Las instituciones de enseñanza superior realizan operaciones a gran escala, que implican un sinfín de tareas repetitivas que pueden abrumar fácilmente al personal. Desde la gestión de las admisiones hasta el seguimiento del progreso de los estudiantes, estas tareas aparentemente sencillas se acumulan y consumen mucho tiempo y recursos debido al enorme volumen de estudiantes e información que debe manejar el personal universitario.
Aquí es donde entra en juego la automatización de procesos, ya adoptada por muchas universidades con visión de futuro a distintos niveles. Con el poder de la automatización, las instituciones pueden agilizar los procesos, reducir la carga de trabajo manual y concentrar su energía donde más importa: crear experiencias educativas significativas.
Este blog examina los principales casos de uso de la automatización de procesos en la enseñanza superior, mostrando algunas formas prácticas en las que la automatización puede beneficiar al sector educativo.
¿Qué es la automatización de procesos y por qué la necesitan las universidades?
La automatización de procesos se refiere al uso de la tecnología para completar tareas o flujos de trabajo recurrentes sin intervención humana. Para las universidades, esto significa digitalizar los procesos administrativos repetitivos, garantizando operaciones más fluidas para el personal y experiencias más agradables para los estudiantes. Tanto si se trata de trazar el progreso de un estudiante hacia la obtención de su título como de simplificar la revisión de las solicitudes de subvención, la automatización aumenta la eficiencia y transforma el funcionamiento de las universidades.
Automatizar o quedarse atrás
Si la experiencia digital de una universidad es torpe y está llena de burocracia innecesaria, no cumplirá las expectativas de los estudiantes de hoy, acostumbrados a respuestas rápidas y eficientes. Quedarse corto en este aspecto puede acarrear graves consecuencias:
- Crecimiento lento: Los procesos ineficaces limitan el crecimiento e impiden a la universidad centrarse en objetivos importantes.
- Reputación dañada: Los sistemas obsoletos frustran a los estudiantes, dañan la imagen de la universidad y pueden dar lugar a problemas como filtraciones de datos o fallos de cumplimiento.
- Pérdida de estudiantes: Las malas experiencias alejan a los estudiantes, lo que reduce las matriculaciones y dificulta la competitividad.
- Mayores costes: Los procesos manuales, que consumen mucho tiempo, aumentan los gastos administrativos y dan lugar a más errores.
- Menor productividad: Los flujos de trabajo no digitales y obsoletos generan retrasos, dificultan el uso de los datos e impiden el buen funcionamiento de la universidad.
Principales casos de uso de la automatización en la enseñanza superior
Estos son los principales casos de uso de la automatización en la enseñanza superior y por qué merece la pena aplicarlos.
1. Transferencia de créditos
Sería justo empezar por la transferencia de créditos como primer y más frecuente caso de uso de la automatización.
La transferencia de créditos es posiblemente una de las tareas administrativas más tediosas de la enseñanza superior. El personal debe evaluar manualmente los cursos anteriores de los estudiantes entrantes para determinar su equivalencia con los requisitos de la universidad. Este proceso es propenso a retrasos y errores, lo que provoca frustración tanto en los estudiantes como en el personal.
Sin embargo, con la automatización, las instituciones pueden acelerar significativamente este proceso de evaluación. Los sistemas basados en IA analizan rápidamente los expedientes académicos, los comparan con los catálogos de cursos existentes y recomiendan transferencias de créditos en cuestión de minutos. Para los estudiantes, esta rápida resolución aporta claridad y permite una inscripción más rápida en los cursos. Para el personal, la automatización significa la posibilidad de centrarse en enriquecer las experiencias de los estudiantes en lugar de rebuscar en los expedientes.
Las plataformas de automatización de procesos de extremo a extremo como ProcessMaker ofrecen una solución completa para la transferencia de créditos, y así es como lo hacen:
- Recuperación automatizada de transcripciones y almacenamiento seguro de datos.
- Extracción precisa de transcripciones mediante OCR y aprendizaje automático.
- Cotejo de equivalencias automatizado.
- Revisión de datos incorporada y asignación de tareas para cualquier validación manual.
- Actualizaciones automatizadas de equivalencias y expedientes de estudiantes.
- Estudiantes y empleados se mantienen informados mediante notificaciones en tiempo real.
La solución TCE de ProcessMaker simplifica y automatiza el proceso de evaluación de créditos de transferencia, reduciendo en gran medida la carga de trabajo de la oficina de Registro. Al eliminar tareas manuales como la recuperación de expedientes académicos, la determinación de equivalencias de cursos y la gestión de aprobaciones de articulación, agiliza las operaciones administrativas.
