La lista de verificación del comprador de software de flujo de trabajo 2019
El software de flujo de trabajo es uno de los segmentos de productos de más rápido avance en el planeta en este momento. Las empresas de todas las industrias están buscando formas de mejorar la productividad, y las soluciones de flujo de trabajo pueden ayudarles a hacerlo.
Tal vez usted esté buscando un software de flujo de trabajo en este momento y ya esté familiarizado con las características estándar como el modelado gráfico fácil, la opción de rellenar previamente los formularios y mostrar informes de rendimiento en los tableros. También sabe que su negocio es único y que necesita una solución a medida que no esté hecha para cualquiera.
Hemos creado la Lista de verificación del comprador de software de flujo de trabajo 2019 para ayudarle a comprender qué características son absolutamente cruciales en el software de flujo de trabajo y cómo pueden ayudar a su empresa. En este artículo, explicaremos brevemente cada característica para que pueda tomar la mejor decisión para su empresa.
2019 Características del flujo de trabajo
Escritura personalizada
Necesitas un software que permita hacer scripts personalizados, incluso cuando muchos de los servicios disponibles son de bajo código (más sobre esto en un momento). El software "listo para usar" puede ser poderoso en sí mismo, pero la programación personalizada le permite construir un sistema de flujo de trabajo que se ajuste mejor a sus necesidades y adaptar el sistema a la forma en que pretende utilizarlo. Eso es lo que hace que los scripts personalizados sean una parte tan valiosa del proceso de implementación: se toma un sistema "listo para usar" y se lo convierte en algo construido específicamente para ayudar a su organización a tener éxito.
La buena noticia es que todos los proveedores de BPM ofrecen scripts personalizados en varios grados. Usted debe tener al menos un desarrollador en su equipo con experiencia en la escritura de scripts. Una vez que haya completado un script reutilizable, podrá construir procesos con ellos sin tener que escribir nuevo código por su cuenta.
Código bajo
Mencionamos un término con el que puede o no estar familiarizado: "código bajo". ¿Qué significa esto específicamente, y cómo puede ser útil para usted?
El software de bajo código le permite construir y mantener soluciones con menos código que el software tradicional. Esto puede incluir funciones de arrastrar y soltar, imágenes, plantillas y más. El software de código bajo facilita el cambio de procesos sin la dificultad de recodificar el programa.
Como resultado, puede ampliar el número de personas que utilizan el software y crear aplicaciones de automatización más rápidamente, ya que no se requiere tanto código para completar el proceso que se debe crear. No necesita contratar a costosos desarrolladores para que escriban el código por usted para optimizar sus flujos de trabajo. El software de bajo código también facilita la estandarización del sistema que utilizan todos los departamentos de su empresa, ya que evita las opciones de código altamente personalizadas en favor de algo que cualquiera puede construir.
Opciones de despliegue
Al mirar el software de flujo de trabajo, puede encontrar aplicaciones que requieren una infraestructura ya sea completamente interna o la de un proveedor de nube. Es necesario que entienda qué opciones están disponibles para el proyecto principal que impulsa la compra del software, así como qué proyectos futuros podrían requerir.
Las implementaciones basadas en la nube se alojan en el sitio web del proveedor y se puede acceder a ellas en línea. Se tarda menos tiempo en implementarlas que en el caso del software local, pero se puede sacrificar alguna personalización como resultado. Por otra parte, el software local se instala en los servidores de su empresa y ofrece más opciones de personalización que una solución basada en la nube.
El software basado en la nube suele requerir una suscripción mensual, mientras que el software local requiere una inversión de capital inicial. Sin embargo, el costo de por vida de los dos tipos de plataformas de software se nivela a lo largo de 10 años.
Usabilidad y personalización
El software de flujo de trabajo ofrece varios niveles de personalización, y recomendamos preguntar a los proveedores lo fácil que es para los usuarios finales implementar opciones personalizadas. Por ejemplo, es posible que desee que sus empleados elijan cómo se les notificará cuando una actividad determinada requiera su atención, ya sea por correo electrónico, texto o algún otro medio. Su software de BPM, entonces, podría permitir a los empleados personalizar sus páginas de inicio de sesión y tableros personales para facilitarles la búsqueda de la información más relevante para sus trabajos. Estos sencillos tipos de personalización pueden facilitar que los empleados se mantengan al tanto de las tareas importantes y completen un proceso de manera oportuna.
