prendre beaucoup de temps, tant pour le personnel interne que pour le corps enseignant et les étudiants.
Faire passer l'enseignement supérieur au niveau supérieur
La bonne plateforme BPM dans le nuage peut apporter une valeur extraordinaire à un collège qui cherche à tirer le meilleur parti de ses ressources. Selon M. Ellucian, les économies réalisées grâce à un BPM en nuage sont considérables, le cloud peut réduire les coûts d'infrastructure jusqu'à 30 à 40 %.. En posant ces cinq questions de manière proactive au cours du processus d'achat, vous aiderez votre université à prendre la bonne décision.
Votre enseignement supérieur est-il prêt à améliorer ses systèmes pour gagner du temps, de l'argent et devenir plus efficace ? Chez ProcessMaker, nous aidons les systèmes universitaires comme le vôtre à atteindre leur plein potentiel opérationnel grâce à nos solutions BPM hybrides. Pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous aider à choisir le bon BPM basé sur le cloud, consultez www.processmaker.com.
A propos de ProcessMaker :
ProcessMaker est un logiciel de gestion des processus commerciaux et de flux de travail à faible code. ProcessMaker permet aux analystes commerciaux de collaborer facilement avec l'informatique pour automatiser des processus commerciaux complexes reliant les personnes et les systèmes existants de l'entreprise. Basé à Durham, en Caroline du Nord, aux États-Unis, ProcessMaker dispose d'un réseau de partenaires répartis dans 35 pays sur les cinq continents. Des centaines de clients commerciaux, dont de nombreuses entreprises du classement Fortune 100, font confiance à ProcessMaker pour transformer numériquement leurs processus commerciaux de base, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapidement, d'améliorer leur conformité et d'accroître leurs performances.
