5 preguntas para hacer antes de mover su BPM de educación superior a la nube

Cheyenne Noelle 5 de septiembre de 2019 Educación superior

5 preguntas para hacer antes de mover su BPM de educación superior a la nube

Centrarse en el usuario se ha convertido en algo primordial para la mayoría de las empresas debido a las cambiantes demandas del mercado. Los líderes empresariales y los departamentos de TI están invirtiendo y ampliando sus tecnologías para mejorar la velocidad del sistema, las actualizaciones, la infraestructura y, en última instancia, la experiencia del usuario que ofrecen sus organizaciones. Las empresas que buscan centrarse más en el usuario han recurrido a ciertas tecnologías para satisfacer las nuevas demandas de los clientes, cada vez más evolucionadas. Entre la tecnología que ayuda a estas empresas a optimizar su estrategia de experiencia del cliente está la computación en nube.

Pioneros de la computación en nube, como Amazon Web Services (AWS) en 2006, lograron un éxito masivo cuando las empresas de nueva creación comenzaron a buscar formas de perturbar sus mercados con la tecnología en nube. Empresas como Netflix enviaron y escalaron ofertas de servicios con mayor fiabilidad y seguridad a través de la nube. Desde que Netflix decidió pasar a la nube, PhorMag informa que la empresa ha aumentado su base de usuarios de 10 millones de usuarios a 16 millones, escalando la puesta en marcha al principal proveedor de servicios de streaming que es hoy En la actualidad, la computación en nube actúa como catalizador de la innovación, ya que iguala el campo de juego con modelos de precios de pago por uso y una arquitectura empresarial que es accesible para casi todo el mundo.

Hasta los últimos años, la computación en nube ha sido principalmente empresas innovadoras dentro de un negocio. Sectores ajenos a las corporaciones, como la educación superior, han reconocido desde entonces el potencial de extender esta tecnología centrada en el usuario para mejorar los procesos, la seguridad y la fiabilidad existentes en toda la organización. Al igual que sus homólogos empresariales, las instituciones de enseñanza superior desean seguir siendo competitivas frente a sus limitaciones y dentro de sus mercados. Debido a que muchas universidades siguen operando con soluciones locales y de legado, el sector de la educación superior está maduro para la optimización técnica. La nube se ha convertido en una solución viable para las universidades y los consejos universitarios que buscan sacar el máximo provecho de sus presupuestos a medida que implementan servicios de TI, no sólo mejorando el departamento de TI, sino también optimizando la forma en que estas universidades trabajan a nivel de gestión de procesos.

¿Qué es el BPM basado en la nube?

Amazon Web Services (AWS), entre otros, es un ejemplo de un proveedor de nubes que almacena y gestiona información. Una solución "on-premise" significa que su infraestructura de TI está ligada a un equipo físico. Para dar un ejemplo del mundo real, en lugar de guardar las hojas de cálculo y las fotos en el disco duro de su PC, ahora puede almacenar esos datos en línea sin necesidad de ningún hardware. Eso es la computación en nube en pocas palabras.

Ahora, aplique la computación en nube a la administración de procesos de negocios. BPMInstitute.org define La gestión de los procesos empresariales (BPM) como la "definición, mejora y gestión de los procesos empresariales de una empresa de extremo a extremo para lograr tres resultados cruciales para una empresa basada en el rendimiento y orientada al cliente": 1) claridad en la dirección estratégica, 2) alineación de los recursos de la empresa, y 3) mayor disciplina en las operaciones diarias".

La diferencia entre la computación en nube y el BPM es que el BPM es una metodología, mientras que la nube es un método de despliegue de BPM. El BPM es una disciplina utilizada por las empresas para mejorar su forma de trabajar, típicamente desplegada de una de las tres maneras siguientes: en la nube, en las instalaciones o híbrida. BPM es tradicionalmente una solución on-premise tanto para empresas como para la educación superior.

El problema de una solución de BPM on-premise es su incapacidad para escalar con tanta flexibilidad como una opción híbrida o totalmente basada en la nube. El equipo necesita atención recurrente y requiere ser reemplazado debido al desgaste general, robo o daño. En la nube, una universidad puede evitar los costos y el tiempo perdido asociados con el mantenimiento del sistema de hardware que es típico de la infraestructura de software en las instalaciones. Dado que todo funciona en línea, una universidad puede entonces escalar o bajar fácilmente para satisfacer las necesidades siempre cambiantes sin preocuparse por el mantenimiento del hardware. Lo que podría haber tomado meses o años para implementar en el sistema de una universidad ahora sucede instantáneamente, con la capacidad de automatizar la administración de procesos.

Hay muchos beneficios asociados con el traslado del BPM de su universidad a la nube. Ellucian, una suite de gestión ERP líder para la industria de la educación superior, sugiere que el BPM basado en la nube puede proporcionar valor de múltiples maneras: aprovechando una plataforma de flujo de trabajo inteligente para entender mejor las necesidades de los estudiantes, manteniendo a las universidades ágiles a los nuevos cambios del mercado, proporciona mayores configuraciones para aumentar la flexibilidad para añadir nuevos programas fácilmente. Los procesos se unen en una plataforma orquestada para proporcionar actualizaciones automatizadas en tiempo real para detectar ineficiencias, aumentando la funcionalidad de toda la universidad.

