Aufgrund der sich ändernden Marktanforderungen ist es für die meisten Unternehmen von größter Bedeutung, sich auf die Benutzer zu konzentrieren. Unternehmensleiter und IT-Abteilungen investieren und skalieren ihre Technologien, um die Systemgeschwindigkeit, die Aktualisierungen, die Infrastruktur und letztlich die Benutzerfreundlichkeit ihrer Organisationen zu verbessern. Unternehmen, die eine stärkere Benutzerorientierung anstreben, haben sich bestimmten Technologien zugewandt, um die sich ständig weiterentwickelnden neuen Kundenanforderungen zu erfüllen. Zu den Technologien, die diese Unternehmen bei der Optimierung ihrer Kundenerlebnisstrategie unterstützen, gehört das Cloud Computing.
Pioniere des Cloud Computing, wie Amazon Web Services (AWS) im Jahr 2006, erzielten große Erfolge, als Startups begannen, nach Wegen zu suchen, ihre Märkte mit Cloud-Technologie zu verändern. Unternehmen wie Netflix lieferten und skalierten Serviceangebote mit erhöhter Zuverlässigkeit und Sicherheit über die Cloud. Seit Netflix beschlossen hat, in die Cloud zu wechseln, PhorMag berichtet, dass das Unternehmen seine Nutzerbasis von 10 Millionen auf 16 Millionen erhöht hat und sich damit zu dem Mainstream-Streaming-Anbieter entwickelt hat, der er heute ist. Heute wirkt Cloud Computing als Katalysator für Innovationen, da es das Spielfeld mit Pay-as-you-go-Preismodellen und einer Unternehmensarchitektur ausgleicht, die für fast jeden zugänglich ist.
Bis vor wenigen Jahren war Cloud Computing in erster Linie eine Innovation für Unternehmen innerhalb eines Unternehmens. Inzwischen haben auch andere Sektoren, wie z. B. das Hochschulwesen, das Potenzial dieser nutzerzentrierten Technologie erkannt, um bestehende Prozesse, Sicherheit und Zuverlässigkeit in der gesamten Organisation zu verbessern. Wie ihre Pendants in der Wirtschaft wollen auch die Hochschulen im Vergleich zu ihren Mitbewerbern und auf ihren Märkten wettbewerbsfähig bleiben. Da viele Hochschulen noch mit On-Premise- und Legacy-Lösungen arbeiten, ist der Hochschulsektor reif für eine technische Optimierung. Die Cloud ist zu einer praktikablen Lösung für Hochschulen und Universitätsverwaltungen geworden, die bei der Implementierung von IT-Diensten ihre Budgets optimal nutzen wollen - und zwar nicht nur zur Verbesserung der IT-Abteilung, sondern auch zur Optimierung der Arbeitsweise dieser Hochschulen auf der Ebene des Prozessmanagements.
Was ist Cloud-basiertes BPM?
Amazon Web Services (AWS) ist unter anderem ein Beispiel für einen Cloud-Anbieter, der Informationen speichert und verwaltet. Eine Vor-Ort-Lösung bedeutet, dass Ihre IT-Infrastruktur an physische Geräte gebunden ist. Ein Beispiel aus der Praxis: Anstatt Ihre Tabellenkalkulationen und Fotos auf der Festplatte Ihres PCs zu speichern, können Sie diese Daten jetzt online speichern, ohne dass dafür Hardware erforderlich ist. Das ist Cloud Computing in einer Nussschale.
Wenden Sie nun Cloud Computing auf das Geschäftsprozessmanagement an. BPMInstitute.org definiert Geschäftsprozessmanagement (BPM) als die "Definition, Verbesserung und Verwaltung der durchgängigen Geschäftsprozesse eines Unternehmens, um drei Ergebnisse zu erzielen, die für ein leistungsorientiertes, kundenorientiertes Unternehmen entscheidend sind: 1) Klarheit über die strategische Ausrichtung, 2) Ausrichtung der Unternehmensressourcen und 3) erhöhte Disziplin im Tagesgeschäft".
Der Unterschied zwischen Cloud Computing und BPM besteht darin, dass BPM eine Methode ist, während die Cloud eine Methode zur Bereitstellung von BPM ist. BPM ist eine Disziplin, die von Unternehmen eingesetzt wird, um ihre Arbeitsweise zu verbessern, und die in der Regel auf eine der folgenden drei Arten bereitgestellt wird: Cloud, vor Ort oder hybrid. BPM ist traditionell eine Vor-Ort-Lösung für Unternehmen und Hochschulen gleichermaßen.