Al mismo tiempo, mejora la matriculación al ofrecer una experiencia fluida y fácil de usar a los futuros estudiantes transferidos. Los estudiantes pueden ver rápidamente cómo se transfieren sus créditos, explorar posibles carreras, estimar los plazos de graduación y calcular los costes de matrícula con facilidad.
2. Solicitudes de subvención
La financiación mediante subvenciones es vital para las instituciones de investigación intensiva, pero el proceso de revisión de las solicitudes puede parecer un laberinto interminable. El profesorado tiene que escudriñar propuestas larguísimas, mientras que las oficinas de subvenciones tienen que lidiar con incoherencias de formato y plazos.
ProcessMaker simplifica y automatiza el proceso de solicitud de subvenciones para las universidades aprovechando la tecnología impulsada por IA para emparejar las mejores oportunidades de subvención con los investigadores adecuados de la facultad. Al crear automáticamente una base de datos de investigadores directamente desde el sitio web de la universidad, ProcessMaker garantiza perfiles precisos y actualizados y elimina la laboriosa tarea de la introducción manual de datos.
Gracias a su perfecta integración y a su experiencia en la automatización de la educación superior, la plataforma agiliza la búsqueda de subvenciones y la gestión de solicitudes, lo que permite al profesorado centrarse en la investigación innovadora, al tiempo que aumenta las oportunidades de financiación y mejora la reputación de la institución en el ámbito de la investigación.
3. Solicitudes de ayuda financiera
La gestión de las solicitudes de ayuda financiera es otra tarea que exige mucho tiempo a las universidades. Cada año, los administradores procesan y revisan miles de solicitudes, comprobando la elegibilidad, verificando los datos financieros y garantizando el cumplimiento de la normativa. La plataforma de automatización de ProcessMaker agiliza el proceso de solicitud de ayuda financiera, facilitando la navegación tanto para los estudiantes como para el personal.
Para los solicitantes, la plataforma utiliza IA avanzada para emparejar automáticamente a los estudiantes con becas y oportunidades de ayuda financiera adaptadas a sus perfiles únicos, incluidos los académicos, demográficos y actividades extracurriculares. También proporciona una consola centralizada para ayudar a los estudiantes a organizar y realizar un seguimiento de sus solicitudes, garantizando que nunca se les pase una fecha límite. Para el personal, ProcessMaker se integra perfectamente con los sistemas institucionales, reduciendo las cargas administrativas y mejorando la eficiencia del flujo de trabajo. Las principales ventajas son:
- Adecuación automática de los estudiantes a las oportunidades de ayuda financiera pertinentes.
- Una interfaz fácil de usar para seguir y gestionar las solicitudes en un solo lugar.
- Perfecta integración con los sistemas existentes para mejorar la eficacia operativa.
- Aumento de las tasas de matriculación y retención al abordar las barreras financieras.
Al simplificar el acceso a la ayuda financiera, ProcessMaker permite a las instituciones apoyar el éxito de los estudiantes y alcanzar objetivos clave.
4. Progreso del estudiante en la titulación
Imagine un sistema que siga el progreso académico de un estudiante en tiempo real y le ofrezca información personalizada sobre lo cerca que está de graduarse. Con la automatización, esto podría hacerse realidad muy pronto. Las herramientas de seguimiento del progreso académico revisan automáticamente los cursos completados y los comparan con los requisitos de un programa.
Por ejemplo, un sistema automatizado de auditoría de titulaciones podría alertar instantáneamente a los estudiantes sobre los créditos que faltan, las asignaturas troncales pendientes o los posibles solapamientos. Esta orientación ayuda a los estudiantes a seguir por el buen camino y reduce la confusión durante la matriculación. Por su parte, los asesores se benefician de informes detallados y actualizados que les permiten ofrecer un apoyo más específico.
Reimaginar la enseñanza superior con la automatización
El potencial de la automatización en la enseñanza superior es profundo. No sólo ofrece un camino hacia la eficiencia operativa, sino que también permite a las instituciones recuperar su enfoque en el éxito académico y estudiantil. Desde eliminar los cuellos de botella en el procesamiento de la ayuda financiera hasta proporcionar información en tiempo real sobre el progreso de las titulaciones, la automatización permite a las universidades pensar en grande y trabajar de forma más inteligente.
ProcessMaker está a la vanguardia de esta transformación, proporcionando potentes herramientas adaptadas a las necesidades de la educación superior. Con su innovadora plataforma, puedes diseñar fácilmente flujos de trabajo, integrar sistemas y agilizar las operaciones.
¿Tiene curiosidad por saber cómo puede beneficiar la automatización a su universidad?