Los beneficios del BPM basado en la nube son enormes. Si la nube está de moda, entonces, ¿qué es lo que impide a algunas universidades hacer el cambio?

Los obstáculos para la implementación del BPM en la nube

Si bien la implementación de una plataforma de BPM basada en la nube para la educación superior es simple en términos de integración tecnológica, hay muchos factores que pueden ralentizar el proceso. Entre ellos cabe mencionar la resistencia al cambio, el tiempo de implementación, el compromiso accidental con servicios no deseados y la posible curva de aprendizaje del personal y la facultad.

Para la Universidad Estatal de Boise, su mayor obstáculo para cambiar a la tecnología de nube residía en la gestión del cambio. Forbes continuó explicando cómo lograr que todo un sistema universitario cambie la forma en que su personal trabaja fundamentalmente requiere una increíble paciencia, confianza y fe. Jo Ellen DiNucci, el vicepresidente asociado de la universidad para las finanzas y la administración, dijo a Forbes que adaptarse a una solución basada en la nube "significa que [el personal de la Universidad Estatal de Boise] tiene los recursos para centrarse mucho más en el análisis de los procesos de negocio actuales y asegurarse de que son lo más eficientes posible".

Para otros, la curva de aprendizaje fue el mayor obstáculo para pasar a una plataforma de BPM en la nube. En el caso de la Universidad de Wyoming, su facultad jugó "leapfrog"en la adaptación de la tecnología. Sus sistemas de legado estaban tan atrasados que la universidad aprovechó la oportunidad de actualizarse a lo grande: la universidad pasó de entrada manual en las hojas de Microsoft Excel a una avanzada solución de flujo de trabajo en un instante.

Aunque la computación en nube es una forma definitiva de aumentar el potencial en todo el sistema universitario, es posible que su universidad no tenga que adoptar la tecnología de nube de la misma manera que las universidades mencionadas anteriormente. Cada universidad es diferente, y es importante no subestimar el valor de las necesidades específicas de su universidad.

Las cinco preguntas que tu universidad necesita hacer antes de moverse a la nube

A pesar de los desafíos asociados con la adopción de cualquier nuevo sistema tecnológico, nos hemos tomado el tiempo de esbozar los importantes procesos que deben considerar antes de hacer su transición. Considere estas cinco preguntas importantes que debe hacerse al cambiar su institución de educación superior a una plataforma de BPM basada en la nube.

  1. ¿Está su universidad preparada para manejar la implementación de un nuevo sistema cultural, financiera y tecnológicamente?
  2. ¿La plataforma de BPM en la nube ofrece los resultados que su universidad está buscando?
  3. ¿Qué cantidad de control necesita su institución sobre la plataforma BPM en la nube?
  4. ¿Está su presupuesto listo para gastar una suma mayor por adelantado para lograr recompensas a largo plazo?
  5. ¿El BPM en la nube se integra y funciona bien con sus inversiones existentes, como DMS, ERP, CMS y sistemas de CRM?


Otros factores importantes a tener en cuenta son la pregunta de si el software se utilizará o no en todo el ecosistema de su universidad, en lugar de sólo en una división. Deloitte advierte que pueden perderse años de personalizaciones e integraciones con proveedores anteriores durante el proceso de cambio o que la autonomía sobre la seguridad, los datos y otros protocolos podría verse comprometida. La doble comprobación de los permisos de usuario y de las necesidades de su empresa ayudará a evitar el aprovisionamiento excesivo o la adopción de una solución que no es necesaria para todos los departamentos.

Otra variable a tener en cuenta es la elección de una plataforma BPM basada en la nube que sea fácil de usar tanto para su personal como para la facultad, dentro y fuera del departamento de TI. Hay cientos de proveedores disponibles, pero no todos los proveedores son fáciles de diseñar e implementar para el personal no técnico. Su universidad quiere elegir un sistema que sea fácil de configurar, escalar, así como integrarse perfectamente con sus sistemas existentes.

Es fácil entusiasmarse con un nuevo medio de implementación para los sistemas técnicos de tu departamento de TI. Hay un sinfín de errores que se pueden cometer si uno se apresura a mover todo a la nube. Para la educación superior, estos errores pueden ser costosos y consumir mucho tiempo tanto para el personal interno como para la facultad y el cuerpo estudiantil.

Llevar la educación superior al siguiente nivel

La plataforma de BPM en nube adecuada puede ofrecer un valor extraordinario a una universidad que busca aprovechar al máximo sus recursos. El ahorro de costos usando un BPM en la nube es significativo; Según Ellucian, la nube puede reducir los costos de infraestructura hasta en un 30 o 40 por ciento. Ser proactivo al hacer estas cinco preguntas durante el proceso de compra ayudará a asegurar que tu universidad tome la decisión correcta.

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Sobre ProcessMaker:

ProcessMaker es un software de gestión de procesos empresariales y de flujo de trabajo de bajo código. ProcessMaker facilita a los analistas de negocios la colaboración con TI para automatizar procesos de negocios complejos que conectan a las personas y los sistemas existentes de la empresa. Con sede en Durham, Carolina del Norte, en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios distribuidos en 35 países de los cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas de la lista Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos empresariales básicos, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento. 

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