Das Problem bei einer BPM-Lösung vor Ort ist, dass sie nicht so flexibel skaliert werden kann wie eine hybride oder vollständig cloudbasierte Option. Die Geräte müssen regelmäßig gewartet und aufgrund von Verschleiß, Diebstahl oder Beschädigung ersetzt werden. In der Cloud kann eine Universität Kosten und Zeitverluste vermeiden, die mit der Wartung von Hardwaresystemen verbunden sind, wie sie für Software-Infrastrukturen vor Ort typisch sind. Da alles online abläuft, kann eine Universität ihre Systeme problemlos erweitern oder verkleinern, um den sich ständig ändernden Anforderungen gerecht zu werden, ohne sich um die Wartung der Hardware kümmern zu müssen. Was früher Monate oder Jahre gedauert hätte, um ein Universitätssystem zu implementieren, kann jetzt sofort erfolgen, da die Prozessverwaltung automatisiert werden kann.
Die Verlagerung des BPM Ihrer Hochschule in die Cloud bringt viele Vorteile mit sich. EllucianEllucian, eine führende ERP-Management-Suite für die Hochschulbranche, weist darauf hin, dass Cloud-basiertes BPM in mehrfacher Hinsicht von Nutzen sein kann: Nutzung einer intelligenten Workflow-Plattform, um die Bedürfnisse der Studenten besser zu verstehen, Flexibilität der Hochschulen gegenüber neuen Marktveränderungen, größere Konfigurationen, um die Flexibilität zu erhöhen, neue Programme einfach hinzuzufügen. Die Prozesse werden auf einer orchestrierten Plattform zusammengeführt, um automatisierte Echtzeit-Updates zum Aufspüren von Ineffizienzen bereitzustellen und die Funktionalität der gesamten Universität zu verbessern.
Die Vorteile von Cloud-basiertem BPM sind enorm. Wenn die Cloud der letzte Schrei ist, was hält dann einige Hochschulen davon ab, den Wechsel zu vollziehen?
Die Hindernisse bei der Implementierung von Cloud BPM
Die Implementierung einer Cloud-basierten BPM-Plattform für Hochschulen ist zwar im Hinblick auf die technologische Integration einfach, aber es gibt viele Faktoren, die den Prozess verlangsamen können. Dazu gehören der Widerstand gegen Veränderungen, der Zeitaufwand für die Implementierung, die ungewollte Bindung an unerwünschte Dienste und die potenzielle Lernkurve von Mitarbeitern und Lehrkräften.
Für die Boise State University lag das größte Hindernis bei der Umstellung auf Cloud-Technologie im Änderungsmanagement. Forbes erläuterte weiter, wie es unglaubliche Geduld, Vertrauen und Zuversicht erforderte, ein ganzes Universitätssystem dazu zu bringen, die Arbeitsweise seiner Mitarbeiter grundlegend zu ändern. Jo Ellen DiNucci, die stellvertretende Vizepräsidentin für Finanzen und Verwaltung der Universität, sagte Forbes dass die Umstellung auf eine cloudbasierte Lösung "bedeutet, dass [die Mitarbeiter der Boise State University] die Ressourcen haben, sich viel mehr auf die Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse zu konzentrieren und sicherzustellen, dass sie so effizient wie möglich sind."
Für andere war die Lernkurve das größte Hindernis bei der Umstellung auf eine Cloud-BPM-Plattform. Im Fall der University of Wyoming spielten die Lehrkräfte "übersprungen" bei der Technologieanpassung. Ihre Altsysteme waren so rückständig, dass die Universität die Gelegenheit nutzte, in großem Stil aufzurüsten: Die Hochschule ging von manuellen Eingaben in Microsoft Excel-Tabellen zu einer fortschrittlichen Workflow-Lösung.
Auch wenn Cloud Computing definitiv ein Weg ist, das Potenzial des gesamten Universitätssystems zu erhöhen, muss Ihre Hochschule die Cloud-Technologie vielleicht nicht auf die gleiche Weise übernehmen wie die oben genannten Hochschulen. Jede Hochschule ist anders, und es ist wichtig, den Wert der spezifischen Bedürfnisse Ihrer Hochschule nicht zu unterschätzen.
