Liste de contrôle de l'acheteur de logiciels de workflow pour 2019

Les logiciels de flux de travail sont l'un des segments de produits qui progressent le plus rapidement sur la planète à l'heure actuelle. Les entreprises de tous les secteurs cherchent des moyens d'améliorer leur productivité, et les solutions de flux de travail peuvent les aider à y parvenir.
Peut-être êtes-vous à la recherche d'un logiciel de flux de travail en ce moment et connaissez-vous déjà les fonctionnalités standard telles que la modélisation graphique facile, la possibilité de pré-remplir des formulaires et l'affichage de rapports de performance sur des tableaux de bord. Vous savez également que votre entreprise est unique et que vous avez besoin d'une solution sur mesure qui ne soit pas conçue pour n'importe qui.
Nous avons créé la liste de contrôle de l'acheteur de logiciels de gestion des flux de travail 2019 pour vous aider à comprendre quelles sont les fonctionnalités absolument cruciales d'un logiciel de gestion des flux de travail et comment elles peuvent aider votre entreprise. Dans cet article, nous expliquons brièvement chaque fonctionnalité afin que vous puissiez faire le meilleur choix pour votre entreprise.

Caractéristiques du flux de travail 2019

Scénario personnalisé

Vous avez besoin d'un logiciel qui permette de créer des scripts personnalisés, même lorsque de nombreux services disponibles sont à faible code (plus d'informations à ce sujet dans un instant). Les logiciels "prêts à l'emploi" peuvent être puissants en soi, mais les scripts personnalisés vous permettent de construire un système de flux de travail qui répondra au mieux à vos besoins et d'adapter le système à la manière dont vous comptez l'utiliser. C'est ce qui rend les scripts personnalisés si précieux dans le processus de mise en œuvre : vous prenez un système "prêt à l'emploi" et le transformez en quelque chose de spécifiquement conçu pour aider votre organisation à réussir.
La bonne nouvelle, c'est que chaque fournisseur de BPM propose des scripts personnalisés à des degrés divers. Votre équipe doit compter au moins un développeur ayant de l'expérience dans l'écriture de scripts. Une fois que vous avez terminé un script réutilisable, vous pouvez construire des processus avec eux sans avoir à écrire un nouveau code par vous-même.

Low-Code

Nous avons mentionné un terme que vous connaissez peut-être ou non : "faible code". Qu'est-ce que cela signifie concrètement et comment cela peut-il vous être utile ?
Les logiciels à faible codage vous permettent de construire et de maintenir des solutions avec moins de codage que les logiciels traditionnels. Il peut s'agir de fonctions de glisser-déposer, d'images, de modèles, etc. Les logiciels à faible codage vous permettent de modifier plus facilement les processus sans avoir à recoder le programme.
Vous pouvez donc augmenter le nombre de personnes qui utilisent votre logiciel et créer des applications d'automatisation plus rapidement, car vous n'avez pas besoin d'autant de code pour réaliser le processus que vous devez créer. Vous n'avez pas besoin d'engager des développeurs coûteux pour écrire du code afin d'optimiser vos flux de travail. Les logiciels à faible code facilitent également la normalisation du système utilisé par tous les services de votre entreprise, car vous évitez les options de code hautement personnalisées au profit d'un système que tout le monde peut construire.

Options de déploiement

En examinant les logiciels de flux de travail, vous pourriez trouver des applications qui nécessitent une infrastructure soit entièrement interne, soit celle d'un fournisseur de services en nuage. Vous devez comprendre quelles sont les options qui s'offrent à vous pour le projet principal qui motive l'achat du logiciel, ainsi que ce que les projets futurs pourraient exiger.
Les déploiements basés sur le cloud sont hébergés sur le site web du fournisseur et peuvent être consultés en ligne. Leur mise en œuvre prend moins de temps que celle des logiciels sur site, mais vous risquez de sacrifier une partie de la personnalisation qui en résulte. Les logiciels sur site, en revanche, sont installés sur les serveurs de votre entreprise et offrent plus d'options de personnalisation qu'une solution basée sur le cloud.
Les logiciels en nuage nécessitent généralement un abonnement mensuel, tandis que les logiciels sur site exigent un investissement initial. Toutefois, le coût de ces deux types de plates-formes logicielles s'équilibre sur une période de dix ans.

