Les établissements d'enseignement supérieur jonglent avec des opérations à grande échelle, impliquant d'innombrables tâches répétitives qui peuvent facilement submerger le personnel. De la gestion des admissions au suivi des progrès des étudiants, ces tâches apparemment simples s'additionnent et consomment beaucoup de temps et de ressources en raison du volume considérable d'étudiants et d'informations que le personnel universitaire doit gérer.
C'est là qu'entre en jeu l'automatisation des processus, déjà adoptée par de nombreuses universités avant-gardistes à différents niveaux. Grâce à la puissance de l'automatisation, les établissements peuvent rationaliser les processus, réduire la charge de travail manuel et concentrer leur énergie là où elle compte le plus : créer des expériences éducatives significatives.
Ce blog examine de plus près les principaux cas d'utilisation de l'automatisation des processus dans l'enseignement supérieur, en montrant comment l'automatisation peut profiter au secteur de l'éducation.
Qu'est-ce que l'automatisation des processus et pourquoi les universités en ont-elles besoin ?
L'automatisation des processus fait référence à l'utilisation de la technologie pour accomplir des tâches récurrentes ou des flux de travail sans intervention humaine. Pour les universités, cela signifie numériser les processus administratifs répétitifs, afin de garantir des opérations plus fluides pour le personnel et des expériences plus agréables pour les étudiants. Qu'il s'agisse de suivre la progression d'un étudiant vers l'obtention de son diplôme ou de simplifier l'examen des demandes de subvention, l'automatisation accroît l'efficacité et transforme le mode de fonctionnement des universités.
Automatiser ou prendre du retard
Si l'expérience numérique d'une université est lourde et pleine de bureaucratie inutile, elle ne répondra pas aux attentes des étudiants d'aujourd'hui, qui sont habitués à des réponses rapides et efficaces. Tout manquement dans ce domaine peut avoir de graves conséquences, notamment
- Croissance lente : Des processus inefficaces limitent la croissance et empêchent l'université de se concentrer sur des objectifs importants.
- Une réputation ternie : Les systèmes obsolètes frustrent les étudiants, nuisent à l'image de l'université et peuvent entraîner des problèmes tels que des violations de données ou des manquements à la conformité.
- Perdre des étudiants : Les mauvaises expériences font fuir les étudiants, ce qui fait baisser le nombre d'inscriptions et rend plus difficile le maintien de la compétitivité.
- Des coûts plus élevés : Les processus manuels qui prennent du temps augmentent les frais administratifs et entraînent davantage d'erreurs.
- Baisse de la productivité : Les flux de travail obsolètes et non numériques entraînent des retards, rendent les données plus difficiles à utiliser et empêchent l'université de fonctionner correctement.
Principaux cas d'utilisation de l'automatisation dans l'enseignement supérieur
Voici les principaux cas d'utilisation de l'automatisation dans l'enseignement supérieur et les raisons pour lesquelles ils valent la peine d'être mis en œuvre.
1. Transfert de crédits
Il ne serait que juste de commencer par le transfert de crédit, qui est le premier et le plus fréquent des cas d'utilisation de l'automatisation.
Le transfert de crédits est sans doute l'une des tâches administratives les plus fastidieuses de l'enseignement supérieur. Le personnel doit évaluer manuellement les cours antérieurs des étudiants entrants afin de déterminer leur équivalence avec les exigences de l'université. Ce processus est sujet à des retards et à des erreurs, ce qui est source de frustration tant pour les étudiants que pour le personnel.
Grâce à l'automatisation, les établissements peuvent toutefois accélérer considérablement ce processus d'évaluation. Les systèmes alimentés par l'IA analysent rapidement les relevés de notes, les comparent aux catalogues de cours existants et recommandent des transferts de crédits en quelques minutes. Pour les étudiants, cette résolution rapide apporte de la clarté et permet une inscription plus rapide aux cours. Pour le personnel, l'automatisation signifie la possibilité de se concentrer sur l'enrichissement de l'expérience des étudiants plutôt que de passer les dossiers au peigne fin.
Les plateformes d'automatisation des processus de bout en bout telles que ProcessMaker offrent une solution complète pour le transfert de crédits, et voici comment elles procèdent :
- Extraction automatisée des transcriptions et stockage sécurisé des données.
- Extraction précise des transcriptions grâce à l'OCR et à l'apprentissage automatique.
- Correspondance automatisée des équivalences.
- Révision des données et attribution de tâches intégrées pour toute validation manuelle.
- Mise à jour automatisée des équivalences et des dossiers des étudiants.
- Les étudiants et les employés restent informés grâce à des notifications en temps réel.
La solution TCE de ProcessMaker simplifie et automatise le processus d'évaluation des crédits de transfert, réduisant ainsi considérablement la charge de travail du bureau d'enregistrement. En éliminant les tâches manuelles telles que la récupération des relevés de notes, la détermination des équivalences de cours et la gestion des approbations d'articulation, elle rationalise les opérations administratives.