Die fünf Fragen, die sich Ihre Hochschule vor der Umstellung auf die Cloud stellen sollte
Trotz der Herausforderungen, die mit der Einführung eines neuen technologischen Systems verbunden sind, haben wir uns die Zeit genommen, die wichtigen Prozesse zu skizzieren, die Sie vor der Umstellung berücksichtigen müssen. Beachten Sie diese fünf wichtigen Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie Ihre Hochschuleinrichtung auf eine cloudbasierte BPM-Plattform umstellen.
- Ist Ihre Hochschule auf die Einführung eines neuen Systems vorbereitet? - in kultureller, finanzieller und technischer Hinsicht?
- Liefert die Cloud-BPM-Plattform die Ergebnisse, die sich Ihre Hochschule wünscht?
- Wie viel Kontrolle braucht Ihre Einrichtung über die Cloud-BPM-Plattform?
- Ist Ihr Budget bereit, eine größere Summe im Voraus auszugeben, um langfristige Vorteile zu erzielen?
- Lässt sich das Cloud-BPM-System gut in Ihre bestehenden Investitionen wie DMS-, ERP-, CMS- und CRM-Systeme integrieren und mit ihnen zusammenarbeiten?
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Frage, ob die Software in der gesamten Universität und nicht nur in einem bestimmten Bereich eingesetzt werden soll. Deloitte warnt davor, dass jahrelange Anpassungen und Integrationen mit früheren Anbietern während des Umstellungsprozesses verloren gehen könnten oder dass die Autonomie in Bezug auf Sicherheit, Daten und andere Protokolle gefährdet sein könnte. Eine doppelte Überprüfung der Benutzerberechtigungen und der Anforderungen Ihres Unternehmens hilft dabei, eine übermäßige Bereitstellung oder die Übernahme einer Lösung zu vermeiden, die nicht für jede Abteilung erforderlich ist.
Eine weitere Variable, die es zu berücksichtigen gilt, ist die Wahl einer Cloud-basierten BPM-Plattform, die sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für die Fachbereiche innerhalb und außerhalb der IT-Abteilung benutzerfreundlich ist. Es gibt Hunderte von Anbietern, aber nicht jeder Anbieter ist für nicht-technisches Personal einfach zu entwickeln und einzusetzen. Ihre Universität möchte ein System wählen, das einfach zu konfigurieren und zu skalieren ist und sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt.
Es ist leicht, sich für ein neues Bereitstellungsmedium für die technischen Systeme Ihrer IT-Abteilung zu begeistern. Dabei können unzählige Fehler gemacht werden, wenn man vorschnell alles in die Cloud verlagert. Im Hochschulbereich können diese Fehler sowohl für die internen Mitarbeiter und Lehrkräfte als auch für die Studierenden teuer und zeitraubend sein.
Die Hochschulbildung auf die nächste Stufe heben
Die richtige Cloud-BPM-Plattform kann einer Hochschule, die ihre Ressourcen optimal nutzen will, einen außerordentlichen Nutzen bringen. Die Kosteneinsparungen durch den Einsatz einer Cloud-BPM-Plattform sind beträchtlich: Nach Angaben von Ellucian, kann die Cloud die Infrastrukturkosten um bis zu 30 bis 40 Prozent senken. Wenn Sie sich während des Kaufprozesses proaktiv diese fünf Fragen stellen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Hochschule die richtige Entscheidung trifft.
Ist Ihre Hochschule bereit, ihre Systeme zu modernisieren, um Zeit und Geld zu sparen und effizienter zu werden? Wir bei ProcessMaker helfen Universitätssystemen wie dem Ihren, ihr volles betriebliches Potenzial durch unsere hybriden BPM-Lösungen zu erreichen. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Sie bei der Auswahl der richtigen Cloud-basierten BPM-Lösung unterstützen können unter www.processmaker.com.
Über ProcessMaker:
ProcessMaker ist eine low-code Geschäftsprozessmanagement- und Workflow-Software. ProcessMaker erleichtert die Zusammenarbeit von Business-Analysten mit der IT-Abteilung, um komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren, die Menschen und bestehende Unternehmenssysteme miteinander verbinden. ProcessMaker hat seinen Hauptsitz in Durham, North Carolina in den Vereinigten Staaten und verfügt über ein Partnernetzwerk in 35 Ländern auf fünf Kontinenten. Hunderte von Geschäftskunden, darunter viele Fortune-100-Unternehmen, verlassen sich auf ProcessMaker, wenn es darum geht, ihre Kerngeschäftsprozesse digital zu transformieren, um schnellere Entscheidungen zu treffen, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und die Leistung zu steigern.