Integraciones
También le recomendamos que busque sistemas de flujo de trabajo que puedan integrarse con su software existente y con los nuevos programas que prevé comprar en el futuro. La integración le ahorrará el coste y el dolor de cabeza de usar varios programas, así como reducir la cantidad de tiempo y recursos que los empleados utilizan para completar las tareas.
Los proveedores pueden utilizar su software como el centro de la arquitectura de su empresa con opciones de integración limitadas o como una arquitectura abierta con múltiples métodos de interacción con aplicaciones externas. Esto puede incluir el soporte para recopilar datos de otras aplicaciones en tiempo real durante un proceso de negocio o empujar los datos descubiertos durante un flujo de trabajo a otra aplicación que sirva como sistema de registro.
Código Abierto
Es posible que haya escuchado el término "código abierto" antes. Necesitas saber lo que esto significa para que puedas entender por qué es tan crucial para el software de flujo de trabajo que necesitas comprar.
La tecnología de código abierto simplemente se refiere al código fuente que cualquiera puede modificar. Normalmente, los vendedores de software propietario sólo ponen a disposición de unas pocas personas el código fuente que determina cómo funciona el software. El software de código abierto, sin embargo, pone el código fuente a disposición del público. Aún así, debe aceptar los términos del software antes de tener acceso a él.
¿En qué le ayuda esto? Los defensores del código abierto argumentan que su software tiene una ventaja sobre las plataformas propietarias en términos de agilidad, velocidad y seguridad. El software de código abierto también puede permitirle comenzar a pequeña escala y ser más barato de implementar que un sistema propietario.
Apoyo
Necesitará un equipo de soporte fuerte que le ayude cuando su software de flujo de trabajo tenga problemas. Debería preguntar a la empresa cómo procesa las solicitudes de ayuda y cuánto tiempo tarda en completarse el servicio. Además, pregunte si los usuarios pueden presentar solicitudes de forma individual o si tienen que ejecutar esas solicitudes a través de un supervisor. Aunque llamar a un servicio de asistencia es una opción, también debería considerar la facilidad de utilizar el soporte por chat en línea para los usuarios que pueden seguir trabajando incluso cuando un representante de servicio responde a su consulta.
Reglas de negocio
Hay dos tipos de reglas de negocios. Las reglas de producción/inferencia presentan una condición "if-then" que se ejecuta cuando el usuario completa la regla. Las reglas de condición de reacción/evento reaccionan automáticamente cuando se produce un proceso, como por ejemplo, alertando al miembro del personal adecuado si ya no tiene un artículo en stock. Al examinar las opciones de software, querrá saber qué tipos de reglas se utilizan en esa plataforma y qué control tiene sobre ellas.
Los proveedores de software de flujo de trabajo ofrecen varios grados de control sobre los pasos de la lógica empresarial. Algunos proveedores ofrecen control sólo sobre ciertos pasos, mientras que otros permiten tanto a los flujos de trabajo múltiples como a las aplicaciones externas el beneficio de utilizar una lógica compartida que puede cambiarse de forma centralizada sin código.
Traerlo a casa
Conoces las necesidades específicas que tienes, y a estas alturas podrías tener una mejor idea de cómo puede ayudar el software de flujo de trabajo. Independientemente de sus necesidades, las funciones que hemos revisado en este artículo pueden ayudarle en cualquier industria en la que se encuentre y a través de cualquier desafío que enfrente.
Su negocio es único y se enfrenta a retos únicos como resultado. El software de código bajo con funciones avanzadas como la creación de scripts personalizados proporciona a su organización la flexibilidad necesaria para afrontar estos retos. La personalización para el usuario final también puede facilitar a los empleados la realización de su trabajo, mejorando su productividad y el resultado final.
