Pourquoi la paperasserie et l'argent sont un risque inutile dans votre université

La propagation continue du Coronavirus oblige les écoles du monde entier à suspendre les cours en personne. Bien que nous espérions contenir et guérir le coronavirus, il est utile de disposer d'un plan d'urgence si votre région est potentiellement touchée par le virus ou toute autre maladie infectieuse future.

Avant tout, les universités doivent repenser le traitement du papier et de l'argent, les éléments les plus couramment utilisés et échangés dans une université. CNN Business L'argent liquide est l'une des choses les plus sales que les consommateurs touchent. "Il ne fait aucun doute que nous faisons passer des microorganismes par l'argent liquide", a déclaré Paul Matewele, maître de conférences en microbiologie à l'Université métropolitaine de Londres, à CNN Business. "[Des études montrent] un certain nombre de choses dont nous n'aurions jamais pensé qu'elles seraient présentes."

Le site New York Times a rapporté qu'à l'université d'État de l'Iowa, un étudiant a vu son professeur et son assistant d'enseignement porter des gants alors qu'ils passaient des examens. Le papier n'est pas plus propre non plus, Actualités médicales d'aujourd'hui rapporte que le coronavirus peut rester infectieux sur des surfaces inanimées comme le papier pendant un certain temps, en précisant que "les coronavirus humains peuvent rester infectieux sur des surfaces inanimées à température ambiante pendant 9 jours. À une température de 30°C (86°F) ou plus, la durée de persistance est plus courte".

Lorsque les étudiants sont retirés de leur campus, il est crucial pour eux d'avoir une structure et une routine dans leur vie quotidienne. Alise G. Bartley, professeur adjoint de clinique dans le département de conseil et directrice du centre de conseil communautaire de l'université de Floride Gulf Coast, déclare que "il faut rester dans la routine et sentir qu'il y a un but pour ne pas tomber dans la dépression". De nombreux éléments de leur routine académique peuvent maintenant être numérisés, de sorte que dans les écoles plus innovantes, le simple fait d'être renvoyé chez soi depuis le campus ne retarde pas complètement l'expérience de l'enseignement supérieur. 

Mais comment les universités peuvent-elles éliminer le besoin de papier et de produits similaires ? Avec la transformation numérique de leurs flux de travail sur papier. Avec l'outillage numérique et les capacités d'automatisation des flux de travail appropriés, vous pouvez transformer numériquement tous les besoins de vos campus en matière de gestion des opérations et des flux de travail. En connectant tous les outils logiciels aux logiciels de gestion des flux de travail, les étudiants et le personnel peuvent accéder à de multiples ressources, comme les notes et les candidatures, à partir d'une plate-forme centrale en nuage. Ainsi, personne n'est laissé pour compte lors de la recherche de ses derniers travaux, et les enseignants sont libres de se concentrer sur leurs cours ou leurs recherches, car ils sont libérés du mal de tête causé par les tâches administratives de base. 

Les universités fonctionnent de la même manière que les grandes entreprises. Elles comportent toutes deux des hiérarchies complexes et des interactions entre de multiples personnes et départements en interne et en externe. Si les entreprises peuvent se passer complètement de papier, les écoles le peuvent aussi. Les universités peuvent éliminer le besoin de papier en permettant la numérisation des formulaires, des signatures et la génération de documents grâce à des solutions de numérisation, de stockage numérique et de signature électronique. On parle souvent de "campus universitaire intelligent". Un flux de travail numérique pourrait y ressembler :

• Circulation des documents à travers le campus via des flux de travail électroniques
• Permettre l'examen et l'approbation par courrier électronique des flux de travail numériques
• Faire signer numériquement les documents électroniques
• Remplir une série de champs de formulaire en extrayant des informations d'une base de données

Ces flux de travail peuvent être appliqués dans tous les services de l'UE :

• Admissions
• Bureau d'affaires
• Révision du programme d'études
• Gestion des inscriptions
• Traitement et révision des aides financières
• Conseil aux étudiants
• Embarquement des professeurs
• Embarquement des étudiants
• Capture de la transcription
• Examen de la titularisation
• Évaluation des cours de transfert

Tout en éliminant le besoin de papier dans les applications de haut niveau comme :

• Comptes à payer
• Comptabilité/Finances
• Gestion des contrats
• Gestion des donateurs
• Ressources humaines
• Achats
• Gestion des fournisseurs
• Facturation des étudiants
• Gestion des dossiers des étudiants

En numérisant les flux de travail, vous permettez aux étudiants, aux professeurs et au personnel de se sentir connectés à votre campus, qu'ils soient sur le campus ou qu'ils fassent du télétravail. Par exemple, les évaluations en ligne peuvent améliorer l'engagement des étudiants et donner aux professeurs une meilleure compréhension des niveaux de compréhension, ce qui leur permet de prendre des décisions éclairées sur la progression de leur classe et de savoir si un étudiant a besoin d'une intervention avec des cours de rattrapage. Les universités peuvent même mettre en place des Chatbots AI pour l'enseignement supérieur en ligne et dirigent l'utilisateur vers le flux de travail approprié sans qu'aucune interaction humaine ne soit nécessaire.

Conclusion

Pour qu'une université puisse se passer de papier et que l'automatisation des flux de travail soit un succès, les universités doivent y adhérer et les processus doivent être clairement définis. L'automatisation peut faire des merveilles pour rendre les processus plus efficaces, son succès dépend de l'existence d'une feuille de route. Il est également important de choisir le Plate-forme BPM qui est facilement personnalisable, s'intègre facilement à des systèmes tiers et rend la conception de processus transparente avec le code faible.

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