Utilisabilité et personnalisation

Les logiciels de flux de travail offrent différents niveaux de personnalisation, et nous recommandons de demander aux fournisseurs s'il est facile pour les utilisateurs finaux de mettre en œuvre des options personnalisées. Par exemple, vous pouvez demander à vos employés de choisir comment ils seront avertis lorsqu'une activité particulière requiert leur attention, soit par courrier électronique, par texte ou par un autre moyen. Votre logiciel de gestion des processus métier pourrait donc permettre à vos employés de personnaliser leurs pages de connexion et leurs tableaux de bord personnels afin qu'ils puissent trouver plus facilement les informations les plus pertinentes pour leur travail. Ces types de personnalisation simples peuvent permettre aux employés de rester au courant des tâches importantes et d'achever un processus en temps utile.

Intégrations

Nous vous recommandons également de rechercher des systèmes de flux de travail qui peuvent s'intégrer à vos logiciels existants et aux nouveaux programmes que vous prévoyez d'acheter à l'avenir. L'intégration vous évitera les coûts et les maux de tête liés à l'utilisation de plusieurs programmes, tout en réduisant le temps et les ressources que les employés consacrent à l'exécution des tâches.
Les fournisseurs peuvent utiliser leurs logiciels soit comme centre de votre architecture d'entreprise avec des options d'intégration limitées, soit comme une architecture ouverte avec de multiples méthodes d'interaction avec des applications externes. Il peut s'agir d'un support pour la collecte de données provenant d'autres applications en temps réel au cours d'un processus d'entreprise ou du transfert de données découvertes au cours d'un flux de travail dans une autre application servant de système d'enregistrement.

Open Source

Vous avez peut-être déjà entendu le terme "open source". Vous devez savoir ce que cela signifie afin de comprendre pourquoi c'est si crucial pour le logiciel de gestion des flux de travail que vous devez acheter.
La technologie open-source désigne simplement le code source que chacun peut modifier. Normalement, les vendeurs de logiciels propriétaires ne mettent le code source - qui détermine le fonctionnement du logiciel - à la disposition que d'un petit nombre de personnes. En revanche, les logiciels à source ouverte mettent le code source à la disposition du public. Vous devez néanmoins accepter les conditions d'utilisation du logiciel avant d'y avoir accès.
En quoi cela vous aide-t-il ? Les partisans des logiciels libres font valoir que leurs logiciels ont un avantage sur les plates-formes propriétaires en termes d'agilité, de vitesse et de sécurité. Les logiciels libres peuvent également vous permettre de commencer à petite échelle et de passer à une échelle supérieure, tout en étant moins chers à mettre en œuvre qu'un système propriétaire.

Soutien

Vous aurez besoin d'une solide équipe de soutien pour vous aider lorsque votre logiciel de gestion des flux de travail présente des problèmes. Vous devez demander à l'entreprise comment elle traite les demandes d'aide et combien de temps dure le service. Renseignez-vous également pour savoir si les utilisateurs peuvent soumettre des tickets individuellement ou s'ils doivent passer par un superviseur pour traiter ces demandes. Bien qu'il soit possible d'appeler un service d'assistance, vous devriez également considérer la facilité d'utilisation du support en ligne par chat pour les utilisateurs qui peuvent continuer à travailler même si un représentant du service répond à leur demande.

Règles de fonctionnement

Il existe deux types de règles commerciales. Les règles de production/inférence présentent une condition "if-then" qui est exécutée lorsque l'utilisateur complète la règle. Les règles de condition de réaction/événement réagissent automatiquement lorsqu'un processus se produit, par exemple en alertant le bon membre du personnel si vous n'avez plus un article en stock. Lorsque vous examinez les options logicielles, vous voudrez savoir quels types de règles sont utilisés dans cette plate-forme et quel contrôle vous avez sur elles.
Les fournisseurs de logiciels de gestion des flux de travail offrent divers degrés de contrôle sur les étapes de la logique commerciale. Certains fournisseurs n'offrent un contrôle que sur certaines étapes, tandis que d'autres permettent à la fois des flux de travail multiples et des applications externes ; l'avantage est d'utiliser une logique partagée qui peut être modifiée de manière centralisée sans code.

Le ramener à la maison

Vous connaissez vos besoins spécifiques, et vous avez peut-être déjà une meilleure idée de la façon dont les logiciels de gestion des flux de travail peuvent vous aider. Quels que soient vos besoins, les fonctionnalités que nous avons passées en revue dans cet article peuvent vous aider, quel que soit votre secteur d'activité et quel que soit le défi que vous rencontrez.
Votre entreprise est unique et doit par conséquent relever des défis uniques. Un logiciel à faible code doté de fonctionnalités avancées, comme les scripts personnalisés, offre à votre entreprise la souplesse nécessaire pour relever ces défis. La personnalisation par l'utilisateur final peut également faciliter le travail des employés, améliorant ainsi votre productivité et vos résultats.