Dans le même temps, il favorise les inscriptions en offrant aux futurs étudiants transférés une expérience fluide et conviviale. Les étudiants peuvent rapidement voir comment leurs crédits existants sont transférés, explorer les filières potentielles, estimer les délais d'obtention du diplôme et calculer les frais de scolarité en toute simplicité.
2. Demandes de subventions
Les subventions sont vitales pour les institutions à forte intensité de recherche, mais le processus d'examen des demandes peut ressembler à un labyrinthe sans fin. Les professeurs doivent passer au crible de longues propositions, tandis que les bureaux des subventions sont confrontés à des incohérences de formatage et à des délais.
ProcessMaker simplifie et automatise le processus de demande de subvention pour les universités en s'appuyant sur une technologie pilotée par l'IA pour mettre en relation les meilleures opportunités de subvention avec les bons chercheurs de la faculté. En construisant automatiquement une base de données de chercheurs directement à partir du site web de l'université, ProcessMaker garantit des profils précis et à jour et élimine la tâche fastidieuse de la saisie manuelle des données.
Grâce à son intégration transparente et à son expertise en matière d'automatisation dans l'enseignement supérieur, la plateforme rationalise la recherche de subventions et la gestion des demandes, ce qui permet aux enseignants de se concentrer sur la recherche de pointe tout en augmentant les possibilités de financement et en renforçant la réputation de l'institution en matière de recherche.
3. Demandes d'aide financière
La gestion des demandes d'aide financière est une autre activité qui demande beaucoup de temps aux universités. Chaque année, les administrateurs traitent et examinent des milliers de demandes, vérifiant l'éligibilité, les données financières et le respect des réglementations. La plateforme d'automatisation de ProcessMaker rationalise le processus de demande d'aide financière, le rendant plus facile à gérer pour les étudiants et le personnel.
Pour les candidats, la plateforme utilise une IA avancée pour mettre automatiquement en relation les étudiants avec des bourses et des aides financières adaptées à leur profil unique, y compris leurs études, leurs caractéristiques démographiques et leurs activités extrascolaires. Elle fournit également une console centralisée pour aider les étudiants à organiser et à suivre leurs demandes, en veillant à ce qu'ils ne manquent jamais une date limite. Pour le personnel, ProcessMaker s'intègre de manière transparente aux systèmes institutionnels, réduisant ainsi les charges administratives et améliorant l'efficacité des flux de travail. Les principaux avantages sont les suivants :
- Mise en relation automatisée des étudiants avec les possibilités d'aide financière qui leur sont offertes.
- Une interface conviviale pour le suivi et la gestion des demandes en un seul endroit.
- Intégration transparente avec les systèmes existants pour améliorer l'efficacité opérationnelle.
- Augmentation des taux d'inscription et de rétention en s'attaquant aux obstacles financiers.
En simplifiant l'accès aux aides financières, ProcessMaker permet aux établissements de favoriser la réussite des étudiants et d'atteindre des objectifs clés.
4. Progression du diplôme de l'étudiant
Imaginez un système qui suive les progrès scolaires d'un étudiant en temps réel, offrant des informations personnalisées sur la distance qui le sépare de l'obtention de son diplôme. Grâce à l'automatisation, cela pourrait devenir une réalité très bientôt. Les outils de suivi de la progression des diplômes examinent automatiquement les cours suivis et les comparent aux exigences d'un programme.
Par exemple, un système automatisé de vérification des diplômes pourrait instantanément alerter les étudiants sur les crédits manquants, les cours obligatoires non suivis ou les chevauchements potentiels. Ces conseils aident les étudiants à rester sur la bonne voie et réduisent la confusion au moment de l'inscription. De leur côté, les conseillers bénéficient de rapports détaillés et actualisés qui leur permettent d'apporter un soutien plus ciblé.
Réimaginer l'enseignement supérieur grâce à l'automatisation
Le potentiel de l'automatisation dans l'enseignement supérieur est considérable. Non seulement elle offre une voie vers l'efficacité opérationnelle, mais elle permet également aux établissements de se concentrer à nouveau sur la réussite des étudiants et de leurs études. Qu'il s'agisse d'éliminer les goulets d'étranglement dans le traitement des aides financières ou de fournir des informations en temps réel sur la progression des diplômes, l'automatisation permet aux universités de voir plus grand et de travailler plus intelligemment.
ProcessMaker est à l'avant-garde de cette transformation, fournissant des outils puissants adaptés aux besoins de l'enseignement supérieur. Grâce à leur plateforme innovante, vous pouvez facilement concevoir des flux de travail, intégrer des systèmes et rationaliser les opérations.
Vous êtes curieux de savoir comment l'automatisation peut être utile à votre université ?